Cân bằng ngăn kéo đựng tiền là một phần thiết yếu trong thói quen hàng ngày của doanh nghiệp bạn. Giống như đánh răng, bạn cũng nên cân bằng ngăn kéo tính tiền hàng ngày.
Nếu bạn đang vật lộn để cân bằng ngăn kéo tiền mặt của mình, bạn không đơn độc. Đọc tiếp để tìm hiểu cách cân bằng ngăn kéo đựng tiền của bạn cũng như các mẹo và thủ thuật để giữ cho ngăn kéo của bạn luôn ổn định.
Trước khi đi sâu vào cách cân bằng ngăn kéo đựng tiền, bạn cần tìm hiểu một chút thông tin cơ bản về nó.
Ngăn kéo đựng tiền của bạn, còn được gọi là máy tính tiền hoặc máy tính tiền, lưu trữ tiền mặt, tiền xu, séc và các mặt hàng có giá trị khác (ví dụ:phiếu giảm giá) tại điểm bán hàng (POS).
Vào cuối mỗi ngày, ca, hoặc kỳ, bạn phải cân đối két tiền của mình để tính cho tất cả các giao dịch đến. Các giao dịch không chỉ bao gồm tiền mặt và séc mà còn cả thanh toán bằng thẻ tín dụng và tiền boa (nếu có).
Tốt nhất là bạn nên chỉ định nhân viên hoặc người quản lý được chỉ định cân bằng ngăn kéo đựng tiền. Bằng cách đó, bạn có những nhân viên đáng tin cậy làm việc với số tiền bạn nhận được so với nhiều cá nhân.
Các doanh nghiệp thường chịu trách nhiệm cân đối két tiền bao gồm:
Để giữ cho sổ sách của bạn chính xác nhất có thể, bạn nên cân đối lại hàng ngày hoặc sau mỗi ca làm việc. Bằng cách đó, bạn có thể nhanh chóng (và dễ dàng) thực hiện các chỉnh sửa nếu có điều gì đó không đúng.
Việc sửa một cái gì đó từ vài ngày, một tuần hoặc thậm chí vài tuần trước có thể tốn thời gian và phức tạp vì bạn cần phải quay lại và kiểm tra từng ngày để tìm lỗi. Cân đối hàng ngày giúp giảm bớt khó khăn khi theo dõi các khoản chênh lệch trong ngăn kéo tiền mặt.
Khi nói đến việc cân bằng ngăn kéo tiền mặt của bạn, các bước của bạn có thể khác so với các bước của doanh nghiệp khác. Ví dụ:một doanh nghiệp lớn hơn có thể cần gửi nhiều lần trong ngày. Hoặc, một doanh nghiệp nhỏ hơn có thể chỉ có một ngăn kéo đựng tiền để đếm.
Bất kể quy mô kinh doanh của bạn lớn hay nhỏ, đây là bốn bước giúp bạn đi đúng hướng khi cân đối ngăn kéo đựng tiền của mình.
Trước khi bắt đầu cân đối ngăn kéo tiền mặt và hạch toán bất kỳ dòng tiền nào đến, bạn cần in hoặc truy cập vào một báo cáo POS ghi chi tiết số tiền bạn phải có trong tài khoản của mình.
Báo cáo POS sẽ chia nhỏ tổng số theo danh mục, như giao dịch tiền mặt, séc và thẻ tín dụng.
Sau khi bạn có báo cáo POS của mình, đã đến lúc đếm tiền mặt của bạn.
Bạn nên giữ một số tiền nhất định trong sổ đăng ký của mình vào đầu mỗi ngày hoặc mỗi ca làm việc, chẳng hạn như 100 đô la. Điều này đảm bảo bạn có đủ tiền mặt để trao tiền lẻ cho khách hàng của mình.
Khi bạn đếm đến cuối mỗi ca làm việc hoặc mỗi ngày, hãy đếm tiền mặt và tính tổng séc, biên lai thẻ tín dụng và các giao dịch khác.
Để làm cho quá trình bớt tẻ nhạt, hãy cân nhắc đầu tư vào một máy đếm. Với máy đếm tiền, bạn không phải lo lắng về việc đếm tiền mặt thủ công hoặc tiền lẻ bằng tay.
Đảm bảo cũng khấu trừ số dư tiền mặt ban đầu của bạn từ số dư tiền mặt hiện tại của bạn (ví dụ:trừ đi 100 đô la).
Ghi lại số tiền còn lại bằng tiền mặt, séc, phiếu giảm giá, tín dụng, v.v. Dưới đây là ví dụ về cách bạn có thể theo dõi tổng số của mình:
| Biên lai | Doanh số bán hàng | Tổng số |
|---|---|---|
| Tiền mặt bắt đầu | $ 100 | |
| Bán hàng bằng tiền mặt | $ 500 | |
| Bán hàng bằng thẻ tín dụng | $ 600 | |
| Tổng doanh số | $ 1,100 | |
| Bán hàng theo tín dụng | $ 0 | |
| Tiền mặt đã nhận | $ 500 | |
| Tổng tiền trong sổ đăng ký | $ 600 |
Sau khi bạn tính tổng các biên lai thẻ tín dụng, séc và tiền mặt, hãy so sánh tổng số với báo cáo POS của bạn. Họ có hợp nhau không? Nếu vậy, bạn nên đi! Nếu không, bạn có một số công việc phải làm.
Vì vậy, bạn có một sự khác biệt trong ngăn kéo tiền mặt? Đừng lo lắng! Điều này luôn xảy ra với các chủ doanh nghiệp nhỏ.
Hầu hết các sai lệch là do lỗi của con người, chẳng hạn như đưa tiền lẻ không chính xác cho khách hàng hoặc đặt sai biên lai thẻ tín dụng.
Khi cân đối ngăn kéo tiền mặt của bạn, hãy để ý cả số dư và khoản thiếu hụt. Mức chênh lệch là khi ngăn kéo của bạn vượt quá số tiền mà báo cáo POS cho biết bạn nên có. Sự thiếu hụt là khi tổng số đăng ký của bạn thiếu.
Sự thiếu hụt có thể có nghĩa là tiền mặt bị mất, bị đánh cắp hoặc được đếm không chính xác. Mức trung bình thường có nghĩa là khách hàng của bạn đã bị mua chuộc.
Khi cố gắng giải quyết sự khác biệt, hãy hoàn thành các bước sau:
Hãy chắc chắn rằng ai đó đang ghi nhận sự chênh lệch tiền mặt trên báo cáo lãi lỗ (P&L) của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Thêm một dòng vào bảng sao kê P&L của bạn để xem xét sự chênh lệch tiền mặt.
Sau khi bạn đếm ngăn kéo của mình và kiểm tra bất kỳ sự khác biệt nào, hãy ghi lại các giao dịch trong ngăn kéo đựng tiền vào sổ sách của bạn.
Khi ghi lại tổng số trong máy tính tiền của bạn, hãy đảm bảo tính số dư đầu kỳ của bạn (ví dụ:100 đô la). Ghi lại bất kỳ khoản tiền mặt, tín dụng, tín dụng cửa hàng nào (nếu có), séc, phiếu giảm giá và các giao dịch bán hàng khác vào sổ sách của bạn.
Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào mà bạn không thể giải quyết, hãy tính đến mức trung bình hoặc thiếu hụt trong một cột riêng biệt.
Hãy xem một ví dụ về máy tính tiền cân bằng dưới đây:
| Tiền đã thu | Doanh số được Ghi lại | Chênh lệch (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| Thu tiền | $ 425,00 | Doanh thu bằng tiền mặt | $ 425,00 | $ 0,00 |
| Séc đã thu thập | $ 53,25 | Kiểm tra doanh số bán hàng | $ 53,25 | $ 0,00 |
| Tín dụng lưu trữ đã thu thập | $ 233,55 | Bán tín dụng tại cửa hàng | $ 233,55 | $ 0,00 |
| Đã thu thập thẻ tín dụng | $ 657,48 | Bán thẻ tín dụng | $ 657,48 | $ 0,00 |
| Đã thu thập phiếu thưởng | $ 11,00 | Bán phiếu giảm giá | $ 11,00 | $ 0,00 |
| Tổng số đã thu thập | $ 1.380,28 | Tổng số được ghi lại | $ 1.380,28 | $ 0,00 |
Vậy sẽ như thế nào nếu báo cáo POS và số lượng của bạn không khớp với nhau? Hãy xem một ngăn kéo có một số điểm khác biệt.
| Tiền đã thu | Doanh số được Ghi lại | Chênh lệch (+/-) | ||
|---|---|---|---|---|
| Thu tiền | $ 350.00 | Doanh thu bằng tiền mặt | $ 367,78 | - $ 17,78 |
| Séc đã thu thập | $ 85,33 | Kiểm tra doanh số bán hàng | $ 72,55 | + $ 12,78 |
| Tín dụng lưu trữ đã thu thập | $ 247,52 | Bán tín dụng tại cửa hàng | $ 247,52 | $ 0,00 |
| Đã thu thập thẻ tín dụng | $ 776,38 | Bán thẻ tín dụng | $ 776,38 | $ 0,00 |
| Đã thu thập phiếu thưởng | $ 0,00 | Bán phiếu giảm giá | $ 2,50 | - $ 2,50 |
| Tổng số đã thu thập | $ 1.459,23 | Tổng số được ghi lại | $ 1.453,95 | + $ 5,28 |
Như bạn có thể biết, ngăn kéo ở trên thiếu $ 17,78 tiền mặt và $ 2,50 phiếu giảm giá.
Cho đến cũng có thêm $ 12,78 trong séc không được ghi vào doanh số bán hàng. Khi doanh số bán séc thấp hơn tổng số séc thu được, có thể do nhân viên thực hiện giao dịch theo một phương thức thanh toán không chính xác.
Việc cân bằng ngăn kéo đựng tiền không cần phải phức tạp. Sử dụng các mẹo bên dưới để giúp ngăn kéo của bạn luôn ở dạng đỉnh.
Khi nói đến ngăn kéo đựng tiền của bạn, càng ít người truy cập thì càng tốt. Cân nhắc giới hạn số người sử dụng mỗi ngăn kéo. Các giới hạn cho phép bạn tránh được sự khác biệt trong ngăn kéo đựng tiền và có thể giúp bạn tránh bị trộm cắp tại nơi làm việc.
Ý tưởng tương tự cũng nên xảy ra đối với người quản lý két tiền của bạn. Giới hạn số người cân đối khoản tiền và xử lý kế toán ngăn kéo tiền mặt tại doanh nghiệp của bạn.
Vì mục đích giải trình, hãy chỉ định một hoặc hai nhân viên đáng tin cậy để cân đối (các) ngăn kéo đựng tiền của bạn. Bạn có thể chỉ định một người kiểm đếm ngăn kéo trong khi một nhân viên khác chuẩn bị tiền gửi ngân hàng. Yêu cầu nhân viên quản lý ngăn kéo tiền mặt ký vào báo cáo cho biết họ đã cân đối ngăn kéo.
Vào đầu ngày hôm sau hoặc ca sau, thống kê lại số tiền trong từng ngăn kéo để xác minh số dư đầu kỳ là chính xác. Nếu doanh nghiệp của bạn sử dụng nhiều ngăn kéo, hãy giao nhiệm vụ này cho từng nhân viên thu ngân và yêu cầu họ đếm từng ngăn kéo riêng lẻ.
Nếu bạn có hệ thống POS, đừng ngại sử dụng các báo cáo bán hàng để làm lợi thế cho bạn. Bạn có thể sử dụng các báo cáo để xem số dư đầu kỳ, hiện tại và cuối ngày của người ngăn kéo. Báo cáo bán hàng có thể giúp bạn:
Báo cáo bán hàng cũng có thể cung cấp cho bạn cái nhìn sơ lược về dòng tiền của bạn trong ngày. Nếu bạn muốn xem hoạt động bán hàng đang diễn ra như thế nào, hãy tải lên một báo cáo bán hàng.
Để giữ cho ngăn kéo tiền mặt của bạn đẹp và ngăn nắp, hãy cân nhắc việc dọn dẹp nó trong ngày. Vì vậy, làm thế nào bạn có thể làm điều đó? Tiền gửi.
Nếu bạn thấy ngăn kéo tiền mặt của mình tràn đầy trong ngày, hãy gửi nhiều khoản tiền nhỏ vào két an toàn hoặc ngân hàng để đếm ngược tiền mặt cho đến ngày của bạn. Nếu không, bạn có thể đang xử lý một ngăn kéo vô tổ chức và tiền bị thất lạc hoặc bị đánh cắp.
Gửi tiền trong thời gian chậm hơn trong ngày. Bằng cách đó, bạn không phải tranh giành để xóa và đếm tiền mặt.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và lượng tiền mặt bạn nhận được, bạn có thể cần phải gửi nhiều lần trong ngày. Nếu doanh nghiệp của bạn nhỏ hơn, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn bước này.
Nếu bạn bắt đầu nhận thấy sự chênh lệch của ngăn kéo đựng tiền hết lần này đến lần khác, có thể đã xảy ra sự cố. Bạn có thể đang xử lý các khoản tiền bị đánh cắp nếu tiền mặt liên tục không khớp với các báo cáo POS của bạn.
Chú ý đến các mô hình, chẳng hạn như tình trạng thiếu hàng thường xuyên. Ví dụ:nếu bạn nhận thấy ngăn kéo của nhân viên liên tục giảm giá 20 đô la, bạn có thể cần phải thực hiện thêm một số thao tác tìm hiểu và quan sát.
Cần tính toán dòng tiền của ngăn kéo tiền mặt của bạn? Không vấn đề gì! Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn dễ dàng ghi lại thu nhập và chi phí của doanh nghiệp mình. Bắt đầu với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Thích những gì bạn đọc? Hãy kết nối, bạn bè! Thích chúng tôi trên Facebook và hãy cùng trò chuyện.