Mười trong số 10 doanh nghiệp bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Và khi bạn thực hiện một giao dịch mua bán, bạn cần phải ghi lại giao dịch đó vào sổ sách kế toán. Bạn cảm thấy thoải mái như thế nào với việc ghi nhật ký bán hàng?

Cách bạn ghi lại giao dịch phụ thuộc vào việc khách hàng của bạn thanh toán bằng tiền mặt hay sử dụng tín dụng. Đọc tiếp để tìm hiểu cách ghi sổ nhật ký bán hàng bằng tiền mặt và ghi nhật ký bán hàng tín dụng.

Mục nhập nhật ký bán hàng là gì?

Một bút toán bán hàng ghi lại một khoản bán hàng bằng tiền mặt hoặc tín dụng cho một khách hàng. Nó không chỉ là ghi lại tổng số tiền mà một doanh nghiệp nhận được từ giao dịch. Các bút toán bán hàng cũng phải phản ánh những thay đổi đối với các tài khoản như Giá vốn hàng bán, Hàng tồn kho và Tài khoản phải nộp thuế bán hàng.

Để tạo một bút toán bán hàng, bạn phải ghi nợ và ghi có vào các tài khoản thích hợp. Số dư nợ cuối kỳ của bạn phải bằng số dư tín dụng cuối kỳ của bạn.

Như một bản cập nhật mới, các khoản ghi nợ và ghi có ảnh hưởng đến tài khoản theo những cách khác nhau. Tài sản và chi phí được tăng lên theo các khoản ghi nợ và giảm các khoản tín dụng. Nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và doanh thu được tăng lên theo các khoản tín dụng và giảm theo các khoản ghi nợ.

Vậy, mục nhập nhật ký bán hàng hoạt động như thế nào? Bạn ghi nợ vào tài khoản nào và bạn ghi có vào tài khoản nào?

Cách lập bút toán kế toán bán hàng:Dịch vụ

Quy trình bạn sử dụng để ghi nhật ký bán hàng phụ thuộc vào cách khách hàng thanh toán. Hãy xem quy trình ghi sổ nhật ký bán hàng bằng tiền mặt và tín dụng dưới đây.

Lập sổ nhật ký bán hàng thu tiền

Khi bạn bán thứ gì đó cho khách hàng trả bằng tiền mặt, hãy ghi nợ tài khoản Tiền mặt và ghi có vào tài khoản Doanh thu của bạn. Điều này phản ánh sự gia tăng tiền mặt và doanh thu kinh doanh.

Trên thực tế, tổng số giao dịch sẽ không phải là doanh thu cho doanh nghiệp của bạn. Nó cũng sẽ liên quan đến thuế bán hàng, là một khoản nợ phải trả.

Bạn phải ghi có vào tài khoản Phải trả thuế bán hàng của mình để phản ánh việc tăng nghĩa vụ thuế bán hàng:

Cột ghi nợ và cột tín dụng của bạn phải bằng nhau.

Ví dụ không có thuế bán hàng

Giả sử khách hàng của bạn chi 100 đô la tại doanh nghiệp của bạn. Bạn phải ghi nợ tài khoản Tiền mặt 100 đô la và ghi có vào tài khoản Doanh thu 100 đô la.

Ví dụ về thuế bán hàng

Bây giờ, giả sử mua hàng trị giá 100 đô la của khách hàng của bạn phải chịu thuế bán hàng 5%. Khách hàng của bạn phải trả cho bạn $ 5 ($ 100 X 0,05) thuế bán hàng. Điều này làm cho tổng số tiền khách hàng cung cấp cho bạn là 105 đô la.

Lập sổ nhật ký bán hàng tín dụng

Khi bạn cung cấp tín dụng cho khách hàng, họ sẽ nhận được thứ gì đó mà không phải trả tiền ngay lập tức.

Do đó, bạn phải tăng tài khoản Khoản phải thu thay vì tài khoản Tiền mặt. Tài khoản phải thu của bạn Tài khoản phải thu là tổng số tiền khách hàng nợ bạn. Sau đó, khi khách hàng thanh toán, bạn có thể đảo ngược bút toán và giảm tài khoản Phải thu tài khoản và tăng tài khoản Tiền mặt của bạn.

Bạn cũng sẽ cần phải tăng tài khoản Doanh thu của mình để cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn đang mang lại số tiền mà khách hàng nợ.

Giống như trong một mục nhập nhật ký bán hàng bằng tiền mặt, bạn cũng có thể sẽ phải đối phó với thuế bán hàng.

Tổng tài khoản phải thu của bạn phải bằng tổng tài khoản Doanh thu và Thuế bán hàng phải trả của bạn.

Hãy nhớ rằng cột ghi nợ và cột tín dụng của bạn phải bằng nhau.

Khi khách hàng của bạn thanh toán hóa đơn của họ, bạn sẽ cần tạo một mục nhật ký khác. Các tài khoản sau sẽ bị ảnh hưởng khi khách hàng thanh toán:

• Tiền mặt
• Các khoản phải thu

Ví dụ không có thuế bán hàng

Giả sử bạn bán được hàng. Khách hàng thực hiện mua hàng bằng cách sử dụng tín dụng. Tổng hóa đơn của họ là $ 240.

Để tạo mục nhập nhật ký bán hàng, hãy ghi nợ tài khoản Khoản phải thu của bạn là 240 đô la và ghi có vào tài khoản Doanh thu của bạn là 240 đô la.

Sau khi khách hàng thanh toán, bạn có thể đảo ngược mục nhập ban đầu bằng cách ghi có vào tài khoản Phải thu tài khoản của bạn và ghi nợ vào tài khoản Tiền mặt của bạn cho số tiền thanh toán.

Ví dụ về thuế bán hàng

Giả sử bạn bán tín dụng cho khách hàng. Tổng hóa đơn là 240 đô la, cộng với thuế bán hàng 5%, là 12 đô la. Khách hàng tính phí tín dụng tổng cộng là 252 đô la (240 đô la + 12 đô la).

Mục nhập nhật ký bán hàng tín dụng của bạn sẽ ghi nợ tài khoản Khoản phải thu của bạn, là số tiền khách hàng đã tính vào khoản tín dụng của họ. Và, bạn sẽ ghi có vào tài khoản Doanh thu và Phải trả Thuế Bán hàng của mình.

Đây là giao diện của mục nhật ký bán hàng:

Cách lập bút toán kế toán bán hàng:Hàng hóa

Nếu doanh nghiệp của bạn xử lý hàng tồn kho, các mục nhập nhật ký bán hàng của bạn sẽ phức tạp hơn một chút.

Nhưng đừng lo lắng:bạn sẽ chỉ cần thêm hai tài khoản bổ sung để phản ánh những thay đổi của bạn trong khoảng không quảng cáo.

Khi bạn bán hàng hóa cho khách hàng, bạn đang loại bỏ hàng tồn kho. Và, bạn đang tăng tài khoản Chi phí Giá vốn Hàng bán (COGS) của mình. Giá vốn hàng bán của bạn thể hiện chi phí bạn phải trả để sản xuất mặt hàng đó.

Các tài khoản liên quan đến việc bán bút toán hàng tồn kho bao gồm:

• Tiền mặt (hoặc Tài khoản Phải thu)
• Thuế bán hàng phải trả (nếu có)
• Doanh thu
• Giá vốn hàng bán
• Khoảng không quảng cáo

Ví dụ

Giả sử khách hàng của bạn mua một chiếc bàn với giá 500 đô la bằng tiền mặt. Có thuế suất bán hàng 5%, nghĩa là bạn nhận được 25 đô la tiền thuế bán hàng (500 đô la X 0,05). Tổng hóa đơn của khách hàng là 525 đô la.

Giá của bạn là 400 đô la. Để phản ánh điều này, hãy ghi nợ tài khoản COGS của bạn $ 400. Và, ghi có vào tài khoản Khoảng không quảng cáo của bạn $ 400.

Tại sao lại làm cho mọi thứ khó hơn mức cần thiết? Nếu bạn đang tìm cách sắp xếp hợp lý các sổ sách kế toán của mình, hãy dùng thử phần mềm kế toán trực tuyến của Patriot. Nhận và ghi lại các khoản thanh toán, gửi ước tính, v.v. Dùng thử miễn phí ngay bây giờ!