Các nhà thầu độc lập, nhà tư vấn, dịch giả tự do và nhân viên kinh tế hợp đồng đại diện cho nhóm đang phát triển lớn nhất của lực lượng lao động Hoa Kỳ. Ước tính có khoảng 56,7 triệu người làm nghề tự do người Mỹ, cung cấp cho các doanh nghiệp khác các dịch vụ và kiến ​​thức chuyên môn không thể tìm thấy tại nhà, đôi khi trở thành một phần không thể thiếu trong lực lượng lao động của công ty.

Bề ngoài, các nhà thầu độc lập hoàn thành các nhiệm vụ giống như các nhân viên bình thường, nhưng đôi khi ranh giới giữa các nhà thầu độc lập và nhân viên bị mờ nhạt, đôi khi gây ra các vấn đề với IRS.

Tại sao bạn cần xem xét IRS khi thuê nhà thầu

Một trong những lợi ích của việc thuê các nhà thầu độc lập là bạn không bắt buộc phải trả lương, phúc lợi hoặc khấu trừ thuế lao động theo cách bạn làm đối với nhân viên. IRS đã tăng cường nỗ lực thu thuế việc làm và đang trừng phạt những người sử dụng lao động phân loại sai nhân viên là nhà thầu độc lập.

Thống kê cho thấy ước tính có khoảng 3,4 triệu nhân viên đang được phân loại là các nhà thầu độc lập khi họ phải được báo cáo là nhân viên. Hậu quả của việc làm sai có thể được phân thành hai nhóm:hành vi sai trái vô ý hoặc cố ý.

Hậu quả ngoài ý muốn:

• $ 50 cho mỗi W-2 mà nhà tuyển dụng không nộp được
• Phạt 1,5 phần trăm tiền lương, 40 phần trăm thuế FICA không khấu trừ từ nhân viên và 100 phần trăm thuế FICA cho người sử dụng lao động
• Phạt Không nộp thuế bằng 0,5 phần trăm nghĩa vụ thuế chưa thanh toán cho mỗi tháng, tối đa 25 phần trăm tổng số tiền nghĩa vụ thuế

Hậu quả của hành vi sai trái do cố ý có thể tạo ra các khoản tiền phạt và hình phạt bổ sung:

• Phạt 20 phần trăm tiền lương, 100 phần trăm thuế FICA không khấu trừ từ nhân viên và 100 phần trăm thuế FICA cho người sử dụng lao động
• Hình phạt hình sự lên đến 1.000 đô la cho mỗi công nhân bị phân loại sai
• Khả năng phải ngồi tù một năm
• Những người chịu trách nhiệm khấu trừ thuế có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với khoản thuế chưa thu

IRS áp đặt một định nghĩa rộng về các nhà thầu độc lập so với nhân viên:

“Nguyên tắc chung là một cá nhân là một nhà thầu độc lập nếu người trả tiền chỉ có quyền kiểm soát hoặc chỉ đạo kết quả của công việc chứ không phải những gì sẽ được thực hiện và nó sẽ được thực hiện như thế nào.”

Nếu bạn, với tư cách là người sử dụng lao động, thực hiện bất kỳ hình thức kiểm soát nào đối với thời gian, địa điểm và cách thức thực hiện công việc thực tế của một nhà thầu độc lập, bạn có thể rơi vào vùng nước đen khi phân loại việc làm.

Kiểm tra nhà thầu độc lập

Đừng cho rằng chỉ vì bạn thuê công nhân làm nhà thầu mà mối quan hệ vẫn như vậy. Trước đây, IRS đã sử dụng Bài kiểm tra 20 yếu tố để xác định xem một nhân viên có phải là nhà thầu độc lập hay không. Kể từ đó, nó đã được nén thành ba loại chung.

Nếu bạn làm việc với các nhà thầu độc lập và lo ngại rằng bạn có thể phân loại sai họ, hãy đánh giá những điều sau:

• Kiểm soát Hành vi :Doanh nghiệp có quyền chỉ đạo và kiểm soát cách người lao động thực hiện nhiệm vụ mà họ được thuê thông qua hướng dẫn, đào tạo hoặc các phương tiện khác không?
• Kiểm soát Tài chính :Doanh nghiệp có quyền kiểm soát các khía cạnh tài chính và kinh doanh trong công việc của người lao động, bao gồm cách doanh nghiệp trả lương cho người lao động, cách người lao động cung cấp dịch vụ của họ và mức độ mà người lao động có các chi phí kinh doanh chưa được hoàn trả?
• Mối quan hệ của các Bên: Có hợp đồng bằng văn bản giữa hai bên và doanh nghiệp có cung cấp các quyền lợi dành cho nhân viên như bảo hiểm, kế hoạch lương hưu, tiền nghỉ phép hay tiền ốm đau không?

Nếu bạn vẫn không chắc chắn về cách phân loại chúng, hãy xem xét các ví dụ sau:

Nhà thầu độc lập:

• Hoạt động dưới tên doanh nghiệp
• Có nhân viên của riêng anh ấy / cô ấy
• Duy trì một tài khoản séc kinh doanh riêng
• Quảng cáo dịch vụ kinh doanh của anh ấy / cô ấy
• Có hợp đồng với bạn và mô tả mối quan hệ
• Hóa đơn cho công việc đã hoàn thành
• Có nhiều khách hàng
• Có công cụ riêng và đặt giờ riêng
• Lưu giữ hồ sơ kinh doanh

Trong khi đó, một nhân viên:

• Thực hiện các nhiệm vụ do người khác ra lệnh hoặc kiểm soát
• Được đào tạo về công việc cần hoàn thành

Nếu bạn vẫn chưa hiểu rõ về sự khác biệt giữa hai cách phân loại, cách an toàn nhất là phân loại người lao động như một nhân viên. Đảm bảo tìm kiếm lời khuyên của kế toán hoặc luật sư của bạn trước khi làm như vậy. Ngoài ra, IRS có thể giúp đưa ra quyết định cho bạn thông qua Biểu mẫu SS-8 Xác định Tình trạng Công nhân vì Mục đích của Thuế Việc làm Liên bang và Khấu trừ Thuế Thu nhập.

Có một bến đỗ an toàn!

Nếu bạn tin rằng bạn có thể đã phân loại sai công nhân, bạn có thể đủ điều kiện để phân loại lại công nhân của mình với tư cách là nhân viên cho các kỳ tính thuế trong tương lai thông qua Chương trình Dàn xếp Phân loại Tự nguyện. Một lần nữa, hãy nhớ nói chuyện với cố vấn thuế hoặc luật sư của bạn về những lợi ích và bất lợi của chương trình liên quan đến tình hình kinh doanh và rủi ro của bạn.

Tìm hiểu thêm về sự khác biệt giữa nhà thầu và nhân viên bằng cách trò chuyện với cố vấn ĐIỂM SỐ. Ngoài ra, hãy xem hướng dẫn IRS này để giúp bạn xác định cách phân loại công nhân của mình.