Khi bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, Luật Parkinson (“Công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn”) chắc chắn được áp dụng. Tuy nhiên, bạn không phải là người duy nhất cảm thấy bị vùi dập trong công việc không ngừng nghỉ. Theo một cuộc khảo sát gần đây của The Alternative Board, khoảng 84% chủ doanh nghiệp làm việc hơn 40 giờ một tuần và khoảng 10% “liên tục bị choáng ngợp” bởi khối lượng công việc của họ.
Tôi thực sự ấn tượng rằng 90% chủ sở hữu doanh nghiệp không cảm thấy liên tục bị choáng ngợp, đặc biệt khi xem xét các chủ doanh nghiệp trung bình trong các báo cáo khảo sát chỉ có 1,5 giờ làm việc liên tục, hiệu quả cao mỗi ngày. (Nghe có vẻ đúng!)
Quản lý thời gian kém:35 phần trăm. Bất kể bạn có bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc, nếu bạn không sử dụng nó một cách khôn ngoan, bạn sẽ không hoàn thành được mục tiêu của mình.
Giao tiếp kém:25 phần trăm. Bạn có dành nhiều thời gian chờ đợi câu trả lời cho các câu hỏi từ khách hàng, khách hàng tiềm năng, nhà cung cấp hoặc nhân viên của bạn không? Suy nghĩ thấu đáo và giao tiếp rõ ràng sẽ nâng cao năng suất. Ví dụ, trước khi giao một dự án mới cho nhân viên, hãy đảm bảo rằng họ có tất cả thông tin cần thiết để bắt đầu. Trước khi lập hóa đơn cho nhà cung cấp, hãy thu thập các chi tiết liên quan.
Vấn đề cá nhân:18 phần trăm . Tất cả chúng tôi giải quyết các vấn đề cá nhân theo thời gian. Thật không may, nếu kỹ năng quản lý thời gian của bạn yếu vào thời điểm tốt nhất, thì những thách thức cá nhân thực sự có thể khiến bạn tụt lại phía sau vòng 8 bóng. Cố gắng xây dựng một số thời gian mở trong lịch trình của bạn mỗi ngày; bằng cách đó, bạn sẽ có thể xử lý các trường hợp khẩn cấp cá nhân và công việc vào phút chót mà không bị tụt lại phía sau một cách vô vọng.
Sự xao nhãng về công nghệ:16 phần trăm . Điện thoại thông minh, máy tính bảng, ứng dụng nhắn tin và liên lạc là con dao hai lưỡi. Chúng giúp chúng tôi có thể làm việc từ bất cứ đâu và liên lạc ngay lập tức. Tuy nhiên, họ cũng đặt toàn bộ internet vào túi của chúng tôi, cám dỗ chúng tôi với vô số sự sao lãng. (Đã bao nhiêu lần bạn truy cập Twitter hoặc Facebook để cập nhật tài khoản doanh nghiệp của mình và bị thu hút?) Ngoài ra, việc phản hồi nhiều thông báo, cảnh báo và email trên 13 thiết bị khác nhau suốt cả ngày có thể ngốn hết thời gian và tiêu hao chất xám của bạn.
Điều gì là ngốn thời gian nhất đối với các chủ doanh nghiệp nhỏ trong cuộc khảo sát? Điều đó có lẽ sẽ không làm bạn ngạc nhiên, nhưng đa số cho biết email chiếm phần lớn thời gian của họ - mặc dù chỉ có 9% nói rằng email là cách sử dụng thời gian quan trọng nhất của họ. Cũng nằm trong danh sách những người lãng phí thời gian hàng đầu:các cuộc họp trực tiếp và cuộc gọi hội nghị / hội nghị truyền hình. Chỉ 4% chủ doanh nghiệp nói rằng những cuộc họp đó luôn hiệu quả.
Một phần ba chủ doanh nghiệp trong cuộc khảo sát tin rằng đây sẽ là cách tốt nhất để họ có thể tối đa hóa năng suất. Mặc dù nó có thể không hiệu quả với mọi chủ doanh nghiệp (nó không hiệu quả với tôi), nhưng dành ra 20 phút vào buổi sáng, đầu giờ chiều và trước khi bạn đi trong ngày (hoặc bất kỳ nhịp nào phù hợp với bạn) để kiểm tra email có thể giảm thiểu đa tác vụ và giúp bạn bớt cảm thấy nhàm chán.
Hơn 8 trong số 10 chủ doanh nghiệp trong cuộc khảo sát nói rằng buổi sáng là thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của họ. Đừng lãng phí thời gian quý báu này để cập nhật phương tiện truyền thông xã hội, phân loại biên lai chi phí đi lại hoặc tổ chức các cuộc họp — hãy dành ra một hoặc hai giờ đầu tiên trong ngày của bạn cho những nhiệm vụ quan trọng đòi hỏi nhiều sự tập trung. Dậy sớm hơn và làm việc ở nhà khoảng một giờ trước khi bạn đến văn phòng có thể giúp đảm bảo bạn không bị gián đoạn trong thời gian tập trung này.
Tất cả chúng ta đều làm việc khác nhau và trong khi hầu hết các chủ doanh nghiệp nói rằng họ làm việc hiệu quả nhất tại văn phòng, thì gần một phần ba nói rằng họ làm việc hiệu quả hơn khi làm việc tại nhà. Nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu của bạn là gì, bạn cần phải làm gì và bạn thích làm việc như thế nào. Một chủ doanh nghiệp có ba con nhỏ ở nhà có thể hoan nghênh sự yên tĩnh và im lặng tương đối của văn phòng, trong khi những người có văn phòng bận rộn và không ngừng bị gián đoạn có thể cần phải cố gắng ở nhà để hoàn thành công việc.
Với tư cách là người lãnh đạo doanh nghiệp của mình, bạn cần tạo ra tiếng nói cho nhân viên về việc tối đa hóa năng suất. Hãy thử động não với nhóm của bạn để nghĩ ra cách loại bỏ thói quen hoặc quy trình lãng phí thời gian tại nơi làm việc của bạn. Chia sẻ các chiến lược đã giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Thật khó để phá bỏ những thói quen ảnh hưởng đến năng suất của chúng ta (chẳng hạn như trả lời ngay lập tức khi có email đến) và nỗ lực thực hiện nó với tư cách một nhóm có thể giúp mọi việc dễ dàng hơn một chút.
Bạn cần thêm ý tưởng về cách tăng năng suất của mình? Đặt các chuyên gia từ SCORE vào nhóm của bạn để nhận được lời khuyên kinh doanh bí mật, miễn phí.