Nếu bạn thấy mình ném biên lai sang trái và sang phải, bạn có thể muốn suy nghĩ lại. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, việc lưu giữ biên lai là điều cần thiết cho hồ sơ tài chính của bạn. Và không thể xác định được biên lai có thể là vấn đề đối với doanh nghiệp của bạn. Bạn cần biết phải lưu giữ biên lai kinh doanh trong bao lâu để tránh những rắc rối với sổ sách kế toán của bạn trong tương lai.
Khi một giao dịch xảy ra, bạn đưa hoặc nhận biên lai. Thông thường, biên lai hiển thị ngày mua, (các) mặt hàng và giá của từng mặt hàng.
Bạn cung cấp biên lai cho khách hàng sau khi họ mua thứ gì đó tại doanh nghiệp của bạn. Tương tự như vậy, bạn sẽ nhận được biên nhận khi mua các mặt hàng cho doanh nghiệp của mình.
Biên lai đóng một vai trò quan trọng trong công việc kinh doanh của bạn. Họ cung cấp cho khách hàng bằng chứng về việc mua và sở hữu mặt hàng. Và, thông tin biên nhận có thể giúp giải quyết các vấn đề của khách hàng (ví dụ:trao đổi hoặc trả hàng).
Bạn cũng có thể sử dụng biên lai kinh doanh cho mục đích thuế. Biên lai củng cố lịch sử giao dịch của bạn trong sổ kế toán. Và, biên lai hỗ trợ thông tin bạn liệt kê trên tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ của mình.
Bạn nên giữ biên lai kinh doanh trong bao lâu? Khi nói đến việc giữ biên lai, tốt hơn là nên an toàn hơn là xin lỗi. Lưu trữ biên lai trong thời gian dài hơn có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.
Nguyên tắc chung là lưu giữ biên lai kinh doanh miễn là IRS có thể kiểm tra hồ sơ của bạn. Thông thường, IRS kiểm tra hồ sơ có giá trị ba năm. Giữ biên lai kinh doanh của bạn trong ít nhất ba năm trong trường hợp bạn cần xuất trình bằng chứng mua hoặc bán.
Trong một số trường hợp, chính phủ có thể xem xét lại hồ sơ của bạn. IRS có thể kiểm tra thông tin tài chính trị giá sáu năm đối với các doanh nghiệp bị nghi ngờ gian lận hoặc nộp thuế thấp.
Một số trường hợp khác có thể yêu cầu bạn giữ biên lai trong thời gian dài hơn bao gồm:
Nếu bạn không chắc chắn về việc giữ biên lai trong bao lâu, hãy tham khảo ý kiến của kế toán viên để tìm hiểu thêm thông tin.
Bạn có thể tự hỏi, Tôi có cần giữ lại tất cả các biên lai kinh doanh không ? Theo IRS, bạn không cần phải lưu mọi biên lai kinh doanh.
Bạn không cần lưu biên lai nếu một trong các điều sau áp dụng:
Đối với chi phí kinh doanh dưới 75 đô la, bạn vẫn phải báo cáo chi tiết chi phí cho IRS. Cung cấp số tiền chi phí, ngày, địa điểm và mục đích của chi phí.
Là chủ sở hữu doanh nghiệp, bạn có thể dễ dàng theo dõi và sắp xếp các thủ tục giấy tờ. Tuy nhiên, bạn phải lưu các biên lai kinh doanh để giữ cho sổ kế toán của mình được cập nhật và nhất quán.
Mặc dù việc này có vẻ tẻ nhạt, nhưng việc lưu giữ các biên lai kinh doanh có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ của bạn. Biên lai kinh doanh có thể:
Biên lai có thể giúp bạn chuẩn bị cho cuộc kiểm toán. Mặc dù có nhiều loại kiểm toán khác nhau, nhiều cuộc kiểm toán bao gồm kiểm toán viên bên thứ ba xem xét thông tin tài chính của bạn (ví dụ:kiểm toán bên ngoài).
Trong quá trình kiểm tra, kiểm toán viên sẽ kiểm tra sự không nhất quán trên tờ khai thuế doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nếu không có biên lai, rất khó để cho kiểm toán viên thấy rằng thông tin của bạn là chính xác. Trong trường hợp kiểm tra, hãy lưu giữ hồ sơ sao lưu thông tin khai thuế của bạn.
Biên lai kinh doanh cũng có thể giúp giữ cho sổ sách của bạn chính xác. Bạn càng giữ ít biên lai, càng có nhiều khả năng sổ kế toán của bạn bị lệch. Để giữ sổ sách của bạn chính xác, hãy ghi lại biên lai thường xuyên. Thêm thông tin biên nhận vào sổ sách của bạn càng sớm càng tốt để có ảnh chụp nhanh tài chính chính xác về doanh nghiệp của bạn.
Có một số cách để lưu trữ biên lai doanh nghiệp của bạn để bảo vệ an toàn. Bạn có thể sắp xếp biên nhận kinh doanh bằng cách sử dụng tủ đựng hồ sơ và thư mục. Hoặc, bạn có thể chọn sử dụng hệ thống kỹ thuật số hoặc máy quét biên lai để lưu trữ biên lai.
Nếu bạn lưu trữ biên lai bằng giấy, hãy cân nhắc phân loại chúng theo loại (ví dụ:chi phí đi lại) và thứ tự thời gian để dễ dàng truy cập. Sử dụng các thư mục, tủ và nhãn để giảm bớt sự lộn xộn trong biên lai.
Không có luật nào yêu cầu bạn phải giữ biên lai kinh doanh ở dạng giấy. Thay vì lưu trữ biên lai bằng giấy, hãy cân nhắc sử dụng phương pháp kỹ thuật số. Bạn có thể đầu tư vào một máy quét hóa đơn để chuyển biên lai từ giấy sang các thiết bị khác, chẳng hạn như máy tính hoặc điện thoại thông minh. Bạn cũng có thể chụp ảnh biên nhận và lưu trữ trên thiết bị của mình.
Bất kể bạn lưu trữ biên lai kinh doanh bằng cách nào, hãy nhất quán với phương pháp của bạn. Bằng cách đó, bạn không phải loay hoay tìm biên lai khi cần.
Cần trợ giúp tổ chức các giao dịch kinh doanh nhỏ của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot rất dễ sử dụng để theo dõi thu nhập và chi phí. Và, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Bạn còn chờ gì nữa? Bắt đầu với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 9 tháng 12 năm 2016.