Sau khi mùa thuế kết thúc và kết thúc, bạn có thể bị cám dỗ để loại bỏ W2, 1099 và các tài liệu liên quan đến thuế khác. Rốt cuộc, việc dọn dẹp vào mùa xuân đã gần đến với chúng ta.
Không quá nhanh. Trước khi ném tập giấy đó đi, bạn có thể cần giữ hồ sơ lâu hơn. Trên thực tế, IRS có hướng dẫn cụ thể về thời gian chính xác để lưu giữ một số tài liệu nhất định. Đọc tiếp để tìm hiểu những tài liệu nào cần nộp, các khuyến nghị về số hóa phiên bản giấy (cộng với một số phần mềm thuế sẽ thực hiện công việc đó cho bạn) và cách xử lý tài liệu thuế đúng cách.
Theo IRS, bạn cần nắm giữ một thứ gì đó trong bao lâu tùy thuộc vào thông tin chi tiết của tài liệu đó. Nó có thể cho thấy bằng chứng về thu nhập của bạn hoặc hỗ trợ thực tế rằng bạn đủ điều kiện để nhận một khoản tín dụng hoặc khoản khấu trừ.
Đối với hầu hết các phần, bạn nên giữ một tài liệu cho đến khi khoảng thời gian bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với việc trả lại hàng hoặc yêu cầu hoàn lại tiền hoặc tín dụng đã qua. Tương tự đối với cửa sổ mà IRS phải tìm ra liệu bạn có nợ thuế bổ sung hay không.
Nếu bạn không giữ một tài liệu, nó có thể cắn bạn sau đó nếu bạn cần nộp một tờ khai đã sửa đổi. Đây là khoảng thời gian bạn nên giữ chứng từ thuế của mình:
3 năm: Nói chung, bạn nên giữ các tài liệu thuế của mình trong ba năm. Tính toán điều này dựa trên ngày bạn đã nộp. Nếu bạn đã yêu cầu một khoản tín dụng hoặc khoản tiền hoàn lại, bạn có thể chỉ cần giữ chúng trong hai năm — tùy thời điểm nào sau đó. Helena Swyter, một CPA và là người sáng lập SweeterCPA ở Chicago, Illinois chỉ ra:“Người nộp thuế nên nhớ rằng các bản khai thuế sẽ được nộp vào năm sau. , Năm 2021 — thời hạn gia hạn do đại dịch, "Swyter nói." Những tài liệu này sau đó nên được giữ lại cho đến năm 2024 — ba năm sau khi đơn nộp lại. "
4 năm: Bất kỳ hồ sơ nào liên quan đến thuế việc làm phải được lưu giữ trong ít nhất bốn năm. Hãy nghĩ đến W-2s, 1099-Ks và 1099-NEC.
6 năm: Nếu bạn thấy mình trong tình huống không báo cáo thu nhập mà bạn nên báo cáo, và thu nhập đó cao hơn 25% tổng thu nhập của bạn, IRS khuyên bạn nên giữ các tài liệu liên quan trong sáu năm.
7 năm: Nếu bạn đã nộp đơn khiếu nại về khoản lỗ từ chứng khoán vô giá trị hoặc khoản khấu trừ nợ khó đòi, hãy giữ lại những hồ sơ đó trong bảy năm kể từ ngày bạn thanh toán hóa đơn thuế hoặc khai thuế.
Vô thời hạn: Nếu bạn không khai thuế hoặc nếu bạn khai thuế gian lận, thì bạn sẽ cần phải giữ các chứng từ thuế của mình trong một khoảng thời gian không xác định. Ngoài ra, nếu các tài liệu thuế được liên kết với tài sản của bạn, chẳng hạn như tài sản nắm giữ bất động sản hoặc tiền ảo, bạn sẽ cần phải giữ chúng cho đến khi hết thời hạn. Đây sẽ là năm mà bạn định đoạt tài sản. Tại sao vậy? Chà, bạn sẽ cần chúng để xác định bất kỳ khoản hao hụt, khấu trừ, khấu hao hoặc khấu hao nào để tìm ra lãi hay lỗ trong quá trình bán hàng của bạn.
Trong thời đại của chúng ta, không có lý do gì bạn không nên tạo các phiên bản kỹ thuật số của các tài liệu liên quan đến thuế của bạn. Giấy chiếm không gian, mờ dần theo thời gian và có thể bị đổi màu. Và một cốc nước đổ có thể khiến bạn gặp rắc rối. Hơn hết, một khi bạn số hóa phiên bản vật lý, bạn có thể an tâm vứt bỏ các bản sao giấy.
Để bắt đầu, hãy chọn một phần mềm thuế để giúp bạn luôn ngăn nắp. Mặc dù việc số hóa đòi hỏi nỗ lực phối hợp, nhưng có một số nền tảng phần mềm thuế có thể giúp bạn lưu trữ các phiên bản kỹ thuật số một cách an toàn:
Các phiên bản trả phí của TurboTax — Deluxe, Premier, Self-Employed, TurboTax Live và TurboTax Live Full Service — bao gồm My Docs, một tính năng mà bạn có thể tải lên tài liệu một cách an toàn. Nó sẽ lưu trữ tối đa bảy năm các bản khai thuế trước đây mà bạn có trong hồ sơ. Thêm vào đó, ứng dụng di động miễn phí của TurboTax cho phép bạn chụp ảnh biên lai và biểu mẫu thuế, được tải lên và lưu trữ an toàn.
Nộp thuế của bạn với H&R Block trực tuyến và nó sẽ lưu trữ các bản khai thuế của bạn trong sáu năm. Với ứng dụng Khai thuế và Tệp, bạn có thể chụp ảnh W-2 hoặc các tài liệu thuế khác bằng điện thoại của mình. Từ đó, H&R Block sẽ gửi một liên kết an toàn. Ứng dụng MyBlock cũng cho phép bạn tải lên biên lai, khoản đóng góp và các tài liệu khác liên quan đến thuế quanh năm.
TaxAct sẽ lưu tờ khai thuế của bạn, bạn có thể lưu trữ hoặc in tờ khai thuế này vào một ngày sau đó. Ứng dụng di động miễn phí của TaxAct cũng có thể sắp xếp và lưu trữ các bản khai thuế kỹ thuật số. Đến giờ khai thuế, bạn sẽ có các tài liệu được giấu trên ứng dụng.
Ngoài ra, nếu bạn cần theo dõi chi phí của mình, các ứng dụng như Expensify, Shoeboxed, Expense IQ và Mile IQ cho phép bạn chụp ảnh và tải chúng lên tài khoản.
Sau khi bạn đã số hóa hồ sơ của mình, hãy giữ cho các tài liệu tài chính này an toàn và bảo mật. Tất nhiên, Akieva Ellis, một kế toán công được chứng nhận, người lập kế hoạch tài chính và chuyên gia giáo dục tài chính tại Ballentine Partners chỉ ra rằng, bảo mật thích hợp khi lưu trữ tài liệu thuế là điều quan trọng hàng đầu. Nếu bạn đã lưu tệp vào ổ cứng hoặc thiết bị cá nhân, hãy đảm bảo rằng chúng được mã hóa. Bảo vệ bằng mật khẩu mạnh đóng vai trò như một lớp bảo vệ khác. Ellis nói:“Càng nhiều nhân vật và càng có nhiều nhân vật được sử dụng đa dạng thì càng tốt.
Nếu tải dữ liệu và tài liệu nhạy cảm lên một nền tảng dựa trên đám mây, hãy làm phần việc của bạn để đảm bảo nền tảng sử dụng các phương pháp bảo mật mạnh mẽ. Chú ý đến các biện pháp phòng ngừa như xác thực hai yếu tố.
Nếu bạn thích giữ các bản sao vật lý, Ellis khuyên bạn nên bảo vệ mọi tài liệu giấy nhạy cảm bằng cách lưu trữ chúng ở một nơi an toàn, bảo mật và không dễ bị truy cập. Ellis nói:“Bạn cũng có thể chọn sử dụng két chống cháy như một lớp bảo vệ bổ sung.
Cuối cùng, tạo hệ thống đặt tên tệp. Giống như bất kỳ hệ thống lưu trữ hồ sơ nào, hồ sơ kỹ thuật số chỉ hữu ích trong chừng mực bạn có thể truy cập vào tài liệu bạn cần khi cần, Swyter chỉ ra. Lần lượt, tạo tên tệp với ngày tháng tương ứng. Thêm vào đó, có các thư mục riêng biệt cho các năm khác nhau và thậm chí là các danh mục khác nhau. Swyter nói:“Điều này sẽ giúp lưu giữ các tài liệu có cùng năm tính thuế trong trường hợp chúng bị chính quyền yêu cầu.
Cái hay của việc tạo các bản sao kỹ thuật số là bạn không cần phải giữ các phiên bản vật lý. Swyter nói:"Bất kỳ hồ sơ nào như vậy — Mẫu W-2, 1099, v.v. — đều có thể được lưu giữ bằng kỹ thuật số miễn là nó có thể được sao chép khi cần thiết và được yêu cầu bởi cơ quan thuế”. "Nói cách khác, nếu bạn có bản sao điện tử của 1099-INT hiển thị thu nhập lãi hàng năm của bạn mà bạn có thể in ra và chuyển đến IRS nếu cần, bạn không cần bản sao thực mà ngân hàng có thể đã gửi. thư."
Khi loại bỏ các tài liệu vật lý nhạy cảm, tốt nhất bạn nên cắt nhỏ chúng để khó có thể ghép chúng lại với nhau nếu bất kỳ ai tìm thấy chúng, Ellis khuyến cáo. Tại Đã đánh giá, chúng tôi đưa một số máy hủy giấy tốt nhất vào thử nghiệm. Tru Red Micro-Cut xử lý hoạt động liên tục trong năm phút và dễ dàng ghi lên đến 12 tờ cùng một lúc, chưa kể kim bấm và kẹp giấy.
Ellis cho biết thêm:“Khi xử lý các tệp kỹ thuật số, hãy đảm bảo xóa bất kỳ vị trí nào mà hệ thống của bạn có thể đã lưu các bản sao dự phòng của tệp.
Bạn cũng sẽ muốn lưu ý rằng một số tài liệu thuế nhất định được chuyển sang các lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn và bạn có thể cần phải giữ chúng cho các mục đích khác, Swyter nói. Cô giải thích:“Ví dụ, một nhà cung cấp bảo hiểm kinh doanh có thể muốn có một số hồ sơ thuế lao động nhất định. "Hãy nhớ kiểm tra các nguyên tắc lưu giữ có liên quan đó trước khi thải bỏ."