Nếu tủ hồ sơ của bạn bị vỡ ở các đường nối, bạn không đơn độc. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn có rất nhiều thủ tục giấy tờ cần theo dõi - mọi thứ từ giấy phép kinh doanh, hồ sơ nhân viên, biên nhận bữa trưa của công ty - danh sách này vẫn tiếp tục.

Một số hồ sơ khó quản lý hơn là chứng từ thuế của doanh nghiệp bạn và tất cả các thủ tục giấy tờ hỗ trợ đi kèm với chúng.

Việc điều hướng các yêu cầu về chứng từ thuế nổi tiếng là phức tạp và thường là lãnh thổ chưa được khám phá đối với một doanh nghiệp nhỏ.

Như một mặc định, nhiều chủ doanh nghiệp cuối cùng phải tiết kiệm một cách không cần thiết mỗi lần nhận cuối cùng trong nhiều năm. Hoặc thậm chí tệ hơn, họ trở nên quá tải và vứt bỏ thông tin quan trọng.

Lưu trữ đúng cách các chứng từ thuế của bạn là bốn chìa khóa dẫn đến thành công

1. Biết thời gian lưu trữ tài liệu thuế của bạn
2. Hiểu những tài liệu nào cần lưu trữ
3. Hiểu những tài liệu nào an toàn để cắt nhỏ
4. Lập kế hoạch để giữ cho tất cả được ngăn nắp

Doanh nghiệp nhỏ nên giữ chứng từ thuế trong bao lâu?

IRS có thể kiểm tra lợi nhuận của bạn lên đến bảy nhiều năm sau khi bạn nộp hồ sơ nếu họ nghi ngờ hồ sơ thuế đã được thực hiện không chính xác hoặc nếu bạn yêu cầu khấu trừ vào một khoản nợ khó đòi. Khoảng thời gian giới hạn - khoảng thời gian bạn phải sửa đổi tờ khai thuế - sẽ hết hạn sau ba năm kể từ khi tờ khai được nộp. Vì vậy, hãy lưu giữ tờ khai thuế và tất cả các tài liệu hỗ trợ trong ít nhất bảy năm, nếu không lâu hơn.

Để biết chi tiết đầy đủ về các yêu cầu chứng từ thuế liên bang dựa trên nhu cầu kinh doanh riêng của bạn, hãy truy cập trang web IRS và đọc qua trang của họ về thời gian lưu giữ hồ sơ thuế.

Vậy, Tài liệu Thuế và Hồ sơ Kinh doanh nào Nên Lưu giữ, và Điều gì Có thể Tiếp tục?

Các quy tắc thuế liên quan đến hồ sơ tài chính dường như thay đổi hàng năm. Hướng dẫn dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các yêu cầu mới nhất và phân tích tài liệu nào bạn nên lưu trữ, tài liệu nào bạn có thể cắt nhỏ và tài liệu nào thuộc về khóa và chìa khóa.

Lưu trữ bản sao giấy của sáu chứng từ thuế này

Các tài liệu sau là những tài liệu bạn sẽ muốn tiếp tục theo dõi - in, gửi và lưu trữ sáu tài liệu thuế này hàng năm.

1. Biểu mẫu 1040
   Các doanh nghiệp nhỏ nên lưu trữ 1040 biểu mẫu và bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào khác trong tối thiểu ba năm.
2. Lịch biểu K-1
   Các doanh nghiệp nhỏ đăng ký với tư cách là S-Corp hoặc Partnership cần phải nắm giữ tài liệu K-1 theo lịch trình trong vòng tối thiểu sáu năm để đưa ra bằng chứng về cổ phần của quan hệ đối tác.
3. Hồ sơ nhân viên
   Lưu trữ hồ sơ nhân viên, báo cáo bảng lương và các tài liệu hồ sơ nhân viên tương tự khác trong vòng tối thiểu bảy năm để an toàn.
4. Thỏa thuận đối tác
   Điều quan trọng là duy trì tất cả các thỏa thuận đối tác hoặc đối tác LLC và bất kỳ sửa đổi nào đối với các thỏa thuận đó, dưới dạng bản cứng để duy trì sự tồn tại của quan hệ đối tác.
5. Thư chấp nhận S-Corp và Biểu mẫu 2552
   Duy trì bản sao của cả thư và biểu mẫu vô thời hạn.
6. Giấy phép bắt buộc
   Duy trì bản in ra giấy của tất cả các giấy phép của tiểu bang và địa phương cần thiết để bạn vận hành doanh nghiệp của mình.

Ba loại chứng từ thuế cần lưu trữ điện tử

Không phải mọi hồ sơ kinh doanh đều yêu cầu bạn phải duy trì dấu vết trên giấy tờ. Nếu bạn giống như nhiều doanh nghiệp và muốn duy trì hồ sơ và tài liệu của mình dưới dạng điện tử, bạn có thể lưu giữ những tài liệu này trên máy chủ hoặc trên đám mây.

1. Báo cáo Giao dịch Bảng sao kê
   ngân hàng hoặc thẻ tín dụng hoặc các bảng sao kê giao dịch tương tự khác là tài liệu sao lưu của bạn cho hầu hết, nếu không phải tất cả, các khoản phải trả của bạn. Báo cáo giao dịch bằng giấy hoặc điện tử phải được nộp và lưu trữ trong ít nhất ba năm sau khi nộp hồ sơ vào mùa thuế của giao dịch.
2. Thỏa thuận pháp lý Hợp đồng
   hoặc các tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý nên được lưu trữ suốt đời của người liên hệ và trong nhiều năm sau đó, trong trường hợp những tài liệu đó cần được xem lại.
3. Hồ sơ thuế liên bang và tiểu bang
   Duy trì hồ sơ điện tử của bạn trong tối thiểu ba năm - nhiều hơn nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu tài sản, có nhân viên hoặc có bất kỳ hồ sơ không chính xác nào trong quá khứ.

Nếu bạn quyết định lưu trữ những tài liệu này dưới dạng điện tử, điều quan trọng đối với sự an toàn của doanh nghiệp bạn là bạn phải bảo vệ thông tin của mình bằng bảo mật dữ liệu đáng tin cậy, đã được chứng minh. Hội thảo trên web SCORE gần đây, 'Doanh nghiệp nhỏ cần biết gì về an ninh mạng', đề cập đến việc sao lưu và khôi phục các tài liệu nhạy cảm.

Dù bạn chọn tùy chọn lưu trữ điện tử hay dựa trên đám mây nào, bạn cũng nên dành thời gian nghiên cứu bảo mật dữ liệu của nền tảng đó và quy trình của chúng để bảo vệ doanh nghiệp của bạn, cũng như khôi phục dữ liệu của bạn nếu có vi phạm bảo mật. Xem danh sách các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây dành cho doanh nghiệp này để giúp bạn xác định cách an toàn nhất cho doanh nghiệp của mình để lưu trữ thông tin nhạy cảm dưới dạng điện tử và giữ cho các tài liệu thuế và hồ sơ kinh doanh khác của bạn có trật tự.

Tài liệu bạn có thể cắt nhỏ

Có một số loại hồ sơ kinh doanh không cần phải được lưu trữ vật lý hoặc điện tử. Trên thực tế, một số bản ghi có chứa thông tin cá nhân tốt hơn nhiều lần so với không. Điều này không bao gồm bất kỳ tài liệu thuế, tài liệu pháp lý và hầu hết các hồ sơ được liệt kê ở trên.

Luôn kiểm tra với cố vấn tài chính và kế toán của bạn trước khi bạn bắt đầu cắt nhỏ những gì có thể là tài liệu quan trọng để doanh nghiệp của bạn duy trì. Tuy nhiên, thông thường, hầu hết các doanh nghiệp có thể cắt nhỏ tài liệu không cần thiết liệt kê thông tin cá nhân.

Nếu bạn vẫn không chắc nên giữ lại những hồ sơ kinh doanh đó hay cất chúng đi, ngay cả khi đã hết thời hạn, thì việc lưu giữ chúng thêm một thời gian không bao giờ là một lựa chọn tồi. Và, việc số hóa hồ sơ của bạn sẽ giúp việc lưu trữ các tài liệu trước đây trở nên dễ dàng hơn, giảm bớt sự căng thẳng cho tủ hồ sơ của bạn.

Tạo một hệ thống và Giữ cho Hồ sơ Doanh nghiệp của Bạn được Sắp xếp Tốt

Bây giờ bạn đã sắp xếp hồ sơ tài chính của doanh nghiệp mình và biết tài liệu nào cần lưu trữ dưới dạng bản sao vật lý, tài liệu nào có thể được lưu trữ điện tử và tài liệu nào có thể được cắt nhỏ, bước tiếp theo là tạo ra một hệ thống để lưu trữ và lưu trữ đúng. tài liệu.

Một trong những cách dễ nhất để có được hồ sơ kinh doanh của bạn theo thứ tự là nhờ sự trợ giúp của cố vấn ĐIỂM SỐ. Một người cố vấn sẽ hướng dẫn bạn đến các nguồn lực tốt nhất để quản lý hồ sơ và giúp bạn tạo ra một hệ thống để giữ cho các tài liệu thuế và các hồ sơ kinh doanh khác của bạn có trật tự. Liên hệ với cố vấn SCORE ngay hôm nay.