Doanh nghiệp của bạn là duy nhất. Đó là một trong những loại. Nếu không có bạn, nó sẽ không còn tồn tại. Nhưng chờ đã, tại sao tên doanh nghiệp của bạn trên một email mà bạn không viết? Tại sao khách hàng lại khó chịu với điều gì đó mà “bạn” nói mà bạn không nói? Thật không may, chỉ có ba từ để mô tả hai kịch bản này:Đánh cắp danh tính doanh nghiệp.

Theo lời của Dwight Schrute ( The Office ), "Trộm cắp danh tính không phải là một trò đùa ... Hàng triệu gia đình phải gánh chịu mỗi năm!" Khi nói đến hành vi trộm cắp danh tính công ty, hàng nghìn doanh nghiệp cũng mắc phải hàng năm.

Vậy trộm danh tính doanh nghiệp là gì? Làm thế nào bạn có thể phát hiện ra các mối đe dọa? Bạn có thể làm gì để bảo vệ doanh nghiệp của mình khỏi bị đánh cắp danh tính không? Đọc để tìm hiểu.

Đánh cắp danh tính doanh nghiệp là gì?

Đánh cắp danh tính doanh nghiệp là khi ai đó mạo danh một công ty (không có thẩm quyền của họ) để họ có thể thực hiện hành vi gian lận. Nói chung, kẻ trộm sử dụng danh tính của doanh nghiệp để lấy thông tin tài chính về doanh nghiệp hoặc nhân viên hoặc khách hàng của doanh nghiệp. Ai đó có thể sử dụng danh tính doanh nghiệp của bạn để có quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng, hạn mức tín dụng, tiền hoàn thuế hoặc thông tin của khách hàng hoặc nhân viên của bạn.

Hình dung thế này:nhân viên của bạn nhận được email từ doanh nghiệp của bạn yêu cầu họ cung cấp cho bạn thông tin tiền gửi trực tiếp đã cập nhật của họ. Họ gửi số tiền đó cho “bạn” (tức là người giả dạng ngụy trang) và sau đó rút 3.000 đô la từ ngân hàng của họ. Không tốt, phải không?

Đúng. Đánh cắp danh tính doanh nghiệp có thể dẫn đến một số vấn đề nghiêm trọng.

Dưới đây là một số điều có thể xảy ra khi ai đó đánh cắp danh tính doanh nghiệp của bạn:

• Danh tiếng cạn kiệt (thương hiệu doanh nghiệp và thương hiệu của nhà tuyển dụng)
• Rút tiền từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của bạn
• Các khoản phí không giải thích được trên thẻ tín dụng doanh nghiệp nhỏ của bạn
• Hình phạt kiểm toán IRS
• Giảm điểm tín dụng

Nói tóm lại, hành vi trộm cắp danh tính công ty có thể nhanh chóng trở thành một mớ hỗn độn. Bảo mật doanh nghiệp của bạn trước hành vi trộm cắp danh tính là điều bạn nên thực hiện nghiêm túc.

Doanh nghiệp là một bãi mìn thông tin để nhân rộng. Kẻ gian lận có thể dễ dàng sử dụng công ty của bạn:

• Tên
• Biểu trưng chính thức
• Tên của nhân viên
• Tuyên bố sứ mệnh
• Ảnh đã xuất bản

Những kẻ lừa đảo nghiêm trọng đã thực hiện một số hoạt động đào bới lớn có thể tìm thấy thông tin nhận dạng doanh nghiệp khác và sử dụng thông tin đó, bao gồm:

• Số Nhận dạng Nhà tuyển dụng Liên bang (FEIN)
• Thông tin thẻ tín dụng
• Thông tin ngân hàng

Ví dụ về lừa đảo đánh cắp danh tính doanh nghiệp

Có một số chiến thuật mà kẻ trộm sử dụng để trục lợi doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chúng bao gồm việc sử dụng email lừa đảo, hóa đơn giả và khai thuế.

Email lừa đảo: Một số kẻ lừa đảo có thể gửi email cho nhân viên hoặc khách hàng của bạn trong khi giả danh là doanh nghiệp của bạn. Những email này có thể có biểu trưng và tên của công ty bạn. Email lừa đảo khuyến khích người nhận thực hiện một số hành động, chẳng hạn như nhấp vào liên kết, gửi thông tin cá nhân hoặc gọi đến một số điện thoại giả.

Hóa đơn giả: Kẻ gian lận có thể mạo danh một trong các nhà cung cấp của bạn bằng cách sao chép hoặc ngụy tạo hóa đơn và yêu cầu bạn thanh toán.

Nộp thuế: IRS cảnh báo các doanh nghiệp về hành vi trộm cắp danh tính liên quan đến thuế. Kẻ trộm danh tính có thể đánh cắp danh tính của công ty bạn và nộp tờ khai thuế giả cho doanh nghiệp nhỏ. Họ làm điều này để nhận được tiền hoàn thuế. Nhưng khi kẻ gian lận khai báo giả mạo dưới danh nghĩa doanh nghiệp của bạn, bạn có thể bị phạt thuế và kiểm toán.

Lừa đảo ăn cắp danh tính kinh doanh thông minh, phải không? À, giá như những kẻ gian lận này sử dụng quyền hạn của mình cho mục đích tốt…

Bảo vệ chống trộm danh tính doanh nghiệp

Ngăn chặn đám cháy dễ hơn là dập tắt một đám cháy. Tương tự như vậy, việc bảo vệ doanh nghiệp của bạn chống lại hành vi trộm cắp danh tính sẽ dễ dàng hơn là đối phó với hậu quả.

Hành vi trộm cắp danh tính có thể xảy ra với bất kỳ ai, kể cả (và đôi khi đặc biệt) là doanh nghiệp nhỏ nhất. Bảo vệ doanh nghiệp của bạn chống lại hành vi trộm cắp danh tính bằng cách thực hiện một số biện pháp bảo mật cần thiết.

Dưới đây là một số cách bạn có thể bảo vệ doanh nghiệp của mình chống lại hành vi trộm cắp danh tính:

• Đào tạo nhân viên của bạn để tránh mắc phải các âm mưu lừa đảo
• Sử dụng xác thực đa yếu tố
• Tăng cường thông tin đăng nhập của bạn
• Nâng cấp bảo mật mạng cho hệ thống của bạn

Khuyến khích đào tạo về an ninh mạng trong doanh nghiệp nhỏ của bạn. Chỉ cho nhân viên những điều cần lưu ý trong email lừa đảo, như ngữ pháp kém, từ sai chính tả và hành động khẩn cấp. Hướng dẫn nhân viên di chuột qua các liên kết thay vì nhấp vào chúng. Và, yêu cầu họ báo cáo các email có vấn đề hoặc các thông tin liên lạc khác cho bạn hoặc bộ phận CNTT của bạn.

Xác thực đa yếu tố có thể giúp đảm bảo các tài khoản trực tuyến của bạn được bảo vệ ngay cả khi ai đó biết được tên người dùng và mật khẩu của bạn. Xác thực đa yếu tố yêu cầu bạn sử dụng ít nhất hai thiết bị hoặc tài khoản để đăng nhập vào một tài khoản. Ví dụ:bạn có thể thiết lập một tài khoản để bạn chỉ có thể truy cập nó sau khi nhập mã được gửi cho bạn qua email hoặc văn bản.

Cùng dòng với xác thực đa yếu tố, cải thiện thông tin đăng nhập của bạn cũng có thể bảo vệ bạn khỏi trở thành nạn nhân của hành vi trộm cắp danh tính. Sử dụng mật khẩu phức tạp và duy nhất cho mỗi tài khoản trực tuyến mà bạn có. Để giúp bạn ghi nhớ mọi thứ, bạn có thể chọn hệ thống quản lý mật khẩu (ví dụ:LastPass).

Một chiến lược bảo vệ chống trộm danh tính doanh nghiệp khác là sử dụng hệ thống máy tính được nâng cấp, hoàn chỉnh với tính năng bảo vệ chống vi-rút và phần mềm độc hại.

Cách phát hiện hành vi trộm cắp danh tính công ty

Bạn cũng có thể thực hiện một số hành động để xác định xem mình có bị đánh cắp danh tính hay không. Hãy chắc chắn:

• Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng với sổ sách của bạn
• Thường xuyên kiểm tra báo cáo tín dụng của doanh nghiệp bạn

Việc cập nhật sổ kế toán không chỉ dành cho mục đích tổ chức. Nó cũng có thể giúp bạn xác định hành vi trộm cắp danh tính.

Bằng cách đối chiếu bảng sao kê ngân hàng vào cuối mỗi tháng, bạn đối chiếu bảng sao kê ngân hàng với sổ sách kế toán. Nếu bạn có các giao dịch trên bảng sao kê ngân hàng không khớp với sổ sách của mình, có thể là do ai đó đã đánh cắp thành công danh tính doanh nghiệp của bạn và thực hiện rút tiền.

Một cách khác để xem liệu bạn có trở thành nạn nhân của hành vi trộm cắp danh tính hay không (và hy vọng có thể xử lý sớm) là thường xuyên kiểm tra báo cáo tín dụng của doanh nghiệp bạn. Làm như vậy có thể giúp bạn xác định xem ai đó đã sử dụng các hạn mức tín dụng hoặc khoản vay mới dưới danh nghĩa doanh nghiệp của bạn.

Quá muộn - danh tính của tôi đã bị đánh cắp. Bây giờ thì sao?

Việc bị đánh cắp danh tính doanh nghiệp của bạn thật khó chịu, nhưng đó không phải là ngày tận thế. Và tùy thuộc vào những gì đã bị đánh cắp, bạn thậm chí có thể không bị ảnh hưởng.

Giả sử ai đó sử dụng biểu tượng của bạn trong email gửi đến một trong những nhân viên của bạn. Bạn đã đào tạo nhân viên, vì vậy họ chuyển tiếp email đến bộ phận CNTT của bạn mà không nhấp vào bất kỳ liên kết có hại nào hoặc cung cấp thông tin quý giá. Không có hại, không có lỗi nếu bạn không rơi vào bẫy lừa đảo, phải không?

Tuy nhiên, mọi thứ sẽ khó chịu, phức tạp và phức tạp hơn một chút khi ai đó đã thực sự đánh cắp số nhận dạng người nộp thuế của doanh nghiệp bạn.

Theo IRS, bạn nên thực hiện các hành động sau nếu thông tin cá nhân của doanh nghiệp bạn bị đánh cắp:

• Liên hệ với IRS nếu ai đó đang sử dụng Số nhận dạng nhà tuyển dụng của bạn
• Gửi báo cáo cảnh sát cho sở cảnh sát địa phương của bạn
• Liên hệ với Equifax, Experian hoặc TransUnion để đặt cảnh báo gian lận trong 90 ngày đối với các báo cáo tín dụng của bạn
• Yêu cầu ba công ty báo cáo tín dụng đóng băng tín dụng của bạn
• Xem lại thông tin doanh nghiệp để tìm hoạt động đáng ngờ (ví dụ:tài khoản Dun &Bradstreet, tài khoản ngân hàng, tài khoản trực tuyến)
• Đóng tài khoản, nếu có thể
• Gửi đơn khiếu nại lên Ủy ban Thương mại Liên bang

Một lần nữa, hành vi trộm cắp danh tính doanh nghiệp có thể xảy ra với bất kỳ ai. Nếu nó ảnh hưởng đến bạn, đừng hoảng sợ hoặc tuyệt vọng. Thay vào đó, hãy hành động để khắc phục tình hình và tự bảo vệ mình trước những nỗ lực trộm cắp trong tương lai.

Luôn cập nhật các giao dịch của doanh nghiệp bạn bằng cách cập nhật sách. Phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot giúp bạn dễ dàng quản lý sổ sách của mình. Tính năng kế toán mạnh mẽ nhưng dễ sử dụng của chúng tôi mang đến cho bạn cả hai phương pháp tốt nhất để tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn. Nhận bản dùng thử miễn phí của bạn ngay bây giờ!