Việc chấp nhận thanh toán bằng séc từ khách hàng có thể làm tăng cơ hội bán hàng của bạn, nhưng nó phải trả giá. Nếu bạn nhận được séc giả hoặc séc từ những người không đủ tiền, bạn có thể phải đối phó với phí ngân hàng, lãng phí thời gian và mất tiền. Để tránh những cơn ác mộng séc tồi tệ này, hãy làm theo một số biện pháp phòng ngừa tiêu chuẩn để chấp nhận séc.
Việc chấp nhận séc không hợp lệ không chỉ có nghĩa là bạn không nhận được số tiền mà bạn đang nợ, mà ngân hàng của bạn cũng có thể tính phí không đủ tiền (NSF) cho bạn. Nghe có vẻ như bị mất rất nhiều tiền chỉ sau một tờ giấy, phải không?
Bảo vệ doanh nghiệp nhỏ của bạn khỏi sự lãng phí thời gian và tiền bạc liên quan đến séc giả hoặc séc bị trả lại bằng cách học cách tránh hoàn toàn những séc xấu.
Vì vậy, những gì chính xác là kiểm tra xấu? Séc xấu là séc mà bạn không thể rút tiền mặt vì một số lý do, bao gồm:
Hãy xem bảy biện pháp phòng ngừa sau để chấp nhận séc để bắt đầu.
Bất kể ngân hàng nào phát hành séc cho khách hàng, thông tin chung đều là tiêu chuẩn. Nếu séc không có thông tin tiêu chuẩn này, séc đó có thể là hàng giả.
Hãy xem định dạng chuẩn của séc hợp pháp:
Khi khách hàng giao cho bạn séc, hãy xem để đảm bảo có thông tin sau:
Nếu thiếu các phần chính của séc (ví dụ:không có dòng chữ ký), đừng chấp nhận.
Giống như tiền mặt, có một số tính năng bảo mật được đưa vào séc để giúp người nhận phân biệt giữa séc giả và séc thật.
Nếu bạn muốn biết cách phân biệt séc có phải là thật hay không, hãy để ý các tính năng bảo mật sau séc:
Bạn có thể đối phó với các séc gian lận nếu các tính năng bảo mật trên không có.
Để đảm bảo séc là hợp pháp, hãy yêu cầu khách hàng nhận dạng. So sánh thông tin trên ID của khách hàng với séc.
Đặc biệt chú ý đến thông tin sau có trong ID của khách hàng:
Xin lưu ý rằng địa chỉ khác trên ID so với séc không phải lúc nào cũng có nghĩa là địa chỉ đó là giả mạo — điều đó có thể có nghĩa là cá nhân đó vừa chuyển đi. Tuy nhiên, bạn có thể từ chối séc nếu địa chỉ khác với địa chỉ được liệt kê trên ID của khách hàng.
Việc lấy thông tin liên hệ của khách hàng luôn là một ý tưởng hay, bất kể họ trả tiền cho bạn như thế nào (ví dụ:cho các nỗ lực tiếp thị trong tương lai).
Ghi lại thông tin liên hệ của họ để bạn có thể nắm được thông tin của họ nếu bạn không thể rút séc của họ sau này.
Một biện pháp phòng ngừa khác mà bạn có thể thực hiện khi chấp nhận séc là yêu cầu khách hàng ký tên vào séc trước mặt bạn. Một tấm séc được ký trước có thể chỉ ra rằng nó bị đánh cắp hoặc hàng giả.
Bạn cũng có thể yêu cầu khách hàng ghi ngày của séc với ngày hiện tại. Bằng cách đó, bạn không phải lo lắng về việc chờ đợi để chuyển séc.
Theo Ủy ban Thương mại Liên bang, một cách khác bạn có thể hạn chế việc chấp nhận séc bị trả lại hoặc séc giả là chấp nhận chúng từ các ngân hàng có chi nhánh địa phương.
Bằng cách chỉ chấp nhận séc từ các ngân hàng địa phương, bạn có thể gặp trực tiếp để xác minh séc là hợp pháp.
Nếu lo lắng về việc chấp nhận thanh toán bằng séc, bạn có thể quyết định sử dụng dịch vụ xác minh séc. Bạn có thể sử dụng dịch vụ xác minh để tránh chấp nhận séc giả hoặc séc từ chủ tài khoản không đủ tiền.
Dịch vụ xác minh séc có thể cho bạn biết liệu khách hàng có lịch sử trả lại séc hay không, liệu tài khoản có hợp pháp và ở trạng thái tốt hay cả hai.
Nếu bạn chấp nhận một séc kém, có một số điều bạn có thể làm để cố gắng đảm bảo số tiền từ khách hàng. Bạn có thể:
Vào cuối ngày, bạn có thể phải cắt lỗ và tiếp tục. Nếu bạn không thể nhận được tiền từ một tấm séc xấu, bạn phải:
Nếu bạn quyết định rằng việc chấp nhận séc quá rủi ro cho doanh nghiệp của mình, hãy xem xét các lựa chọn thay thế. Các phương thức thanh toán khác bao gồm:
Hãy nhớ rằng cũng có những rủi ro liên quan đến các phương thức thanh toán khác. Ví dụ, bạn nên biết cách phân biệt tiền giả để tránh chấp nhận những tờ tiền giả. Và, bạn có thể bị lừa đảo bồi hoàn nếu bạn chấp nhận thanh toán bằng thẻ tín dụng.
Cân nhắc ưu và nhược điểm của việc chấp nhận từng phương thức thanh toán trước khi đưa ra chính sách dành cho doanh nghiệp nhỏ của bạn.
Bất kể bạn chấp nhận loại phương thức thanh toán nào, bạn cần có một hệ thống đáng tin cậy để ghi lại các giao dịch. Đó là nơi chúng tôi đi vào. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp bạn dễ dàng theo dõi tiền đến và đi của doanh nghiệp nhỏ của mình. Bắt đầu bản trình diễn tự hướng dẫn của bạn ngay bây giờ!