Theo một nghiên cứu gần đây, cứ 10 công nhân thì có một người là nhà thầu độc lập. Với rất nhiều nhà thầu tạo nên lực lượng lao động, bạn nhất định phải làm việc với hoặc thuê một nhà thầu vào một thời điểm nào đó.
Thuê nhà thầu có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Nhưng nếu bạn định làm việc với các nhà thầu độc lập, bạn cần biết cách kinh doanh với họ.
Vậy, chính xác thì nhà thầu độc lập là gì? Nhà thầu độc lập là cá nhân thực hiện công việc cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, họ không được coi là nhân viên. Trong nhiều trường hợp, các nhà thầu độc lập điều hành công việc kinh doanh của riêng họ.
Không giống như nhân viên, các nhà thầu độc lập không bị khấu trừ thuế An sinh Xã hội hoặc Medicare từ lương của họ. Thay vào đó, họ tự trả thuế thu nhập và thuế tư doanh trên thu nhập của mình.
IRS và FLSA có các quy tắc nghiêm ngặt để xác định một công nhân có phải là nhân viên hay không so với nhà thầu độc lập. Trước khi bạn xác định tình trạng của người lao động, hãy xem lại các nguyên tắc của Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng và IRS để tránh phân loại sai nhà thầu độc lập.
Nếu bạn thuê các nhà thầu độc lập, bạn cần biết những việc nên làm và không nên làm với họ. Sử dụng bảy mẹo dưới đây để tìm hiểu cách làm việc với các nhà thầu.
Giống như bạn làm với nhân viên, bạn phải thu thập thủ tục giấy tờ từ các nhà thầu mới của mình.
Cung cấp cho nhà thầu của bạn Biểu mẫu W-9, Yêu cầu Mã số Nhận dạng Người nộp thuế, để điền vào.
Mẫu W-9 cung cấp cho bạn thông tin về nhà thầu độc lập của bạn để bạn có thể báo cáo chính xác các khoản thanh toán của họ cho IRS. Trên biểu mẫu, nhà thầu phải bao gồm các thông tin như của họ:
Tất cả các doanh nghiệp phải báo cáo khoản bồi thường cho người lao động từ 600 đô la trở lên cho IRS. Sử dụng thông tin trên Biểu mẫu W-9 để giúp điền vào Biểu mẫu 1099-NEC của IRS vào cuối năm.
Không gửi Biểu mẫu W-9 cho IRS. Giữ Biểu mẫu W-9 trong hồ sơ của bạn để lưu giữ an toàn.
Nhân viên truyền thống có bản mô tả công việc xác định trách nhiệm của họ. Khi làm việc với các nhà thầu độc lập, bạn phải cung cấp một bộ hướng dẫn khác để thiết lập các quy tắc và trách nhiệm. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo một thỏa thuận hoặc hợp đồng.
Tạo một thỏa thuận nêu rõ dự án và trách nhiệm của nhà thầu của bạn. Hợp đồng không chỉ đặt nền móng cho dự án mà còn bảo vệ cả hai bên. Chưa kể, không có ích gì khi có mọi thứ bằng văn bản.
Hợp đồng của bạn thể hiện cách thức và thời gian dự án sẽ hoàn thành. Thông thường, các hợp đồng bao gồm:
Trước khi dự án bắt đầu, hãy thảo luận chi tiết với nhà thầu của bạn và xem họ có bất kỳ câu hỏi nào không. Xác định một kế hoạch rõ ràng từ sớm sẽ giúp ngăn ngừa những va chạm trên đường sau này.
Cũng giống như nhiều thứ trong kinh doanh, giao tiếp là chìa khóa khi làm việc với các nhà thầu độc lập.
Trước khi nhà thầu của bạn bắt đầu dự án, hãy thiết lập một quy trình để truyền đạt tiến độ. Bạn sẽ thảo luận về sự tiến bộ như thế nào? Sẽ có báo cáo tiến độ hàng tuần? Làm thế nào về các cuộc gọi điện thoại? Email?
Giao tiếp nhất quán và rõ ràng đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết nhanh chóng và giúp tránh sự chậm trễ. Và, việc đăng ký hoặc báo cáo thường xuyên sẽ giúp dự án đi đúng hướng.
Nói chuyện với nhà thầu của bạn để thảo luận về các lựa chọn liên lạc.
Trong khi liên lạc với nhà thầu của mình, bạn nên thảo luận về tình trạng và các mốc quan trọng của dự án.
Đặt mục tiêu và cột mốc quan trọng cho dự án giúp dự án của bạn hoạt động trơn tru từ vạch xuất phát đến vạch đích. Bởi vì các nhà thầu xác định cách họ sẽ hoàn thành một dự án, hãy nhớ thảo luận các mục tiêu với họ.
Sự thật là không ai thích một người quản lý vi mô. Bạn không thể mong đợi nhà thầu của mình hoàn thành bất kỳ công việc nào nếu bạn liên tục di chuột qua họ. Chưa kể, bạn có thể xua đuổi một số công nhân do quá kiểm soát.
Khi quản lý các nhà thầu độc lập, hãy cho họ một số không gian. Đừng thở dài trên cổ họ mỗi bước trên đường đi.
Thay vì quản lý vi mô, hãy thường xuyên liên lạc với các nhà thầu của bạn. Kiểm tra với họ để xem họ đang ở đâu với dự án. Đưa ra phản hồi và thông tin đầu vào nếu cần, nhưng không dẫm chân lên bất kỳ ai. Nếu bạn muốn các nhà thầu làm việc hiệu quả, bạn cần phải tin tưởng họ.
Một phần quan trọng khi làm việc với các nhà thầu độc lập là nhớ phân phối và nộp Mẫu 1099-NEC vào cuối năm.
Một lần nữa, nếu bạn đã trả cho nhà thầu 600 đô la trở lên trong suốt cả năm, bạn cần phải nộp Mẫu 1099-NEC. Gửi Biểu mẫu 1099-NEC cho tất cả các nhà thầu hiện hành.
Biểu mẫu 1099-NEC bao gồm các thông tin sau:
Kiểm tra hồ sơ kế toán của bạn để xem bạn đã trả bao nhiêu cho mỗi nhà thầu trong năm. Bạn cũng phải phân loại hình thức thanh toán cũng như lý do thanh toán.
Xin lưu ý rằng bạn phải gửi Biểu mẫu 1099-NEC cho từng nhà thầu hiện hành và IRS trước ngày 31 tháng 1 hàng năm.
Để giữ cho sách của bạn chính xác nhất có thể, bạn phải làm gì? Bạn có thể làm những việc như sắp xếp biên nhận và lưu giữ hồ sơ kỹ lưỡng về các giao dịch kinh doanh. Lưu hồ sơ nhà thầu của bạn có nên không?
Từ đầu đến cuối, bạn nên lưu giữ hồ sơ chi tiết về các nhà thầu của bạn và các dự án của họ. Sắp xếp và lưu trữ những thứ như:
Bạn có thể sử dụng phần mềm kế toán cơ bản để lưu trữ các loại hồ sơ này. Hoặc nếu bạn muốn đi theo con đường cũ, hãy xem xét đầu tư vào một hệ thống lưu trữ vật lý để luôn ngăn nắp (ví dụ:tủ đựng hồ sơ, thư mục, v.v.).
Có thể hữu ích để lưu giữ hồ sơ trong trường hợp có sự khác biệt. Bạn càng lưu giữ nhiều hồ sơ đầy đủ, thì công việc kinh doanh của bạn càng tốt.
Luôn hoàn thành trách nhiệm kế toán của bạn với phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot. Dễ dàng ghi lại thu nhập và chi phí, tạo hóa đơn, v.v. Bắt đầu với bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Quan tâm đến việc tìm hiểu thêm? Truy cập Facebook của chúng tôi và cho chúng tôi một lượt thích. Chúng tôi luôn thích kết bạn mới!