Chờ đợi cho đến khi tình trạng hỗn loạn của ngày lễ đến để giải quyết các nhiệm vụ tuân thủ kinh doanh bắt buộc khiến một mùa giải vốn đã căng thẳng lại càng phải cố gắng hơn. Và việc trì hoãn hồ sơ cho đến một thời gian sau có thể gây ra vấn đề lớn.
Việc không gửi báo cáo và biểu mẫu đúng hạn có thể bị phạt, bị phạt, thậm chí là đình chỉ hoặc giải thể doanh nghiệp. Không hẳn là một kịch bản lý tưởng để nói “tạm biệt” năm 2021 và “xin chào” năm 2022!
May mắn thay, với một số suy nghĩ và lập kế hoạch trước, các chủ doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu cuối năm của họ trước khi bắt tay vào mua (và gói!) Quà tặng, đi du lịch cho người thân và tổ chức các bữa tiệc kỳ nghỉ.
Tôi sẽ chia sẻ một số yêu cầu cuối năm mà nhiều chủ doanh nghiệp phải giải quyết để giữ cho công ty của họ hoạt động tốt. Hãy nhớ rằng không phải tất cả mọi người đều có trách nhiệm tuân thủ kinh doanh giống nhau. Chúng khác nhau tùy thuộc vào loại tổ chức, ngành và nơi đặt trụ sở của công ty. Vì lý do đó, các doanh nhân nên đảm bảo rằng họ hiểu các quy tắc và yêu cầu cụ thể áp dụng cho họ. Tham khảo ý kiến với luật sư đáng tin cậy và cố vấn thuế có thể giúp đảm bảo không có gì bị bỏ sót.
Gần như mọi tiểu bang đều yêu cầu các tổng công ty tổ chức các cuộc họp cổ đông thường niên và ghi lại biên bản các cuộc họp đó. Ở một số bang, các LLC (công ty trách nhiệm hữu hạn) phải tiến hành các cuộc họp thành viên thường niên. Ngay cả khi không được yêu cầu bởi các quy tắc luật định, một LLC vẫn có thể phải tổ chức một cuộc họp theo các điều kiện của thỏa thuận hoạt động của mình. Bất kỳ doanh nghiệp nào chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp thường niên nhưng chưa tổ chức vào năm 2021 sẽ muốn lên lịch sớm!
Nhiều tiểu bang yêu cầu các LLC và tập đoàn phải nộp báo cáo thường niên hàng năm. Một số có báo cáo hai năm một lần (hai năm một lần). Và sau đó là những nơi khác — như Pennsylvania và các báo cáo hàng năm (mười năm một lần) — theo một lịch trình khác. Chủ doanh nghiệp phải nghiên cứu các quy tắc và thời hạn của tiểu bang của họ để họ không bỏ lỡ trách nhiệm tuân thủ quan trọng này.
Không chỉ tần suất của các báo cáo khác nhau mà còn thay đổi cả ngày đến hạn. Một số tiểu bang đặt thời hạn phù hợp với ngày kỷ niệm thành lập hoặc ngày thành lập doanh nghiệp. Những người khác yêu cầu các báo cáo cùng lúc khi báo cáo thuế hàng năm đến hạn. Những người khác yêu cầu chúng vào cuối năm dương lịch.
Các doanh nghiệp (chẳng hạn như công ty tư nhân duy nhất, công ty hợp danh chung và các LLC thực thể không phụ thuộc) thực hiện thu nhập ước tính hàng quý và nộp thuế tư doanh trong suốt cả năm có thể được hưởng lợi từ việc xem xét doanh thu, chi phí và các khoản thanh toán thuế hàng năm của họ. Kiểm tra phép toán có thể giúp họ xác định xem họ đã nộp thiếu hay nộp thừa thuế trong năm. Sau đó, họ có thể thảo luận về tình hình của mình với cố vấn thuế hoặc kế toán để xem liệu có thể thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào đối với khoản nộp thuế ước tính cuối cùng trong năm để bù đắp bất kỳ khoản thừa hoặc thiếu nào hay không.
Cấu trúc kinh doanh mà một công ty khởi nghiệp lựa chọn ban đầu có thể không phải là lựa chọn tốt nhất khi công ty phát triển và phát triển. Ví dụ:một công ty sở hữu độc quyền đã thêm nhân viên vào bảng lương và mở rộng các dòng sản phẩm của mình có thể thấy rằng việc bảo vệ trách nhiệm cá nhân và tính linh hoạt về thuế của một LLC sẽ mang lại một tình huống tối ưu về mặt pháp lý và tài chính. Luật sư, kế toán và cố vấn thuế có thể giúp các doanh nhân đánh giá loại pháp nhân sẽ phục vụ nhu cầu của họ và xác định thời điểm lý tưởng để thực hiện thay đổi có hiệu quả.
Các doanh nghiệp được đăng ký là công ty trách nhiệm hữu hạn và tổng công ty phải thông báo chính thức về trạng thái nhất định đã xảy ra với pháp nhân. Ở nhiều tiểu bang, biểu mẫu được sử dụng để nộp đơn được gọi là “Điều khoản sửa đổi” hoặc “Giấy chứng nhận sửa đổi”.
Nói chung, những thay đổi đảm bảo một thông báo sửa đổi bao gồm:
Chủ doanh nghiệp nên gửi các điều khoản sửa đổi để báo cáo những thay đổi như vậy càng sớm càng tốt trong năm chúng xảy ra để nhà nước có thông tin chính xác trong hồ sơ về công ty của họ. Việc có thông tin chi tiết hiện tại được nộp cho nhà nước giúp đảm bảo một pháp nhân duy trì trạng thái tốt và duy trì bức màn công ty bảo vệ tài sản cá nhân của chủ sở hữu khỏi các khiếu nại pháp lý và tài chính chống lại doanh nghiệp.
Các doanh nhân có kế hoạch thuê nhân viên đầu tiên của họ vào năm 2022 có thể bắt đầu hoạt động bằng cách đăng ký thuế trả lương trước khi năm mới đến. Người sử dụng lao động khấu trừ thuế thu nhập liên bang từ tiền lương của nhân viên, vì vậy họ cần có EIN (Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng) nếu họ chưa nhận được số EIN từ IRS. Đăng ký của tiểu bang bao gồm Thuế bảo hiểm thất nghiệp của tiểu bang (SUI), cung cấp trợ cấp thất nghiệp ngắn hạn cho những người lao động đủ điều kiện bị thất nghiệp do mất việc làm hoặc rời đi do sức khỏe hoặc các vấn đề cá nhân. Ngoài ra, hầu hết các tiểu bang yêu cầu các doanh nghiệp đăng ký khấu trừ Thuế Thu nhập Tiểu bang (SIT) từ tổng tiền lương của nhân viên và nộp cho cơ quan thuế của tiểu bang.
Đóng cửa một công việc kinh doanh không chỉ đơn giản là đặt hệ thống phanh vào việc bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Các doanh nhân phải tuân theo một quy trình để chính thức chấm dứt sự tồn tại của LLC hoặc công ty bằng cách nộp một tài liệu có tên là “Các Điều khoản Giải thể” hoặc “Giấy chứng nhận Chấm dứt” cho văn phòng Ngoại trưởng. Ở một số bang, công ty hợp danh phải nộp thủ tục giấy tờ để thông báo về việc giải thể công ty.
Các công việc khác có thể bao gồm đóng tài khoản thuế của doanh nghiệp và hủy bỏ giấy phép và giấy phép kinh doanh.
Việc không thông báo chính thức cho các cơ quan thích hợp của tiểu bang, liên bang và địa phương khi đóng cửa một doanh nghiệp có thể có nghĩa là chủ sở hữu sẽ vẫn phải chịu trách nhiệm nộp các báo cáo bắt buộc và nộp thuế cũng như các khoản phí khác ngay cả khi họ đã ngừng hoạt động.
Mặc dù có vẻ như thời điểm cuối năm còn rất xa nhưng nó đang đến rất nhanh. Sắp xếp tổ chức và giải quyết các trách nhiệm tuân thủ còn lại của bạn ngay bây giờ để bạn có thể tận hưởng niềm vui trong kỳ nghỉ mà không bị sao nhãng!