Bạn có bao giờ trả tiền cho hàng hóa và dịch vụ của doanh nghiệp trước khi sử dụng không? Nếu vậy, những hình thức mua này cần được chú ý đặc biệt trong sách của bạn. Bạn cần tạo một mục nhật ký chi phí trả trước.
Vậy bạn đã biết cách ghi nhận chi phí trả trước chưa? Đừng hoảng sợ nếu bạn không. Thay vào đó, hãy làm theo hướng dẫn ghi chi phí trả trước đơn giản này để giữ cho hồ sơ kế toán của bạn được chính xác.
Chi phí trả trước là chi phí được trả trước. Bạn tích lũy một khoản chi phí trả trước khi bạn thanh toán cho một thứ gì đó mà bạn sẽ nhận được trong tương lai gần. Bất kỳ khi nào bạn trả tiền cho một thứ gì đó trước khi sử dụng nó, bạn phải nhận ra nó thông qua kế toán chi phí trả trước.
Chi phí trả trước không cung cấp giá trị ngay lập tức. Thay vào đó, chúng cung cấp giá trị theo thời gian — thường qua nhiều kỳ kế toán. Bởi vì khoản chi phí sẽ hết hạn khi bạn sử dụng nó, bạn không thể chi toàn bộ giá trị của món hàng ngay lập tức. Bạn chỉ có thể chi trả một phần chi phí mà bạn đã sử dụng. Ghi lại một khoản chi phí trả trước trong hồ sơ tài chính kinh doanh của bạn và điều chỉnh các mục nhập khi bạn sử dụng khoản mục này.
Quá trình ghi nhận chi phí trả trước chỉ diễn ra trong kế toán dồn tích. Nếu bạn sử dụng kế toán cơ sở tiền mặt, bạn chỉ ghi lại các giao dịch khi tiền được chuyển đến tay thực tế.
Các cá nhân và doanh nghiệp như nhau đều có thể tích lũy chi phí trả trước. Trong hoạt động kinh doanh nhỏ, bạn có thể thực hiện một số giao dịch mua được coi là chi phí trả trước.
Danh sách sau đây cho thấy các ví dụ về chi phí trả trước phổ biến:
Một lần nữa, bất kỳ thứ gì bạn trả trước khi sử dụng đều được coi là chi phí trả trước.
Bạn có thể tự hỏi loại tài khoản nào là chi phí trả trước. Xin nhắc lại, các loại tài khoản chính là tài sản, chi phí, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu.
Có thể bạn đang nghĩ… Đó là một khoản chi phí, phải không? Ý tôi là, chi phí nằm trong tiêu đề! Mặc dù đó là một giả định hợp lý, nhưng nó không chính xác.
Một khoản chi phí trả trước là một tài sản. Khi ban đầu bạn ghi nhận một khoản chi phí trả trước, hãy ghi lại nó như một tài sản. Vậy, chi phí trả trước được ghi nhận vào đâu? Chi phí trả trước trong bảng cân đối kế toán cũng được liệt kê là tài sản.
Chi phí trả trước chỉ chuyển thành chi phí khi bạn thực sự sử dụng chúng. Khi bạn sử dụng mục này, hãy giảm giá trị của tài sản. Sau đó, giá trị của tài sản được thay thế bằng một khoản chi phí thực tế được ghi nhận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Điểm mấu chốt:Trước khi bạn sử dụng một khoản mục chi phí trả trước, nó là một tài sản. Một khi vật phẩm được sử dụng, nó là một khoản chi phí.
Tạo một mục nhật ký chi phí trả trước trong sổ sách của bạn tại thời điểm mua hàng, trước khi sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ.
Trước khi đi sâu vào thế giới tuyệt vời của các mục nhật ký, bạn cần hiểu mỗi tài khoản chính bị ảnh hưởng như thế nào bởi các khoản ghi nợ và ghi có.
Tài sản và chi phí được tăng lên theo các khoản ghi nợ và giảm các khoản tín dụng.
Mặt khác, các khoản nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu được tăng lên theo các khoản tín dụng và giảm các khoản ghi nợ.
Để tạo mục nhập nhật ký đầu tiên cho các chi phí trả trước, hãy ghi nợ tài khoản Chi phí trả trước của bạn. Tại sao? Tài khoản này là tài khoản tài sản và tài sản được tăng lên bằng các khoản ghi nợ. Và đối với mỗi lần ghi nợ, cũng phải có một khoản ghi có. Ghi có vào tài khoản tương ứng mà bạn đã sử dụng để thanh toán, như tài khoản Tiền mặt hoặc Tài khoản séc. Ghi có vào tài khoản làm giảm tài khoản Tiền mặt hoặc Séc của bạn.
Sổ nhật ký bạn thực hiện khi phát sinh chi phí trả trước sẽ giống như sau:
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Chi phí trả trước | X | ||
| Tiền mặt | X |
Điều chỉnh mục nhập giúp cân bằng sổ sách của bạn. Để ghi nhận các khoản chi phí trả trước trở thành chi phí thực tế, hãy sử dụng các bút toán điều chỉnh.
Khi bạn sử dụng mục trả trước, hãy giảm tài khoản Chi phí trả trước và tăng tài khoản Chi phí thực tế của bạn. Để thực hiện việc này, hãy ghi nợ tài khoản Chi phí và ghi có vào tài khoản Chi phí Trả trước của bạn. Điều này tạo ra một bút toán điều chỉnh chi phí trả trước.
Mục nhập nhật ký phản ánh chi phí thực tế của bạn sẽ giống như sau:
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Chi phí | X | ||
| Chi phí trả trước | X |
Giả sử bạn trả trước giá thuê sáu tháng, số tiền này lên đến 6.000 đô la. Khi bạn trả trước tiền thuê nhà, bạn ghi lại toàn bộ 6.000 đô la làm tài sản trên bảng cân đối kế toán. Mỗi tháng, bạn giảm tài khoản tài sản theo phần bạn sử dụng. Bạn giảm tài khoản tài sản 1.000 đô la (6.000 đô la / 6 tháng) và ghi lại chi phí 1.000 đô la.
Lặp lại quy trình cho đến khi sử dụng hết chi phí. Khi bạn sử dụng khoản trả trước, tài khoản tài sản sẽ trống và tài khoản Chi phí sẽ hiển thị đầy đủ giá trị của nó.
Các bút toán chi phí trả trước giúp bạn ghi sổ kế toán chính xác. Hãy xem một số ví dụ về chi phí trả trước.
Bạn muốn ghi chép sổ sách dễ dàng hơn với phần mềm kế toán, nhưng không biết cách chọn? Mua sắm phần mềm có thể là một trải nghiệm căng thẳng nếu bạn không chắc mình đang tìm kiếm thứ gì. Hướng dẫn miễn phí, có thể tải xuống của chúng tôi, Cách chọn phần mềm kế toán:10 điều cần xem xét , có thể giúp đỡ. Từ các tính năng đến loại phần mềm, chúng tôi sẽ giúp bạn chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình.
Nhận hướng dẫn miễn phí của tôi!Giả sử bạn mua hợp đồng bảo hiểm một năm cho doanh nghiệp của mình có giá 1.800 đô la. Bạn trả trước và sử dụng bảo hiểm trong suốt cả năm.
Khi bạn mua bảo hiểm, hãy ghi nợ tài khoản Chi phí trả trước để thể hiện sự gia tăng tài sản. Và, ghi có vào tài khoản Tiền mặt để thể hiện sự mất mát của tiền mặt.
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Chi phí trả trước | 1800 | ||
| Tiền mặt | 1800 |
Mỗi tháng, hãy điều chỉnh các tài khoản theo số tiền của chính sách mà bạn sử dụng. Vì chính sách kéo dài một năm, hãy chia tổng chi phí 1.800 đô la cho 12. Điều chỉnh tài khoản 150 đô la mỗi tháng.
Chi 150 đô la tiền bảo hiểm khi ghi nợ. Giảm tài khoản Chi phí Trả trước bằng một khoản tín dụng. Lặp lại quy trình mỗi tháng cho đến khi chính sách được sử dụng và tài khoản nội dung trống.
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Chi phí | 150 | ||
| Chi phí trả trước | 150 |
Bạn trả trước $ 9,000 tiền thuê nhà trong sáu tháng. Bạn đã trả tiền cho không gian, nhưng bạn chưa sử dụng nó. Vì vậy, bạn cần ghi lại số tiền dưới dạng chi phí trả trước.
Đầu tiên, ghi nợ tài khoản Chi phí trả trước để thể hiện sự gia tăng tài sản. Ngoài ra, ghi có vào tài khoản Tiền mặt để hiển thị việc mất tiền mặt.
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Chi phí trả trước | 9000 | ||
| Tiền mặt | 9000 |
Khi mỗi tháng trôi qua, hãy điều chỉnh các tài khoản theo số tiền thuê bạn sử dụng. Vì khoản trả trước là sáu tháng, hãy chia tổng chi phí cho sáu ($ 9,000 / 6). Điều chỉnh tài khoản của bạn thêm 1.500 đô la mỗi tháng.
Chi 1.500 đô la tiền thuê bằng một khoản ghi nợ. Giảm tài khoản Chi phí Trả trước bằng một khoản tín dụng. Lặp lại quy trình mỗi tháng cho đến khi tiền thuê được sử dụng và tài khoản tài sản trống.
| Ngày | Tài khoản | Ghi chú | Ghi nợ | Tín dụng |
|---|---|---|---|---|
| X / XX / XXXX | Chi phí | 1500 | ||
| Chi phí trả trước | 1500 |
Tìm kiếm một cách đơn giản để ghi lại các giao dịch kinh doanh của bạn? Không cần tìm đâu xa. Yêu nước trực tuyến phần mềm kế toán dễ sử dụng và dành cho những người không phải là kế toán viên. Ngoài ra, chúng tôi cung cấp hỗ trợ miễn phí tại Hoa Kỳ. Dùng thử miễn phí ngay bây giờ!
Bài viết này đã được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 12 tháng 9 năm 2017.