Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn biết tầm quan trọng của việc theo dõi tài chính của công ty mình. Tuy nhiên, đôi khi bảng sao kê ngân hàng doanh nghiệp của bạn không cập nhật thông tin mới nhất. Để có hình ảnh cập nhật về các giao dịch của bạn, bạn có thể sử dụng sổ đăng ký séc. Vậy, sổ đăng ký séc là gì?

Sổ đăng ký séc là gì?

Sổ đăng ký séc, hay sổ nhật ký thanh toán tiền mặt, là nơi bạn ghi lại tất cả các giao dịch séc và tiền mặt mà doanh nghiệp của bạn có trong kỳ kế toán. Các doanh nghiệp sử dụng sổ đăng ký séc để tính toán số dư đang hoạt động của tài khoản séc của họ.

Tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của doanh nghiệp bạn, bạn có thể có một sổ đăng ký séc kinh doanh riêng cho từng tài khoản séc (ví dụ:tài khoản trả lương và sổ đăng ký séc tài khoản hoạt động).

Nhật ký giải ngân tiền mặt thường có các cột giúp bạn sắp xếp và chia nhỏ thông tin giao dịch. Thông thường, các phần của sổ đăng ký séc bao gồm những điều sau:

• Ngày giao dịch
• Số hoặc danh mục kiểm tra (ví dụ:hóa đơn điện)
• Mô tả hoặc ghi chú
• Các khoản ghi nợ và tín dụng được liên kết với giao dịch
• Số dư tài khoản

Lợi ích của việc sử dụng sổ đăng ký séc

Sổ đăng ký séc là một phần quan trọng trong quy trình kế toán của bạn. Sổ đăng ký của bạn cho biết doanh nghiệp của bạn thực hiện loại giao dịch mua nào và có thể giúp bạn điều chỉnh chi tiêu nếu cần.

Không giống như bảng sao kê ngân hàng trực tuyến, sổ đăng ký séc cung cấp cho bạn bản ghi thời gian thực về số dư tài khoản ngân hàng của bạn và số tiền bạn có sẵn để chi tiêu.

Có rất nhiều lợi ích khi sử dụng sổ đăng ký séc tại doanh nghiệp nhỏ của bạn. Nó có thể giúp bạn:

• Tránh bội chi
• Ngân sách tốt hơn
• Giữ cho các giao dịch của bạn có tổ chức và cập nhật
• Xem số dư chính xác
• Theo dõi số tiền bạn đang chi tiêu
• Tìm lỗi (ví dụ:thiếu séc)
• Đối chiếu bảng sao kê ngân hàng

Kiểm tra ví dụ đăng ký

Là chủ doanh nghiệp, bạn cần biết cách hoàn thành sổ đăng ký séc. Ghi lại các giao dịch trong sổ đăng ký séc của bạn trước khi ghi lại các giao dịch kinh doanh của bạn vào sổ cái chung của bạn.

Cập nhật sổ séc của bạn mỗi khi bạn chi tiêu tiền mặt hoặc viết séc để đảm bảo bạn có số dư chính xác.

Khi điền vào sổ đăng ký séc, bạn phải biết tất cả các chi tiết về giao dịch, bao gồm những thứ như số tiền giao dịch, ngày giao dịch và mục đích của giao dịch.

Một khoản tín dụng (tiền gửi) làm tăng nhật ký giải ngân tiền mặt của bạn trong khi một khoản ghi nợ (khoản thanh toán) làm giảm nó.

Dưới đây là ví dụ về một trong các sổ đăng ký séc kinh doanh của bạn có thể trông như thế nào:

Như bạn thấy, bạn bắt đầu đầu tháng với số dư $ 5.000. Sau khi hạch toán thu nhập và chi phí trong sổ séc, bạn có $ 5,300 vào cuối tháng. Giả sử bạn có kỳ kế toán hàng tháng, số dư $ 5,300 sẽ trở thành số dư ban đầu của bạn vào đầu tháng tiếp theo.

Kiểm tra các tùy chọn đăng ký

Là chủ doanh nghiệp, bạn có một số lựa chọn khi ghi lại các giao dịch trong sổ đăng ký séc của mình. Bạn có thể:

• Ghi lại các giao dịch của bạn trên giấy theo cách thủ công
• Sử dụng bảng tính
• Sử dụng phần mềm kế toán

Tạo sổ đăng ký séc của bạn theo cách thủ công bằng bút chì và giấy là một lựa chọn tốt nếu bạn đang muốn tiết kiệm một khoản tiền. Tuy nhiên, nó có thể tốn thời gian và để lại chỗ cho sai sót.

Bảng tính là một bước tiến từ sổ đăng ký kiểm tra thủ công. Nó vẫn đòi hỏi bạn phải bấm vào các con số của riêng bạn. Tuy nhiên, tùy thuộc vào loại bảng tính của bạn, bạn có thể thiết lập các công thức để thực hiện các phép tính số dư cho mình (ví dụ:số dư đầu kỳ, hiện tại và cuối kỳ).

Phần mềm kế toán cơ bản có thể giúp tổ chức các giao dịch trong sổ đăng ký séc của bạn. Phần mềm có thể giúp bạn cập nhật số dư đang hoạt động và cung cấp cho bạn ảnh chụp nhanh các giao dịch của bạn trong kỳ. Tùy thuộc vào phần mềm, bạn thậm chí có thể thực hiện những việc như sắp xếp sổ đăng ký theo một ngày nhất định hoặc đính kèm tệp vào giao dịch (ví dụ:bản sao biên nhận). Mặc dù tốn kém hơn so với các tùy chọn khác, phần mềm kế toán có thể giúp bạn tránh những sai sót trong sổ đăng ký séc và tiết kiệm thời gian.

Sổ đăng ký séc và tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Để sắp xếp sổ séc của bạn, hãy xem xét việc mở một tài khoản séc kinh doanh. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp cho phép bạn tách các giao dịch kinh doanh khỏi các chi phí cá nhân. Việc kết hợp các giao dịch cá nhân và kinh doanh có thể gây ra các vấn đề với việc khai thuế, báo cáo tài chính và lập ngân sách.

Bạn có thể đăng ký tài khoản séc kinh doanh tại ngân hàng của mình. Hoặc, bạn có thể mở một tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp nhỏ trực tuyến. Tài khoản séc kinh doanh giúp bạn theo dõi tiến trình hoạt động của công ty và nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp.

Giữ sổ đăng ký séc cho tài khoản séc kinh doanh của bạn. Bằng cách đăng ký séc, bạn sẽ thấy số tiền có sẵn để chi tiêu trong tài khoản séc kinh doanh của mình.

Bạn cần một cách dễ dàng để xem chi tiết hoạt động ngân hàng và số dư? Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn giữ cho các giao dịch kinh doanh của mình có tổ chức và hữu ích với Báo cáo đăng ký séc của chúng tôi. Hãy dùng thử miễn phí ngay hôm nay!

Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là 23 tháng 8 năm 2016.