Bạn có nhận phần lớn thu nhập kinh doanh của mình bằng tiền mặt không? Nếu vậy, bạn có thể là một doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt, điều này có thể khiến bạn bị IRS giám sát chặt chẽ hơn. Tại sao? Bởi vì giao dịch tiền mặt không để lại dấu vết trên giấy tờ. Vì vậy, nếu bạn điều hành một doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt, bạn cần lưu giữ hồ sơ chi tiết.

Đọc tiếp để tìm hiểu định nghĩa kinh doanh sử dụng nhiều tiền mặt, các ví dụ phổ biến và quy trình kiểm toán sử dụng nhiều tiền mặt của IRS.

Doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt là gì?

Theo IRS, một công ty sử dụng nhiều tiền mặt “… nhận được một lượng tiền mặt đáng kể.” Vì vậy, nếu bạn là một doanh nghiệp xử lý khối lượng lớn các giao dịch nhỏ bằng đô la, bạn có thể cần nhiều tiền mặt. Và nếu đúng như vậy, bạn có thể sử dụng ngăn kéo đựng tiền hoặc sổ đăng ký để lưu trữ tiền tệ, ghi lại các giao dịch và số dư cho đến khi của mình.

Các ví dụ kinh doanh sử dụng nhiều tiền mặt bao gồm:

• Nhà hàng
• Cửa hàng tạp hóa hoặc cửa hàng tiện lợi
• Doanh nghiệp bán lẻ
• Nhà để xe
• Máy bán hàng tự động
• Công nhân hợp đồng nhận thanh toán bằng tiền mặt (ví dụ:xây dựng hoặc vận tải đường bộ)

Hãy nhớ rằng danh sách doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt ở trên không bao gồm tất cả.

Mặc dù các doanh nghiệp cũng có thể chấp nhận thanh toán bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng, ví di động hoặc séc, nhưng các công ty sử dụng nhiều tiền mặt nhận thấy lượng giao dịch tiền mặt cao.

Mối quan tâm là gì?

Nhận thanh toán bằng tiền mặt có thể khiến các cá nhân và doanh nghiệp dễ dàng tham gia vào hai hình thức hoạt động bất hợp pháp:

1. Thu nhập không được báo cáo
2. Rửa tiền

Thu nhập chưa báo cáo

Vì thiếu dấu vết giấy tờ, một số doanh nghiệp kinh doanh tiền mặt không thể báo cáo tất cả các giao dịch cho IRS.

Để tránh điều này, một số công ty có thể chiếm đoạt tiền bằng cách bỏ túi tiền mặt trước khi ghi lại, lấy cắp tiền sau khi ghi hoặc tạo ra các khoản giải ngân gian lận.

Dấu hiệu đỏ về thu nhập chưa được báo cáo bao gồm:

• Một công ty vẫn hoạt động kinh doanh mặc dù thua lỗ hàng năm lặp đi lặp lại
• Những cá nhân duy trì chi phí sinh hoạt cao hơn thu nhập được báo cáo
• Sự khác biệt đáng kể giữa tỷ suất lợi nhuận gộp của một doanh nghiệp và mức trung bình của ngành

Việc không thực hiện mọi giao dịch mà doanh nghiệp của bạn thực hiện chỉ là một sai lầm kế toán phổ biến có thể khiến công ty của bạn rơi vào nước nóng.

Bạn muốn tìm hiểu về chín sai lầm khác và cách tránh chúng? Tải xuống báo cáo chính thức MIỄN PHÍ của chúng tôi!

Nhận hướng dẫn miễn phí của tôi!

Rửa tiền

Điều hành hoạt động kinh doanh tiền mặt cũng có thể khiến công ty tham gia vào hoạt động rửa tiền dễ dàng hơn. Rửa tiền (bất hợp pháp!) Là khi ai đó ngụy trang tiền từ hoạt động tội phạm thành tiền đến từ một nguồn hợp pháp.

Ví dụ, một tên tội phạm có thể sử dụng nhà hàng sử dụng nhiều tiền mặt của họ làm bình phong cho các hoạt động bất hợp pháp. Làm sao? Họ có thể làm cho nhà hàng trông giống như nhà hàng đang nhận được các khoản thanh toán đáng kể bằng tiền mặt khi đó thực sự là từ hoạt động bất hợp pháp.

Cờ đỏ rửa tiền kinh doanh sử dụng nhiều tiền mặt bao gồm:

• Thu nhập tiền mặt cao hơn bình thường so với các doanh nghiệp tương tự khác trong khu vực (rửa tiền)
• Các giao dịch thường xuyên hơn

Quy trình kiểm toán hoạt động kinh doanh sử dụng nhiều tiền mặt của IRS

IRS cung cấp hướng dẫn kiểm toán kinh doanh sử dụng nhiều tiền mặt để các doanh nghiệp có thể biết được quy trình kiểm toán như thế nào.

Trong quá trình kiểm toán doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt, IRS thực hiện một cuộc phỏng vấn, phân tích và đánh giá chi tiết.

Trong số các quy trình khác, IRS:

• Phỏng vấn cá nhân hoặc doanh nghiệp để có được bức tranh tài chính tổng thể, hiểu biết về hoạt động và tổng quan về các phương pháp lưu trữ hồ sơ
• Tìm hiểu cách cá nhân hoặc doanh nghiệp xử lý tiền mặt đến và đi
• Hỏi về nguồn tiền mặt mà cá nhân hoặc doanh nghiệp có quyền truy cập
• Thắc mắc về việc kết hợp tài khoản doanh nghiệp và tài khoản cá nhân
• Yêu cầu thông tin tài chính chi tiết, bao gồm các khoản vay, khoản phải trả và số cổ phiếu nắm giữ
• Sử dụng các thử nghiệm phân tích để xác định xem cá nhân hoặc doanh nghiệp có báo cáo thu nhập chính xác không
• Tham quan doanh nghiệp để tìm hiểu cách hoạt động của doanh nghiệp (và ghi lại từng bước)
• So sánh băng tính tiền từ ngày tham quan đến thời kỳ kiểm toán
• Đánh giá các kiểm soát nội bộ của cá nhân hoặc doanh nghiệp
• Đối chiếu thu nhập được báo cáo trên tờ khai thuế vào sổ sách và hồ sơ
• Kiểm tra thu nhập được ghi trong sổ kế toán bằng cách liên kết với các chứng từ gốc (ví dụ:hóa đơn)
• Phân tích tài khoản ngân hàng, tỷ lệ kinh doanh và hoạt động thương mại điện tử
• Đánh giá các dữ kiện và phát hiện để chứng thực hoặc bác bỏ các tuyên bố của cá nhân hoặc doanh nghiệp

Ngoài ra, IRS có các chương hướng dẫn kiểm toán sử dụng nhiều tiền mặt cho các ngành cụ thể, bao gồm cửa hàng làm đẹp, rửa xe và cửa hàng tiện lợi.

Để biết thêm thông tin về các cuộc kiểm toán kinh doanh sử dụng nhiều tiền mặt, hãy tham khảo Hướng dẫn Kỹ thuật Kiểm toán của IRS (ATG).

Cách tuân thủ

Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt hay không, bạn cần phải cập nhật và ghi chép sổ sách kế toán chính xác.

Stephen Light, CMO và đồng sở hữu Nolah Mattress, tư vấn:

Các doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt ở bất kỳ quy mô nào đều có thể sẵn sàng cho cuộc kiểm toán IRS bằng cách siêng năng về các kiểm soát nội bộ, chẳng hạn như đảm bảo nhiều hơn một người đảm nhận việc ghi sổ kế toán tài chính; nhiều mắt hơn đồng nghĩa với ít cơ hội cho sai lầm. Việc lưu trữ hồ sơ khó hơn nhiều đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt, nhưng việc thiết lập kiểm soát nội bộ sớm — việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm tải — có thể giúp doanh nghiệp không phải đưa ra lời khai vô tận nếu IRS chọn kiểm toán. ”

Để giữ cho doanh nghiệp sử dụng nhiều tiền mặt của bạn tuân thủ và chuẩn bị sẵn sàng trong trường hợp có cuộc kiểm toán IRS, bạn nên:

• Ghi lại từng giao dịch (tức là ngày, số tiền và mặt hàng hoặc dịch vụ)
• Bám sát phương pháp kế toán của bạn (ví dụ:cơ sở tiền mặt, cơ sở tiền mặt đã sửa đổi hoặc kế toán dồn tích)
• Sử dụng ngăn kéo đựng tiền và cân bằng nó hàng ngày hoặc sau mỗi ca làm việc
• Nộp Biểu mẫu 8300 nếu khách hàng thanh toán hơn 10.000 đô la tiền mặt trong một giao dịch hoặc hai hoặc nhiều giao dịch có liên quan
• Tách biệt các quỹ cá nhân và kinh doanh (ví dụ:mở một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng)
• Giữ các bản ghi, bao gồm:
  • Biên lai tiền mặt
  • Bản sao biên lai của khách hàng
  • Bảng sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
  • Hoá đơn
  • Hóa đơn
  • Tờ khai thuế
  • Biểu mẫu W-2, 1099-MISC và 1099-NEC

Khi nghi ngờ, hãy giữ lại hồ sơ. Cân nhắc lưu giữ hồ sơ kỹ thuật số để luôn ngăn nắp và an toàn. Và để hợp lý hóa trách nhiệm kế toán của bạn, hãy đăng ký phần mềm kế toán.