Đưa ra những lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn có thể có nghĩa là thuê một người sống ở một tiểu bang khác, cung cấp cho một nhân viên muốn chuyển đi hoặc di chuyển một nhân viên qua các tuyến của tiểu bang để mở rộng cơ sở khách hàng của bạn. Đối với mỗi nhân viên ngoài tiểu bang trong biên chế của bạn, bạn sẽ cần phải thực hiện một số công việc hợp pháp để tuân thủ các cơ quan thuế và việc làm hiện hành. Hướng dẫn bên dưới có thể giúp bạn bắt đầu.
Bài viết này tập trung vào những người làm việc từ xa đủ điều kiện làm nhân viên W-2, không phải nhà thầu độc lập, nhưng đó là điểm khác biệt cần thiết cần thực hiện ngay. IRS thường đối xử với người lao động như những nhà thầu độc lập nếu họ kiểm soát cách thức, thời gian và địa điểm hoàn thành công việc và nếu người sử dụng lao động chỉ hướng dẫn kết quả mong muốn của công việc. Nếu không, họ là nhân viên W-2.
Lưu ý rằng đây không phải là một định nghĩa khô khan và làm việc từ xa có thể tạo ra các vùng xám. Nhưng câu trả lời sẽ xác định xem doanh nghiệp của bạn có khấu trừ thuế thu nhập của tiểu bang và trả tiền An sinh xã hội, Medicare và thuế thất nghiệp hay không. Thông thường, các doanh nghiệp không bắt buộc phải khấu trừ hoặc trả thuế đối với tiền lương cho các nhà thầu độc lập, nhưng phải làm như vậy đối với nhân viên của W-2.
Trang Nhân viên hoặc Nhà thầu Độc lập của IRS phác thảo 3 danh mục lớn — kiểm soát hành vi, kiểm soát tài chính và loại mối quan hệ — để giúp bạn chọn phân loại nhân viên chính xác. Ngoài ra, luật tiểu bang có thể ảnh hưởng đến cách bạn phân loại và trả lương cho công nhân của mình. Chẳng hạn, Dự luật Hội đồng 5 (AB5) của California gây khó khăn hơn cho các doanh nghiệp trong việc phân loại người lao động thành các nhà thầu độc lập.
Sau khi bạn chắc chắn rằng nhân viên từ xa của mình đủ điều kiện là nhân viên W-2, đã đến lúc xác định nơi nhân viên từ xa của bạn làm việc và nơi họ sống. Một nhân viên từ xa có thể cư trú ở một tiểu bang và đi làm việc ở một tiểu bang khác, nhưng thông thường bạn sẽ cần khấu trừ và báo cáo thuế ở tiểu bang nơi nhân viên từ xa của bạn làm việc. Ví dụ:nếu công ty của bạn có trụ sở tại Washington và có một nhân viên từ xa làm việc ở California và sống ở Nevada, bạn sẽ khấu trừ thuế thu nhập của nhân viên và trả thuế thất nghiệp của tiểu bang ở California.
Bạn có thể căn cứ vào việc khấu trừ thuế dựa trên vị trí làm việc tự báo cáo của nhân viên nếu câu trả lời của họ là hợp lý. Tuy nhiên, có một vài trường hợp ngoại lệ có thể xảy ra cần xem xét, bao gồm các thỏa thuận có đi có lại giữa các tiểu bang và các quy tắc giảm thiểu hoặc miễn trừ.
Thỏa thuận có đi có lại giữa 2 quốc gia láng giềng cho phép cư dân của một tiểu bang yêu cầu miễn khấu trừ thuế ở tiểu bang kia (có đi có lại). Các thỏa thuận có đi có lại ngăn cản người lao động khai thuế nhiều tiểu bang. Nếu tiểu bang làm việc và tiểu bang cư trú của nhân viên của bạn có thỏa thuận có đi có lại, bạn sẽ khấu trừ và chỉ báo cáo thuế tại tiểu bang cư trú của họ.
Tuy nhiên, có đi có lại không phải là một khái niệm tự động. Nhân viên phải yêu cầu bạn khấu trừ thuế ở tiểu bang quê hương của họ thay vì tiểu bang nơi làm việc của họ. Khi nhân viên của bạn cung cấp cho bạn biểu mẫu miễn thuế của tiểu bang của họ, hãy ngừng khấu trừ thuế cho tiểu bang làm việc của họ và bắt đầu khấu trừ thuế cho tiểu bang của họ. Lưu giữ các giấy chứng nhận miễn thuế của tiểu bang này trong hồ sơ doanh nghiệp của bạn trong trường hợp tiểu bang làm việc của nhân viên kiểm tra doanh nghiệp của bạn.
Nếu nhân viên tại tiểu bang của bạn đang làm việc ở một tiểu bang khác với số tiền rất hạn chế, họ có thể không phải chịu thuế thu nhập của tiểu bang kia. Các quy tắc miễn trừ hoặc tối thiểu xác định một ngưỡng (chẳng hạn như số ngày làm việc tối đa ở tiểu bang hoặc số đô la thu nhập kiếm được), khi vượt quá, yêu cầu chủ lao động phải bắt đầu khấu trừ thuế tiểu bang.
Hầu hết các nhân viên làm việc trong một tiểu bang từ xa đều vượt quá ngưỡng tối thiểu và luật có thể rất khác nhau giữa các khu vực tài phán. Do đó, liên hệ với cục thuế tiểu bang tại địa điểm làm việc của nhân viên của bạn để được hướng dẫn cụ thể theo từng tiểu bang.
Quản lý bảng lương cho nhân viên làm việc và sinh sống ở nơi khác có thể là khía cạnh phức tạp nhất của việc xây dựng một đội từ xa. May mắn thay, có những dịch vụ chuyên nghiệp có thể trợ giúp.
Các nhà cung cấp dịch vụ trả lương có thể giúp công ty của bạn tuân thủ luật thuế trả lương và khai thuế khấu lưu. Tự động hóa quy trình tính lương cũng giúp bạn thanh toán đúng số tiền thuế và tránh bỏ lỡ những ngày đến hạn quan trọng. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ trả lương sẽ yêu cầu bạn đăng ký với Bộ Lao động và lấy ID thuế việc làm của bạn để họ có thể khấu trừ và nộp thuế với tư cách là người đại diện cho bạn.
Việc có một nhân viên thường xuyên làm việc trong một tiểu bang thường đủ để kích hoạt các quy tắc về mối quan hệ “hiện diện thực tế” — mặc dù các nguyên tắc có thể khác nhau giữa các tiểu bang. Nexus là khi doanh nghiệp của bạn có kết nối đủ mạnh với một tiểu bang khác để chịu trách nhiệm về thu nhập và thuế bán hàng của họ.
Truy cập trang web của Bộ Doanh thu ở trạng thái làm việc của nhân viên của bạn có thể mang lại một số câu trả lời — nhưng liệu doanh nghiệp của bạn có mối liên hệ hay không có thể là một câu hỏi phức tạp và có thể bao gồm nhu cầu đăng ký làm doanh nghiệp nước ngoài và chỉ định một đại lý đã đăng ký ở tiểu bang nơi nhân viên từ xa của bạn làm việc. Gặp gỡ chuyên gia thuế hoặc CPA của bạn có thể giúp bạn hiểu và nắm rõ các nghĩa vụ đăng ký và thuế của mình.
Bạn cũng cần tìm hiểu về luật lao động địa phương trong khu vực pháp lý nơi nhân viên từ xa của bạn làm việc, chẳng hạn như yêu cầu về mức lương tối thiểu và thời gian nghỉ bắt buộc. Hướng dẫn sử dụng lao động của Bộ Lao động là một nguồn tài liệu tuyệt vời về chủ đề này.
Tiểu bang nơi nhân viên ở xa của bạn làm việc có thể sẽ yêu cầu bạn đăng ký bảo hiểm thất nghiệp thông qua chương trình bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang. Không làm như vậy có thể khiến doanh nghiệp của bạn phải chịu các hình phạt và phí do không tuân thủ luật bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang.
Hầu hết mọi tiểu bang đều yêu cầu người sử dụng lao động phải có bảo hiểm Bồi thường cho Người lao động, bảo hiểm này bảo vệ nhân viên của bạn trong trường hợp bị thương hoặc bệnh tật liên quan đến công việc. Bạn có thể đăng ký thông qua một nhà cung cấp thương mại hoặc chương trình bảo hiểm bồi thường cho công nhân của tiểu bang bạn. Để tìm hiểu thêm, hãy liên hệ với viên chức bồi thường cho người lao động ở tiểu bang nơi nhân viên của bạn sẽ làm việc.