Nếu là chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể nhận được các khoản thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng của mình. Và nếu bạn nhận được các khoản thanh toán bằng tiền mặt, bạn cần biết về việc ghi chép các khoản thu tiền mặt vào sổ sách của mình. Vì vậy, làm thế nào để bạn làm điều đó?
Để đảm bảo sổ sách của bạn được chính xác, bạn cần hiểu rõ kế toán thu chi tiền mặt. Hãy đọc để biết thông tin chi tiết về cách quản lý và ghi chép biên lai tiền mặt trong doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Bạn ghi nhận tiền mặt khi doanh nghiệp của bạn nhận tiền mặt từ một nguồn bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng, nhà đầu tư hoặc ngân hàng. Và khi bạn thu tiền từ một khách hàng, bạn cần ghi lại giao dịch và phản ánh doanh thu trên bảng cân đối kế toán của mình. Khi bạn thu tiền từ khách hàng, tiền mặt sẽ tăng (ghi nợ) bảng cân đối kế toán của bạn.
Khi ghi nhận tiền mặt, ghi tăng, ghi nợ, số dư tiền mặt của bạn. Ghi nhận tiền mặt bù trừ số dư tài khoản phải thu về việc bán hàng.
Nếu bạn có bán hàng thu tiền mặt, bạn có trách nhiệm ghi nhận tiền mặt. Các phương thức thanh toán sau được coi là bán hàng bằng tiền mặt:
Ghi lại tất cả các khoản thanh toán bằng tiền mặt trong sổ nhật ký nhận tiền mặt của bạn. Và, nhập giao dịch tiền mặt vào sổ nhật ký bán hàng hoặc sổ cái tài khoản phải thu của bạn.
Sổ nhật ký thu tiền của bạn quản lý tất cả các dòng tiền vào cho doanh nghiệp của bạn. Ghi lại tất cả số tiền bạn nhận được vào nhật ký.
Sổ nhật ký thu chi tiền mặt của bạn thường bao gồm các hạng mục bán hàng và tín dụng bằng tiền mặt. Trong nhật ký của mình, bạn sẽ muốn ghi lại:
Bây giờ bạn đã biết thêm một chút về chúng, đã đến lúc học kế toán thu chi tiền mặt.
Sử dụng các bước bên dưới để hạch toán đúng các khoản thu tiền mặt trong sổ sách kinh doanh nhỏ của bạn:
Trước khi bạn có thể ghi nhận tiền mặt, bạn cần phải thực hiện bán hàng bằng tiền mặt. Khi bán hàng bằng tiền mặt, hãy nhớ giữ lại tất cả các biên lai. Biên lai bán hàng cung cấp bằng chứng cho thấy việc bán hàng đã diễn ra.
Biên lai bán hàng thường bao gồm những thông tin như tên của khách hàng, ngày bán, danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán, giá cho từng mặt hàng, tổng số tiền bán hàng và thuế bán hàng (nếu có).
Nếu bạn chấp nhận séc, hãy nhớ bao gồm cả số séc cùng với biên lai bán hàng. Để đảm bảo sổ sách của bạn chính xác nhất có thể, hãy đảm bảo bạn sắp xếp các biên lai kinh doanh bằng hệ thống lưu trữ (ví dụ:tủ đựng hồ sơ hoặc máy tính).
Sổ nhật ký thu chi tiền mặt của bạn phải có một bản ghi theo thứ tự thời gian về các giao dịch tiền mặt của bạn. Sử dụng biên lai bán hàng của bạn, ghi lại từng giao dịch tiền mặt trong sổ nhật ký thu tiền mặt của bạn.
Không ghi lại số thuế bán hàng bạn đã thu được vào sổ nhật ký thu chi tiền mặt. Thay vào đó, bạn phải ghi lại điều này trong nhật ký bán hàng.
Ghi lại doanh thu bán hàng bằng tiền mặt của bạn trong sổ nhật ký bán hàng dưới dạng ghi có và trong sổ nhật ký nhận tiền mặt dưới dạng ghi nợ. Hãy nhớ rằng các mục nhập của bạn sẽ thay đổi nếu bạn cung cấp tín dụng tại cửa hàng hoặc nếu khách hàng sử dụng kết hợp các phương thức thanh toán (ví dụ:một phần tiền mặt và tín dụng).
Hãy xem một vài ví dụ về biên lai thu tiền mặt. Để đảm bảo rằng bạn có kế toán biên nhận tiền mặt, hãy xem các ví dụ bên dưới.
Giả sử bạn kiếm được 250 đô la tiền mặt tại doanh nghiệp nhỏ của mình. Bởi vì bạn đã nhận được tiền mặt tại điểm bán hàng, bạn có thể ghi lại số tiền đó vào sổ sách của mình. Một lần nữa, bạn phải ghi một khoản ghi nợ trong nhật ký thu tiền mặt và một khoản ghi có trong nhật ký bán hàng của mình.
Nhật ký biên nhận tiền mặt
| Date | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
| 10/8/19 | Bán hàng bằng tiền mặt | 250 đô la |
Tạp chí Bán hàng
| Date | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
| 10/8/19 | Bán hàng bằng tiền mặt | 250 đô la |
Ghi khoản ghi nợ $ 250 trong nhật ký thu tiền mặt và ghi có $ 250 trong nhật ký bán hàng của bạn.
Khi khách hàng thanh toán bằng nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bạn cần tính toán khoản đó. Khi điều này xảy ra, bạn phải ghi nợ và ghi có vào các tài khoản khác nhau.
Ghi lại bất kỳ khoản thanh toán tiền mặt nào dưới dạng ghi nợ trong sổ nhật ký nhận tiền mặt của bạn như bình thường. Sau đó, ghi nợ tài khoản phải thu của khách hàng cho bất kỳ giao dịch mua nào được thực hiện bằng tín dụng. Trong nhật ký bán hàng của bạn, hãy ghi lại tổng mục nhập tín dụng.
Giả sử một khách hàng mua hàng hóa trị giá 1.000 đô la từ doanh nghiệp của bạn. Họ trả 100 đô la tiền mặt và sử dụng tín dụng cửa hàng cho 900 đô la còn lại. Mục nhập nhật ký của bạn sẽ giống như sau:
| Date | Tài khoản | Ghi nợ | Tín dụng |
| 10/8/19 | Biên lai tiền mặt | 100 | |
| Các khoản phải thu | 900 | ||
| Bán hàng | 1.000 |
Để giữ cho sổ sách của bạn chính xác, bạn cần phải có thủ tục nhận tiền mặt tại chỗ. Quy trình thu tiền mặt của bạn sẽ giúp bạn sắp xếp tổng số tiền mặt của mình, tránh sai sót kế toán và đảm bảo bạn ghi lại các giao dịch một cách chính xác.
Thủ tục nhận tiền mặt của bạn sẽ giống như sau:
Trong một số trường hợp, sau này bạn có thể nhận được séc hoặc thanh toán bằng tiền mặt từ khách hàng. Trong những trường hợp này, bạn sẽ cần phải thực hiện một mục nhật ký riêng để ghi lại thông tin này. Bạn cũng phải theo dõi các khoản thanh toán này ảnh hưởng như thế nào đến hóa đơn của khách hàng và tín dụng lưu trữ.
Nếu bạn dự định gửi các khoản thanh toán bằng tiền mặt, hãy đảm bảo rằng số tiền trong phiếu gửi tiền của bạn khớp với sổ ghi nhận tiền mặt của bạn. Lưu trữ biên lai tiền gửi cùng với các biên lai kinh doanh khác của bạn trong trường hợp có bất kỳ sự khác biệt nào.
Hãy nhớ rằng quy trình nhận tiền mặt khác nhau giữa các doanh nghiệp. Bạn có thể điều chỉnh các bước trên để phù hợp hơn với quy trình làm việc của công ty mình.
Cần một cách nhanh chóng và giá cả phải chăng để theo dõi các giao dịch của doanh nghiệp của bạn? Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn hợp lý hóa cách ghi thu nhập và chi phí của mình. Bắt đầu bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay hôm nay!
Bạn muốn tìm hiểu về các chủ đề kế toán khác? Truy cập trang Facebook của chúng tôi và cho chúng tôi một lượt thích.