Một trong những niềm vui khi điều hành một doanh nghiệp nhỏ là bạn và nhân viên của bạn có thể trở nên thân thiết như thế nào. Đối với nhiều doanh nhân, nhân viên của họ giống như một gia đình. Đó là lý do tại sao có thể rất đau lòng khi nghĩ rằng một trong những nhân viên của bạn là kẻ tham ô. Tuy nhiên, hành vi gian lận của nhân viên phổ biến hơn bạn nghĩ.
Trên thực tế, phần lớn (55%) các vụ tham ô diễn ra ở các công ty có ít hơn 100 nhân viên, theo một nghiên cứu của công ty bảo hiểm Hiscox.
Nhưng đó không phải là tất cả. Ngoài việc bị ảnh hưởng một cách tương xứng do tham ô, các công ty nhỏ cũng phải đối mặt với những chi phí lớn không tương xứng khi họ bị cướp. Hãy xem xét điều này:Một vụ tham ô khiến các doanh nghiệp nhỏ thiệt hại trung bình là 289.000 đô la. Doanh nghiệp của bạn có thể đạt được thành công lớn như vậy không?
Tham ô có thể khiến một công ty thiệt hại hàng trăm nghìn hoặc thậm chí hàng triệu đô la - nhưng nó hiếm khi xảy ra cùng một lúc. Thay vào đó, những kẻ tham ô sẽ ăn cắp một lượng tiền nhỏ trong khoảng thời gian nhiều năm để nằm trong tầm ngắm. Trung bình một vụ tham ô kéo dài 5 năm tiêu tốn của một doanh nghiệp 2,2 triệu đô la; trường hợp trung bình của một vụ tham ô kéo dài 10 năm tiêu tốn của một doanh nghiệp 5,4 triệu đô la.
Trộm cắp tiền quỹ là hình thức biển thủ phổ biến nhất. Những kẻ tham ô ăn cắp bằng cách chuyển tiền gửi hoặc tiền mặt của công ty vào tài khoản ngân hàng mà chúng kiểm soát.
Gian lận séc là phương thức biển thủ phổ biến thứ hai. Những kẻ tham ô thay đổi séc hoặc giả mạo séc để gửi tiền vào tài khoản của chính họ.
Lập hóa đơn cho nhà cung cấp hoặc lập hóa đơn sai là một trò lừa đảo biển thủ khác. Nhân viên có thể thay đổi hoặc ngụy tạo hóa đơn từ các nhà cung cấp thực, hoặc tạo các công ty đại lý giả và gửi hóa đơn từ họ. Các khoản thanh toán được thực hiện cho một tài khoản mà kẻ tham ô kiểm soát.
Gian lận thẻ tín dụng là một thủ đoạn thường xuyên được các nhà quản lý sử dụng. Họ sử dụng thẻ tín dụng của công ty để mua hàng cá nhân hoặc tự phát hành thẻ tín dụng trái phép.
Ít phổ biến hơn, nhưng có khả năng tốn kém hơn, là gian lận tiền lương (tiền lương trả cho nhân viên hư cấu thực sự chuyển đến tài khoản ngân hàng của kẻ tham ô) và gian lận cho vay (trong đó kẻ tham ô đăng ký một khoản vay dưới danh nghĩa công ty và gửi số tiền vay được bằng chính họ tài khoản).
Hiscox khuyên bạn nên sử dụng hệ thống kiểm tra và số dư để bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi bị biển thủ. Một cái gì đó đơn giản như yêu cầu hai người phê duyệt mọi giao dịch tài chính có thể là tất cả những gì bạn cần. Chủ sở hữu doanh nghiệp cũng nên xem xét bảng sao kê ngân hàng, bảng sao kê thẻ tín dụng và các hồ sơ khác của công ty về các giao dịch tài chính để đề phòng bất kỳ điểm bất thường nào.
Trước khi thuê nhân viên sẽ làm việc với tài chính của công ty bạn, hãy luôn tiến hành kiểm tra lý lịch. Tất nhiên, một nhân viên đi qua với màu sắc bay sau đó có thể bắt đầu tham ô. Hiscox khuyên nên để ý những nhân viên sống xa hoa hơn mức lương của họ dường như cho phép. Cuối cùng, bạn cũng nên cảnh giác với một nhân viên làm việc chăm chỉ, người không bao giờ nghỉ việc và sẽ không để bất kỳ ai khác giải quyết vấn đề tiền lương, các khoản phải trả hoặc một khía cạnh khác về tài chính của bạn. Đó có thể là do họ có điều gì đó đang cố gắng che giấu.
Bạn nên làm gì nếu nghi ngờ gian lận nội bộ? Bắt đầu bằng việc ghi chép và xem xét hồ sơ tài chính. Nếu bạn phải lôi kéo những người khác tham gia vào cuộc điều tra của mình, hãy giới hạn nó với một số nhân viên đáng tin cậy có thể giữ bí mật. Trong quá trình điều tra, bạn nên hạn chế quyền truy cập của nghi phạm vào tài chính công ty của bạn.
Nếu hành vi tham ô bị phát hiện, hãy nói chuyện với luật sư và báo cáo tội phạm cho chính quyền. Mặc dù khả năng là bạn không bao giờ lấy lại được số tiền đã biển thủ, nhưng việc nộp các khoản phí sẽ cho các nhân viên khác thấy rằng bạn không dung thứ cho hành vi gian lận.
Cuối cùng là rút kinh nghiệm. Sử dụng thông tin bạn tìm thấy trong cuộc điều tra của mình để điều chỉnh các chính sách của công ty bạn và giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp trong tương lai.
Cần thêm lời khuyên về việc bảo vệ doanh nghiệp của bạn? Các cố vấn tại SCORE có thể trợ giúp.