Nếu bạn sử dụng hệ thống ghi sổ kế toán kép, bạn biết rằng mọi tài khoản bạn ghi nợ đều yêu cầu bạn ghi có vào tài khoản tương ứng và ngược lại. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi giao dịch ảnh hưởng đến nhiều hơn hai tài khoản? Đã đến lúc tạo một mục nhập nhật ký tổng hợp.

Một mục nhập nhật ký tổng hợp nghe có vẻ lạ mắt, nhưng nó thực sự là một khái niệm khá dễ dàng để nắm vững. Đọc tiếp để tìm hiểu về các mục tạp chí và xem các ví dụ hữu ích.

Mục nhập tạp chí là gì?

Một bút toán tổng hợp là một bút toán liên quan đến nhiều hơn hai tài khoản. Trong một mục nhập nhật ký tổng hợp, có hai hoặc nhiều ghi nợ, ghi có hoặc cả hai. Thay vì tạo các mục nhật ký riêng biệt cho cùng một giao dịch, bạn có thể kết hợp các khoản ghi nợ và ghi có trong một mục.

Hãy nhớ rằng các khoản ghi nợ và ghi có của bạn phải bằng nhau trong một mục nhập nhật ký tổng hợp.

Nếu bạn có nhiều hơn một lần ghi nợ và chỉ một khoản ghi có, tổng số khoản ghi nợ của bạn phải bằng khoản tín dụng. Tương tự như vậy, nếu bạn có nhiều tín dụng và chỉ một ghi nợ, tổng số tín dụng của bạn phải bằng ghi nợ.

Kế toán sổ nhật ký đơn và sổ kép

Nếu bạn sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép, nhiều khả năng bạn sẽ cần phải tạo cả các bút toán đơn giản và kết hợp.

Vậy, sự khác biệt là gì?

Trong khi một bút toán tổng hợp bao gồm nhiều hơn hai tài khoản, một bút toán đơn giản chỉ liên quan đến hai tài khoản. Để ghi sổ nhật ký đơn giản, chỉ cần ghi nợ một tài khoản và ghi có vào tài khoản tương ứng.

Đây là giao diện của một mục nhật ký đơn giản:

Và đây là một ví dụ về mục nhập ghép:

Khi nào bạn cần sử dụng các mục nhật ký ghép?

Bạn có thể tự hỏi khi nào và liệu bạn có cần sử dụng mục nhập gộp trong doanh nghiệp nhỏ của mình hay không.

Tạo một mục nhập nhật ký tổng hợp bất cứ lúc nào một giao dịch liên quan đến nhiều hơn hai tài khoản. Dưới đây là một số ví dụ:

• Ghi lại các giao dịch thẻ tín dụng
• Thực hiện nhiều giao dịch mua hàng lặt vặt bằng tiền mặt
• Trả lãi và gốc khoản vay kinh doanh
• Tạo một mục nhật ký tiền lương
• Kế toán thuế bán hàng

Tìm hiểu thêm về từng giao dịch này bằng cách xem các ví dụ về mục nhập nhật ký tổng hợp của chúng tôi bên dưới.

Ví dụ về mục nhập tạp chí tổng hợp

Có một số lần bạn có thể cần phải viết nhật ký tổng hợp. Dưới đây là một số tình huống phổ biến mà bạn có thể gặp phải trong doanh nghiệp của mình.

Giao dịch thẻ tín dụng

Nếu bạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng từ khách hàng, bạn biết rằng bạn cũng phải tính phí thẻ tín dụng. Và, điều đó có nghĩa là bạn phải ghi các khoản phí đó vào sổ sách của mình.

Ở mức tối thiểu, một giao dịch thẻ tín dụng đề cập đến tiền mặt, Chi phí thẻ tín dụng và tài khoản Bán hàng. Nếu công ty phát hành thẻ tín dụng không thanh toán cho bạn ngay lập tức, bạn cũng phải xử lý các tài khoản bổ sung, nhưng chúng tôi sẽ không giải quyết tất cả những điều đó.

Dưới đây là một ví dụ về nhật ký tổng hợp để ghi lại các giao dịch thẻ tín dụng:

Nhiều lần mua hàng nhỏ bằng tiền mặt

Bạn có một quỹ tiền mặt nhỏ trong công việc kinh doanh của mình? Nếu vậy, bạn có thể thực hiện nhiều giao dịch khi rút tiền từ tài khoản.

Thay vì lãng phí thời gian ghi các mục riêng biệt, hãy kết hợp chúng thành một mục nhật ký tổng hợp.

Ví dụ, bạn rút tiền từ tài khoản tiền mặt lặt vặt của mình để thanh toán đồ dùng văn phòng và đồ đạc. Bạn sẽ ghi nợ cả hai tài khoản Đồ dùng và Nội thất Văn phòng và ghi có vào tài khoản Petty Cash của mình.

Hãy xem cách ghi sổ nhật ký gộp cho kế toán tiền mặt nhỏ sẽ trông như thế nào:

Thanh toán khoản vay kinh doanh

Bạn đã vay một khoản vay kinh doanh? Nếu vậy, bạn biết rằng một phần các khoản thanh toán khoản vay của bạn sẽ chuyển sang lãi suất. Không phải tất cả các khoản thanh toán của bạn đều được chuyển vào số dư khoản vay của bạn.

Bạn có thể tạo một mục nhật ký tổng hợp cho các khoản thanh toán khoản vay kinh doanh giống như sau:

Bảng lương

Bất kể số lượng nhân viên bạn có, kế toán tiền lương liên quan đến một số tài khoản khác nhau. Tại sao? Bởi vì khi điều hành bảng lương, bạn cần giữ lại tiền cho thuế và các khoản khấu trừ khác (ví dụ:phí bảo hiểm y tế).

Người sử dụng lao động không trả lương cho nhân viên. Thay vào đó, họ sử dụng tổng tiền lương để tính và khấu trừ thuế FICA, thuế thu nhập liên bang và (nếu có) thuế thu nhập của tiểu bang và địa phương.

Như bạn thấy, tất cả các tài khoản thuế đều là tài khoản phải trả. Điều này là do bạn phải nộp các khoản thuế này cho các cơ quan thích hợp. Và, tiền lương ròng của nhân viên cũng là một khoản phải trả vì bạn chưa trả lương cho nhân viên. Bạn sẽ cần tạo các mục nhật ký mới khi thanh toán cho các cơ quan và nhân viên của mình.

Thuế bán hàng

Hầu hết các chủ doanh nghiệp có trách nhiệm thu thuế bán hàng từ khách hàng của họ và nộp cho tiểu bang của họ. Bạn phải sử dụng một mục nhập ghép cho kế toán thuế bán hàng.

Bởi vì bạn không giữ thuế bán hàng đã thu, bạn phải ghi lại các khoản tiền đã nhận vào tài khoản Phải trả Thuế Bán hàng. Bạn cũng cần ghi lại giao dịch bán và số tiền bạn nhận được.

Dưới đây là cách một mục nhập nhật ký gộp sẽ trông như thế nào khi bạn bán hàng và thu thuế bán hàng:

Tìm kiếm một giải pháp đơn giản hơn để quản lý sách của bạn? Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot đã giúp bạn. Theo dõi chi phí và thu nhập của bạn, chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng, ghi lại các khoản thanh toán và hơn thế nữa. Tại sao không bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay?