Cho dù doanh nghiệp của bạn mới bắt đầu làm việc từ xa do các chính sách ở nhà được ban hành để chống lại virus coronavirus hay đã quen với nó, có thể khó đạt được hiệu quả khi làm việc tại nhà trong khi vẫn giữ được sức khỏe. Cá nhân tôi có thể chứng thực điều đó, đã làm việc tại nhà hơn một thập kỷ nay. Rất dễ hình thành thói quen làm việc tại nhà không tốt.
Bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn nếu có thể tạo ra một không gian riêng trong nhà để làm việc. Điều đó giúp bạn tách biệt không gian làm việc với không gian cá nhân của mình.
Điều này thậm chí còn quan trọng hơn nếu bạn không sống một mình và đang chia sẻ không gian với những người lớn và / hoặc trẻ em khác. Nếu đúng như vậy, bạn nên thiết lập một số quy tắc cơ bản. Nói với con bạn khi nào và làm thế nào để ngắt lời bạn. Nếu bạn đang họp, hãy cho mọi người biết họ cần im lặng. Một chủ doanh nghiệp mà tôi biết, đang vật lộn với khả năng những con chó của anh ta sẽ bắt đầu sủa khi anh ta ghi âm các podcast của mình.
Nếu bạn không có phòng trống, bạn có thể chỉ huy một phòng dành cho khách, một phần của tầng hầm hoặc phòng ăn ít sử dụng không? Bạn nên làm việc trên ghế làm việc (nếu có thể). Các chuyên gia sẽ khuyên bạn không nên làm việc trên ghế dài. Họ nói đúng, nhưng với tinh thần bộc lộ đầy đủ, mặc dù tôi có một văn phòng riêng, đôi khi tôi vẫn làm việc từ đi văng trong phòng khách của mình.
Đặt giờ "văn phòng" và cố gắng tuân theo chúng. Nếu bạn là sếp, bạn nên cho nhân viên biết thời gian bạn mong đợi họ có mặt tại nơi làm việc. Nhưng với tình hình hiện tại, một số có thể cần sự linh hoạt.
Kết hợp lịch trình của bạn, ngay cả khi đó chỉ là một đoạn ngắn hoặc đi bộ xung quanh nhà hoặc căn hộ của bạn. Cố gắng nghỉ 5 phút mỗi giờ một lần. Nếu bạn có thể an toàn ra ngoài để nghỉ ngơi trong thời gian ngắn, hãy làm như vậy. Nếu không thể, hãy hỏi ý kiến bác sĩ để xem bạn có cần bổ sung Vitamin D vào chế độ ăn uống của mình hay không. Và đừng quên ăn trưa.
Hoàn cảnh của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau ở đây. Nhân viên của bạn đang sử dụng máy tính nào? Máy bảo mật do nơi làm việc cấp hay máy tính cá nhân của họ? Dù sao đi nữa, bạn cũng muốn đảm bảo rằng nhân viên của mình đang giữ an toàn cho công việc của họ. Bạn có thể muốn điều tra việc sử dụng dịch vụ VPN (mạng riêng ảo).
Bạn và nhân viên của bạn cần thiết bị gì để làm việc tại nhà một cách hiệu quả? Ai đó sẽ cần một máy in hoặc máy photocopy? Mọi người sẽ dựa vào điện thoại di động của riêng họ? Họ có đủ dữ liệu không? Hãy hỏi nhân viên của bạn xem họ có những gì họ cần để hoàn thành công việc của mình không? Nếu không, bạn có thể đặt mua thiết bị hoặc vật tư trực tuyến và gửi cho họ không?
Điều này đặc biệt quan trọng nếu công ty của bạn mới làm việc từ xa. Nhân viên của bạn nhất định có câu hỏi. Đừng để họ đợi quá lâu. Nếu bạn không thể trả lời ngay lập tức, hãy nhớ nhanh - “Tôi sẽ liên hệ lại với bạn sau 20 phút” có thể hữu ích.
Có rất nhiều công cụ giúp bạn dễ dàng kết nối, chẳng hạn như Slack, Skype và Zoom. Không phải mọi cuộc giao tiếp đều cần về công việc. Những ngày này, nhiều người bị căng thẳng, vì vậy hãy nhớ hỏi nhân viên của bạn, ngay cả khi đó chỉ là để tìm hiểu xem họ đang làm như thế nào hoặc có thứ gì họ cần hay không.
Sẽ có lúc bạn cần gặp nhóm của mình hoặc thậm chí là khách hàng. Cố gắng giữ các cuộc họp nội bộ ở mức tối thiểu, chuẩn bị chương trình làm việc trước thời hạn và phân phối cho nhân viên của bạn. Yêu cầu mọi người ký tên vào năm phút trước khi cuộc họp bắt đầu để đảm bảo rằng bạn có thể bắt đầu đúng giờ. Có rất nhiều công cụ họp để lựa chọn.
Bạn không muốn đánh mất khía cạnh xã hội của công việc. Cân nhắc tổ chức một “giờ hạnh phúc” ảo với nhân viên của bạn, nơi bạn bắt kịp cuộc sống của nhau và xả hơi.
Nếu bạn chưa có chính sách làm việc tại nhà, đây là thời điểm tốt để theo dõi xem chính sách đó đang diễn ra như thế nào. Tôi đã thấy một tweet về một công ty rất hài lòng với cách kế hoạch làm việc từ xa của họ đang diễn ra, họ đang cân nhắc việc chuyển sang chế độ ảo và tiết kiệm hàng nghìn đô la tiền thuê cũng như các chi phí phát sinh khác.