Nếu bạn đã quen thuộc với những kiến thức cơ bản về kế toán doanh nghiệp nhỏ, thì bạn biết rằng việc ký hợp đồng với khách hàng mới không có nghĩa là bạn sẽ nhận được tiền mặt của họ ngay lập tức. Nếu có bất cứ điều gì, bạn có thể phải đợi vài tuần hoặc vài tháng trước khi tiền trong tài khoản phải thu của công ty bạn đến tài khoản tiền mặt của doanh nghiệp bạn. Và nếu bạn không gửi hóa đơn cho công việc của mình, bạn có thể không bao giờ nhận được số tiền đó.
Việc không gửi hóa đơn có thể làm chậm trễ các khoản thanh toán của khách hàng vì thông thường, khách hàng cần nhận được hóa đơn để kích hoạt quy trình thanh toán của họ. Vì khách hàng của bạn có thể ghi lại hóa đơn trong tài khoản phải trả khi nhận và thanh toán theo lịch thanh toán nội bộ của họ, khách hàng của bạn có thể bỏ lỡ hoặc bỏ qua các khoản thanh toán không có hóa đơn để kích hoạt quy trình thanh toán của họ. May mắn thay, việc gửi hóa đơn rất dễ dàng. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo hóa đơn.
[ Bài viết liên quan: Tài khoản Phải trả so với Tài khoản Phải thu và Chúng khác nhau như thế nào]
Hóa đơn là một bản liệt kê tài liệu được chia thành từng khoản và nêu chi tiết giá của tất cả các sản phẩm và dịch vụ mà khách hàng đã mua từ công ty của bạn trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khi khách hàng của bạn nhận được hóa đơn của bạn, họ phải thanh toán hóa đơn trong khoảng thời gian được chỉ định trong các điều khoản và điều kiện của bạn.
Nếu không có hóa đơn, các doanh nghiệp nhỏ như của bạn có thể sẽ gặp khó khăn hơn nhiều trong việc theo đuổi các khoản thanh toán của khách hàng và nhận chúng đúng hạn. Hóa đơn cũng đóng vai trò là hồ sơ công việc của bạn cho khách hàng và hồ sơ này có thể hữu ích cho mục đích kế toán, thương lượng lại các điều khoản với khách hàng hoặc ngay cả khi bạn đang đối mặt với cuộc kiểm toán IRS. Khách hàng của bạn cũng có thể sử dụng hóa đơn để lưu trữ hồ sơ và kế toán.
Bài học chính :Hóa đơn là tài liệu được chia thành từng khoản có chứa tất cả công việc bạn đã thực hiện cho khách hàng trong một khoảng thời gian cùng với giá bạn đang tính cho mỗi mục hàng.
Bạn nên đưa những điều sau vào hóa đơn của mình:
Bài học chính :Hóa đơn chứa thông tin cơ bản về nghiệp vụ của công việc bạn đã hoàn thành cho khách hàng cùng với các điều khoản thanh toán.
Đó là một điều cần biết bạn nên bao gồm những gì trong hóa đơn của mình, nhưng việc khác là trình bày thông tin này theo cách mà khách hàng của bạn có thể dễ dàng hiểu và thực hiện. Bạn có thể đảm bảo rằng hóa đơn của mình hoàn toàn có thể hiểu được bằng cách thực hiện các bước sau:
Hóa đơn của bạn phải bắt đầu bằng tiêu đề bao gồm ngày lập hóa đơn cùng với thông tin liên hệ cho cả công ty và khách hàng của bạn. Thông thường, thông tin doanh nghiệp của bạn sẽ ở phía bên trái và khách hàng của bạn sẽ ở phía bên phải, nhưng đôi khi, thông tin của bạn có thể xuất hiện trên đầu khách hàng của bạn.
Nếu hóa đơn bạn đang gửi là hóa đơn đầu tiên cho khách hàng, bạn có thể bao gồm “Hóa đơn # 0001” trong tiêu đề của mình (các số không thừa trong số ngăn thay đổi khoảng cách nếu bạn có đến hàng nghìn hóa đơn). Ngoài ra, bạn có thể đặt số nhận dạng liên quan đến thời hạn dịch vụ, chẳng hạn như “Hóa đơn # 2021Q1” hoặc “Hóa đơn # FEB2021”. Ngay cả khi số nhận dạng hóa đơn của bạn chỉ định khoảng thời gian mà hóa đơn của bạn bao gồm, bạn cũng nên bao gồm ngày hóa đơn chính xác cùng với số nhận dạng.
[ Có liên quan: Tìm hiểu Báo cáo chi phí là gì để hiểu tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn]
Cốt lõi của hóa đơn là bảng dịch vụ và giá cả được chia thành từng khoản. Tại đây, bạn sẽ liệt kê từng mặt hàng và số lượng, giá mỗi đơn vị (có thể là giá cho mỗi mặt hàng hoặc giá theo giờ) và tổng chi phí. Ở dưới cùng bên phải của bảng, bạn sẽ thêm chi phí của từng mục hàng và ghi lại số tiền đó làm tổng giá trị hóa đơn của bạn. Bạn nên đảm bảo rằng con số này được in đậm hoặc liệt kê nó ở nơi khác dưới dạng tổng số đến hạn bằng một phông chữ lớn, rõ ràng. Trong một số trường hợp, bạn cũng cần phải tính thuế.
Trong bảng chia thành từng khoản của mình, bạn cũng có thể bao gồm ngày hoặc khung thời gian mà mỗi mục hàng được cung cấp và nêu chi tiết những gì dịch vụ được chỉ định bao gồm. Làm như vậy có thể giúp công việc và giá cả của bạn minh bạch hơn với khách hàng và có thể khuyến khích thanh toán nhanh hơn. Bạn cũng có thể tạo điều kiện thanh toán bằng cách bao gồm nhiều hơn một bảng được chia thành từng khoản. Ví dụ:nếu bạn đang cung cấp dịch vụ cho khách hàng của mình cả trong văn phòng và bên ngoài cơ sở của họ, bạn có thể tạo một bảng được chia thành từng mục cho mỗi vị trí.
Thông thường, hóa đơn là danh sách dịch vụ, số lượng và giá cả, nhưng đôi khi, chúng không thể nói lên toàn cảnh. Ví dụ:có thể không rõ ràng ngay lập tức rằng bạn đang áp dụng chiết khấu cho một trong các mục hàng của mình. Để làm rõ chiết khấu này, hãy thêm chú thích giải thích ở cuối hóa đơn của bạn. Bằng cách này, khách hàng của bạn biết rằng các hóa đơn trong tương lai có thể hiển thị tỷ lệ cao hơn cho cùng một công việc. Nếu hóa đơn của bạn không yêu cầu chú thích rõ ràng, bạn vẫn có thể thêm lời cảm ơn - một chút lòng biết ơn có thể giúp ích rất nhiều.
Bài học chính :Để tạo hóa đơn, hãy bắt đầu với tiêu đề, quyết định giá trị nhận dạng hóa đơn duy nhất, điền vào bảng được chia thành từng khoản của bạn và để lại chú thích cuối trang nếu cần.
Bây giờ bạn đã biết cách hoạt động của hóa đơn, có thể hữu ích khi xem một hóa đơn đang hoạt động. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã cung cấp một ví dụ bên dưới:
Ngày 26 tháng 2 năm 2020 HÓA ĐƠN # FEB2021
John Doe Thanh toán cho: Khách hàng xuất sắc, LLC
1 Quảng trường Thời đại 1 Đại lộ Hollywood
New York, NY 10011 Los Angeles, CA 90045
1-800-111-2345 1-800-999-8765
john@MyCompany.com client@myclient.com
| Dự án | Số lượng | Giá mỗi đơn vị | Tỷ lệ dự án |
| Dịch vụ 1 | 10 | $ 200 | 2.000 USD |
| Dịch vụ 2 | 20 | $ 300.00 | 6.000 USD |
| Dịch vụ 3 * | 15 | $ 150,00 | $ 2.250,00 |
| Dịch vụ 4 | 10 | 350 USD | 3.500 USD |
| Dịch vụ 5 | 5 | $ 200 | 1.000 USD |
| Dịch vụ 6 ^ | 10 | $ 250,00 | $ 2.500.00 |
| TỔNG DOANH THU THEO 31/3/2021 | $ 17.250,00 |
Ghi chú:
* Như đã thảo luận trước đây, chúng tôi sẽ không còn cung cấp dịch vụ 3 kể từ tháng sau.
^ Đối với dịch vụ 6, giảm giá $ 50 cho mỗi đơn vị đã được áp dụng. Cảm ơn bạn như mọi khi đã chọn MyCompany!
Bây giờ bạn đã biết cách tạo hóa đơn và đã xem ví dụ thực tế về một hóa đơn, bạn có thể bắt đầu tạo hóa đơn của riêng mình bằng cách sử dụng mẫu hoặc trình tạo. Dưới đây là năm tùy chọn:
Khi bạn đã chọn mẫu của mình, chỉ cần thực hiện theo các bước trên để tạo hóa đơn mà khách hàng không chỉ hiểu mà còn có thể thực hiện.