Công ty của bạn sẽ không tồn tại nếu không có sản phẩm của bạn. Việc nhận và vận chuyển từng mặt hàng sẽ tạo ra thu nhập và hy vọng bạn sẽ kiếm được lợi nhuận theo thời gian. Đây là doanh nghiệp 101.

Nhưng nếu bạn đã hoạt động trong bất kỳ khoảng thời gian nào, bạn biết rằng việc quản lý khoảng không quảng cáo có thể phức tạp. Hơn nữa, nếu bạn là một trong 43 phần trăm doanh nghiệp nhỏ theo dõi khoảng không quảng cáo theo cách thủ công - bằng bảng tính hoặc “hệ thống” bút và giấy - thì quy trình của bạn là không cần thiết phức tạp.

Brian Harej, nhà phân tích hàng tồn kho của công ty giải trí TopGolf, có thể khẳng định điều đó. Harej giám sát bốn địa điểm của TopGolf ở Hoa Kỳ - từ một nhà kho. Thời gian của anh ấy đã dành cho các hoạt động bảng tính của công ty. Harej gần như không thể biết vị trí nào cần thiết bị hoặc bộ phận.

“Chúng tôi chưa bao giờ có cách xử lý thực sự về hàng tồn kho trong nhà kho và việc giữ cho các trang web hoạt động hết công suất là một điều căng thẳng. Chúng tôi không biết khi nào các đơn đặt hàng đến và chúng tôi gặp khó khăn trong việc theo dõi những gì chúng tôi đã gửi đi, ”Harej nói,“ Nếu một cơ sở hoạt động gần hết, đôi khi chúng tôi không được thông báo cho đến một hoặc hai ngày trước khi nó là cần thiết - sẽ không thể đưa các bộ phận được yêu cầu đến cơ sở đúng hạn. ”

Quản lý hàng tồn kho không tốt có thể dẫn đến thời gian ngừng hoạt động không cần thiết và làm mất đi doanh thu và doanh thu.

Nếu bạn nhận thấy doanh nghiệp nhỏ của mình đang phải vật lộn với những thách thức về hàng tồn kho sau đây, thì có thể đã đến lúc thực hiện thay đổi đối với các quy trình của bạn.

Đừng để vốn - hay ước mơ của bạn - cạn kiệt do quản lý hàng tồn kho kém

Khi bạn không xử lý được mức tồn kho của mình, có khả năng bạn sẽ mua quá nhiều hàng và điều đó có nghĩa là chi phí ghi sổ tăng lên. Những công cụ phá vỡ ngân sách tiềm năng này có thể đạt được lợi nhuận cuối cùng của bạn theo một số cách:

• Ghi lại xảy ra khi sản phẩm không bán được và giá được đánh dấu thấp hơn nhiều so với giá mua ban đầu. Và mọi khoản ghi giảm phải được ghi nhận như một khoản chi phí trên báo cáo thu nhập của bạn.
• Xóa sổ xảy ra khi một công ty nhận ra rằng một phần hàng tồn kho của họ không còn giá trị. Ngoài ra, một công ty có thể hoàn thành đánh giá hàng tồn kho thủ công và nhận thấy rằng các mặt hàng bị thiếu trong kho. Những mục này cũng phải được xóa.
• Chi phí lưu trữ vượt quá gắn kết khi bạn có quá nhiều hàng tồn kho . Để giữ cho các mặt hàng được an toàn, bạn phải bao gồm an ninh, kiểm soát khí hậu, nhân viên lao động và thậm chí cả chi phí của không gian nhà kho thực tế, có thể kể tên một số thứ
• Chi phí dịch vụ tăng: Bạn cần bảo vệ khoảng không quảng cáo khi nó ở trong kho của bạn. Bảo hiểm phải được trả, cùng với thuế cao hơn nếu bạn giữ quá nhiều hàng trên kệ. Chưa kể, khi có quá nhiều hàng, các mặt hàng có nhiều khả năng bị thất lạc trong quá trình xáo trộn.

Racesource, một nhóm bảo trì cho xe tải quái vật Grave Digger và El Toro Loco, không có quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Và VP công ty Paul Huffaker cho biết ông thường đặt hàng lại hoặc sản xuất các bộ phận đơn giản vì ông không biết liệu mình có chúng trong kho hay không. Sự thất bại này gây ra hàng nghìn đô la chi phí không cần thiết mỗi năm.

Lỗi của con người có thể tạo ra hoặc phá vỡ một doanh nghiệp nhỏ

Nghiên cứu cho thấy ngay cả người đánh máy giỏi nhất cũng mắc lỗi phím một trong số 300 lần nhấn phím. Theo thời gian, điều đó tăng lên và làm cho việc báo cáo trở nên khó khăn và tốn thời gian một cách không cần thiết. Cho dù bạn cần kiểm tra một mục cụ thể trong thói quen hàng ngày của mình hay lập báo cáo cho một cuộc họp cổ đông quan trọng, thông tin không chính xác sẽ khiến rất nhiều người đau đầu. Bạn sẽ dành quá nhiều giờ để sàng lọc các thủ tục giấy tờ, cố gắng tìm ra dù chỉ một sai sót. Và nếu nó không được tìm thấy, bạn có thể vô tình báo cáo thông tin không chính xác cho các cơ quan có thẩm quyền hoặc đặt hàng khoảng không quảng cáo mà bạn không cần (bạn có nhớ tất cả những chi phí ghi sổ đắt đỏ đó không?). Hoặc hãy nghĩ đến một công ty chăm sóc sức khỏe gửi nhầm thuốc cho bệnh nhân do một số được nhập sai. Trong trường hợp này, lỗi đơn giản của con người là vấn đề sống hoặc chết. Những tình huống này có thể phản ánh không tốt về thương hiệu của bạn và thay vào đó khiến khách hàng tìm đến đối thủ cạnh tranh của bạn.

Brian Harej của TopGolf đã triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho mới cho công ty và hiện đang vận hành một hoạt động gọn gàng hơn nhiều. Trên thực tế, ông cho rằng công ty hiện tiết kiệm tối thiểu tám giờ một tuần vì họ không còn theo dõi hàng tồn kho theo cách thủ công và lỗi hàng tồn kho không còn là vấn đề nữa.

Công nghệ mã vạch không chỉ mang tính sáng tạo mà còn giúp loại bỏ những sai sót, ngăn chặn sự trộn lẫn và hoàn toàn có thể theo dõi và kiểm tra được.

Các trung tâm phân phối cần hoạt động hiệu quả để phát triển doanh nghiệp của bạn

Nhân viên kho hàng của bạn có đang ném các mặt hàng một cách lộn xộn trên các kệ? Bạn có cảm thấy thất vọng với các sản phẩm hoặc bộ phận chất đống trên lối đi? Tôi không muốn phải nói điều đó, nhưng sự kém hiệu quả và vô tổ chức của nhà kho có thể là lỗi của bạn. Làm thế nào bạn có thể mong đợi hoạt động của nhà kho diễn ra suôn sẻ khi công nhân không có công cụ phù hợp?

Như đã đề cập ở đầu bài viết, hàng tồn kho của bạn là mạch máu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người bỏ qua việc chi phí giảm và năng suất tăng như thế nào khi một trung tâm phân phối được tổ chức chặt chẽ. Hệ thống quản lý hàng tồn kho là bước đầu tiên để tăng hiệu quả và lợi nhuận của bạn.