Bạn biết họ nói gì, “Cứ mỗi phút dành để tổ chức, bạn sẽ kiếm được một giờ.” Và khi nói đến kế toán, dành thời gian sắp xếp công việc có thể giúp bạn tiết kiệm một số giờ sau đó… chưa kể đến tiền bạc. Đó là lý do tại sao bạn cần công cụ kế toán tổ chức đáng tin cậy, hay còn gọi là sơ đồ tài khoản (COA). Biểu đồ tài khoản là gì?
Biểu đồ tài khoản (COA) là một công cụ ghi sổ liệt kê tất cả các tài khoản mà bạn ghi lại các giao dịch. Đây cũng là những tài khoản được bao gồm trong sổ cái chung của bạn. Bằng cách cung cấp tổng quan dễ đọc về tất cả các tài khoản doanh nghiệp của bạn, biểu đồ tài khoản cho biết tiền đang đi đâu, có thể giúp dự báo và cắt giảm chi phí.
COA của bạn chia nhỏ các giao dịch của doanh nghiệp thành năm tài khoản chính và nhiều tài khoản phụ mà bạn cần cho mục đích lập ngân sách và thuế.
Năm loại tài khoản trong kế toán là:
Vậy, tài sản là gì? Tài sản của bạn là những thứ hữu hình và vô hình mà bạn sở hữu làm tăng giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp (ví dụ:séc) là một ví dụ về tài sản.
Bạn có thể có cả tài sản hiện tại và tài sản không hiện tại. Tài sản lưu động là những khoản có giá trị mà bạn có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm, như các khoản phải thu. Mặt khác, tài sản dài hạn là tài sản dài hạn thường không chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm, chẳng hạn như ô tô.
Ghi lại các giao dịch: Các khoản nợ làm tăng tài sản và các khoản tín dụng làm giảm chúng
Tài khoản trách nhiệm pháp lý phản ánh các khoản nợ mà doanh nghiệp của bạn phải trả. Các khoản cho vay và các khoản phải trả là những ví dụ về các khoản nợ phải trả mà bạn có thể phải chịu.
Nợ phải trả của bạn có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn. Nợ ngắn hạn, hoặc ngắn hạn, là các khoản nợ mà bạn dự kiến sẽ trả trong vòng một năm, giống như các khoản phải trả. Nợ dài hạn, hoặc nợ dài hạn, là các khoản nợ phải mất hơn một năm để trả hết, giống như một khoản vay kinh doanh.
Ghi lại các giao dịch: Tín dụng làm tăng nợ phải trả và ghi nợ làm giảm chúng
Vốn chủ sở hữu của bạn cho bạn thấy doanh nghiệp của bạn đáng giá bao nhiêu. Bạn có thể tìm vốn chủ sở hữu kinh doanh bằng cách trừ đi các khoản nợ phải trả cho tài sản của mình. Bạn càng gánh chịu nhiều khoản nợ phải trả, thì vốn chủ sở hữu của bạn càng giảm.
Ghi lại các giao dịch: Các khoản tín dụng làm tăng vốn chủ sở hữu và các khoản ghi nợ làm giảm chúng
Thu nhập kinh doanh, hoặc doanh thu, là số tiền mà doanh nghiệp của bạn tạo ra, từ hoạt động (ví dụ:bán sản phẩm) hoặc phi hoạt động (ví dụ:lãi). Vì vậy, khi doanh nghiệp của bạn kiếm được tiền, hãy ghi lại các giao dịch trong tài khoản thu nhập của bạn.
Ghi lại các giao dịch: Tín dụng làm tăng thu nhập và ghi nợ làm giảm chúng
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, tài khoản chi phí của bạn là nơi bạn ghi lại các chi phí của doanh nghiệp mình. Chi phí là chi phí bạn phải chịu trong quá trình hoạt động, như chi phí quảng cáo và trả lương.
Ghi lại các giao dịch: Các khoản nợ làm tăng chi phí và các khoản tín dụng làm giảm chúng
Bây giờ bạn đã biết biểu đồ định nghĩa tài khoản, đã đến lúc xem nó hoạt động như thế nào. Khi bạn ghi lại các giao dịch, bạn thêm chúng vào các tài khoản phụ. Sau đó, các tài khoản phụ được phân loại trong năm tài khoản chính (ví dụ:tài khoản tài sản). Các tài khoản phụ bạn sử dụng tùy thuộc vào doanh nghiệp của bạn.
Vì vậy, chính xác sơ đồ kế toán của bạn nên trông như thế nào? Mặc dù các tài khoản phụ bạn sử dụng có thể khác nhau, đây là ví dụ về cách bạn có thể tổ chức COA của mình:
Bất kể tài khoản phụ bạn sử dụng là gì, COA có thể giúp bạn luôn có tổ chức, giữ cho sổ sách kế toán của bạn rõ ràng và dễ hiểu. Bằng cách đó, bạn không liệt kê mọi giao dịch theo một trong năm tài khoản chính. Thay vào đó, bạn liệt kê chúng dưới các tài khoản phụ tương ứng.
Bây giờ bạn đã biết biểu đồ tài khoản là gì, bạn cần biết cách tạo một biểu đồ tài khoản. Gán một nhóm số cho mỗi loại trong số năm loại. Sau đó, đánh số từng tài khoản để phù hợp với danh mục mà nó thuộc về.
Ví dụ:tài sản của bạn là 100-199. Vì tiền mặt là một tài khoản thuộc danh mục tài sản, bạn sẽ đánh số nó vào hàng 100.
Bạn có thể quyết định hệ thống đánh số phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp của mình, bạn có thể sử dụng các số nhỏ hơn một công ty lớn (ví dụ:ba chữ số so với bốn chữ số). Ví dụ:COA của bạn có thể trông giống như sau:
Mặt khác, các doanh nghiệp lớn thường sử dụng các số có bốn chữ số (ví dụ:1000). Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển đáng kể, bạn có thể sẽ cần thêm các con số.
Bất kể biểu đồ đánh số tài khoản của bạn là gì, hãy đảm bảo rằng nó có ý nghĩa đối với bạn. Mục đích của các con số là giúp ghi lại các giao dịch dễ dàng hơn. Một số chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng kết hợp chữ cái và số (ví dụ:A100).
Để trống các số giữa các tài khoản để bạn có thể thêm vào chúng trong tương lai. Cố gắng giữ cho các tài khoản của bạn nhất quán để bạn có thể so sánh tình hình tài chính của doanh nghiệp mình từ năm này sang năm sau.
Để có thêm hình ảnh trực quan, đây là biểu đồ tài khoản mẫu:
Luôn cập nhật hồ sơ kế toán của doanh nghiệp có thể chiếm nhiều thời gian của bạn. Phần mềm kế toán của Patriot cho phép bạn tạo hóa đơn, ghi lại các khoản thanh toán, v.v. Hãy thử nó cho miễn phí ngay hôm nay! Sách có tổ chức của bạn sẽ cảm ơn bạn.
Bài viết này được cập nhật từ ngày xuất bản ban đầu của nó là ngày 24 tháng 6 năm 2014.