Khi bạn thành lập một doanh nghiệp mới, rất có thể bạn sẽ phải đăng ký công ty của mình để có được giấy phép kinh doanh và các giấy phép cần thiết khác để hoạt động. Ngành và địa điểm bạn hoạt động sẽ xác định bạn cần những giấy phép và giấy phép nào. Vì việc xin giấy phép kinh doanh có thể mất đáng kể thời gian và nguồn lực, nên điều quan trọng là phải biết những giấy phép nào áp dụng cho doanh nghiệp của bạn (và cách lấy chúng) trước khi thành lập.
Giấy phép kinh doanh là đăng ký hợp pháp của công ty bạn cho phép bạn hoạt động trong ngành và khu vực tài phán của bạn. Các doanh nghiệp nhỏ được chính quyền liên bang và địa phương yêu cầu về mặt pháp lý để có được các giấy phép kinh doanh hiện hành trước khi cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Giấy phép kinh doanh mang lại lợi ích cho các quận bằng cách cho phép họ thu doanh thu, áp đặt các hạn chế về phân vùng và quy định những công ty nào hoạt động trong đó; tuy nhiên, giấy phép kinh doanh cũng có thể có lợi cho doanh nghiệp nhỏ của bạn
James Gilmer, chuyên gia tuân thủ tại Harbour Compliance, nói với Business News Daily:“Việc được cấp phép cho phép chủ sở hữu doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng, nhân viên và các bên liên quan khác niềm tin rằng doanh nghiệp đang hoạt động tốt và hàng hóa và dịch vụ của nó là đáng tin cậy. “Giấy phép trong một số lĩnh vực nhất định cũng có thể được sử dụng như một lợi thế cạnh tranh, nơi các doanh nghiệp được cấp phép có thể chứng minh bằng chứng về giấy phép tại bàn đàm phán hoặc quy trình RFP.”
Mỗi quận áp dụng các yêu cầu và quy định về giấy phép kinh doanh khác nhau, và việc không tuân thủ có thể dẫn đến nhiều hậu quả, chẳng hạn như tiền phạt, lệ phí trễ hạn, tiền phạt và từ chối hoạt động. Do đó, điều cần thiết là phải xác định những giấy phép và giấy phép bạn cần trước khi mở cửa cho công chúng.
Kelly DuFord Williams, người sáng lập và đối tác quản lý của Slate Law Group, cho biết:“Yêu cầu nộp hồ sơ thay đổi tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và các doanh nghiệp như nhà hàng và cơ sở chăm sóc ban ngày yêu cầu giấy phép kinh doanh bổ sung. “Điều tối quan trọng là bất kỳ ai quan tâm đến việc thành lập doanh nghiệp phải hiểu rõ những giấy phép mà họ phải mang theo trước khi thành lập. Hơn nữa, bạn nên tìm kiếm luật sư để đảm bảo tuân thủ đúng các quy tắc địa phương. ”
Nếu bạn đang băn khoăn không biết có cần xin giấy phép kinh doanh không thì câu trả lời rất có thể là có. Tuy nhiên, giấy phép kinh doanh có thể rất khác nhau giữa các tiểu bang, thành phố và ngành khác nhau, vì vậy việc xác định chính xác giấy phép cụ thể nào bạn cần có thể là một thách thức. Chúng tôi đã trao đổi với các chuyên gia trong ngành để xác định một số giấy phép kinh doanh phổ biến nhất giúp bạn bắt đầu, nhưng bạn nên tìm kiếm cố vấn pháp lý để tìm hiểu cụ thể những giấy phép nào áp dụng cho doanh nghiệp của bạn.
Giấy phép hoạt động kinh doanh là giấy phép do tiểu bang và thành phố cấp để cấp cho bạn quyền hợp pháp để hoạt động kinh doanh trong thành phố và tiểu bang của bạn. Bạn có thể cần phải đăng ký những điều này riêng biệt ở cấp tiểu bang và thành phố, vì mỗi khu vực tài phán có các yêu cầu và quy định riêng.
Nếu bạn điều hành doanh nghiệp của mình dưới tên khác với tên bạn đã đăng ký hợp pháp, bạn có thể bắt buộc phải có tên DBA - còn được gọi là tên thương mại, tên hư cấu hoặc tên giả. Yêu cầu DBA khác nhau tùy theo vị trí.
Mỗi đô thị có quy định về loại hình kinh doanh nào có thể hoạt động (và ở đâu), vì vậy bạn cần xác minh rằng thành phố bạn đang hoạt động được phân vùng cho loại hình kinh doanh cụ thể của bạn. Nếu không, bạn sẽ cần phải đăng ký phương sai phân vùng và chứng minh rằng doanh nghiệp của bạn sẽ không làm gián đoạn cộng đồng một cách đáng kể.
Giấy phép xây dựng xác minh rằng tòa nhà mà bạn vận hành có đạt tiêu chuẩn hay không, đây là một thành phần cần thiết để đăng ký bảo hiểm kinh doanh. Tương tự, giấy phép cư trú tại nhà cho phép bạn tiến hành hoạt động kinh doanh bên ngoài ngôi nhà của mình.
Deborah Sweeney, Giám đốc điều hành của MyCor Tổng công ty cho biết:“Nếu bạn điều hành và điều hành doanh nghiệp của mình tại nhà, bạn phải xin giấy phép cư trú tại nhà. “Điều này đảm bảo khu vực lân cận của bạn được khoanh vùng cho hoạt động kinh doanh gia đình. Điều đó có nghĩa là, hoạt động kinh doanh được tiến hành từ nhà của bạn không gây thêm giao thông hoặc tiếng ồn cho cộng đồng. ”
Giấy phép kiểm tra phòng cháy chữa cháy và giấy phép an toàn từ sở cứu hỏa địa phương xác minh rằng doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động an toàn và không vi phạm bất kỳ quy tắc cháy nổ nào, điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty hoạt động bằng vật liệu dễ cháy. Một số khu vực pháp lý yêu cầu mọi doanh nghiệp phải nhận được giấy phép của sở cứu hỏa trước khi hoạt động, trong khi những khu vực khác chỉ yêu cầu kiểm tra định kỳ. Kiểm tra với chính quyền địa phương của bạn để xem mức độ áp dụng các quy định về kiểm tra cháy nổ cho doanh nghiệp của bạn.
Một yếu tố cần thiết (và đôi khi gây nhầm lẫn) khi điều hành một doanh nghiệp là đảm bảo bạn đáp ứng tất cả các quy định thuế bắt buộc và chủ doanh nghiệp nhỏ cần có nhiều giấy phép cho mục đích thuế. Ví dụ:gần như mọi doanh nghiệp cần có Mã số nhận dạng nhà tuyển dụng (EIN), cho phép bạn thuê nhân viên và thu thuế tiền lương. Các doanh nghiệp bán hàng hóa (và đôi khi cả những doanh nghiệp bán dịch vụ) thường phải xin giấy phép người bán, còn được gọi là giấy phép hoặc giấy phép thuế bán hàng.
Tùy thuộc vào ngành và vị trí của bạn, bạn có thể cần nhận được giấy phép sức khỏe cụ thể để hoạt động kinh doanh của mình. Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành thực phẩm và đồ uống sẽ cần được đánh giá để xác minh rằng họ có đáp ứng các tiêu chuẩn về mã sức khỏe hay không. Trừ khi bạn là một trong số ít các tổ chức được miễn trừ, bạn cũng sẽ phải tuân thủ các quy định về an toàn như các quy định của Cục Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp.
Các công ty ở một số địa điểm và ngành nhất định phải có một trong nhiều giấy phép về môi trường do chính phủ quản lý. Chúng thường bảo vệ các yếu tố môi trường như chất lượng không khí và nước.
Ví dụ, Williams cho biết hầu hết các quận ở California đều yêu cầu các doanh nghiệp sản xuất chất thải nước (ví dụ:tiệm rửa xe, công ty vệ sinh ngoài trời) phải hoàn thành phần nước chảy đô thị trong giấy phép kinh doanh của họ, dự đoán khả năng nước chảy tràn có thể gây ô nhiễm nguồn nước địa phương. Các công ty này phải điền thêm thông tin vào đơn đăng ký giấy phép kinh doanh của họ để xác định xem họ có tuân thủ hay không.
Mặc dù điều đó có vẻ vô hại, nhưng việc treo biển hiệu kinh doanh trước khi bạn có được giấy phép đăng ký phù hợp có thể dẫn đến một số khoản phạt nặng. Nhiều chính quyền địa phương quy định các yêu cầu về đăng ký doanh nghiệp, chẳng hạn như quy mô của nó và vị trí của nó. Để tránh lãng phí tiền cho một bảng hiệu không có mã, hãy kiểm tra với chính quyền địa phương của bạn để xem liệu bạn có cần tuân theo bất kỳ nguyên tắc nào hay xin giấy phép ký tên trước đó hay không.
Ngoài các giấy phép kinh doanh tiêu chuẩn mà hầu hết các doanh nghiệp cần phải có, bạn có thể sẽ cần các giấy phép và giấy phép cụ thể cho ngành của bạn. Các ngành công nghiệp phổ biến thường yêu cầu giấy phép và giấy phép cụ thể bao gồm kiến trúc, thẩm mỹ viện và spa, chăm sóc trẻ em, dịch vụ dọn dẹp và vệ sinh, xây dựng, điện, kỹ thuật, thực phẩm và rượu, hợp đồng chung, chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, cảnh quan, kiểm soát dịch hại, dược phẩm, hệ thống ống nước , sự kiện tạm thời và thuốc lá.
Một số ví dụ về giấy phép mà những ngành này cần là giấy phép của người bán lại và giấy phép Kiểm soát đồ uống có cồn (ABC).
Angelique Rewers, Giám đốc điều hành của The Corporate Agent cho biết:“Một thứ khác mà một doanh nghiệp có thể cần là một thứ được gọi là một trái phiếu chắc chắn. “Trái phiếu chắc chắn là các thỏa thuận đảm bảo tài chính đảm bảo công ty tuân thủ các quy định của nhà nước và / hoặc các nghĩa vụ theo hợp đồng. Đây là điều thường được yêu cầu đối với một số loại hình công ty, chẳng hạn như những công ty trong ngành xây dựng ”.
Phần thưởng cũng cho biết các doanh nghiệp trong các ngành do liên bang quản lý thường phải điền vào các biểu mẫu cấp phép với các cơ quan như Dịch vụ Cá và Động vật hoang dã Hoa Kỳ, Ủy ban Hàng hải Liên bang hoặc Bộ Giao thông Vận tải Hoa Kỳ. Vì giấy phép bạn sẽ cần thay đổi theo tiểu bang, thành phố và ngành, bạn nên liên hệ với các cơ quan chính phủ và cố vấn pháp lý có liên quan để hiểu các yêu cầu cụ thể của bạn.
Chi phí giấy phép kinh doanh hoặc giấy phép của bạn phụ thuộc vào một số yếu tố, như loại giấy phép, vị trí của bạn, phí xử lý và phí định kỳ. Giấy phép kinh doanh trung bình có giá từ 50 đô la đến vài trăm đô la cộng với phí gia hạn.
Tuy nhiên, Gilmer cho biết một số tiểu bang có các yêu cầu chung về giấy phép kinh doanh. Ví dụ, chi phí cho giấy phép kinh doanh của tiểu bang ở Nevada có thể là $ 500 mỗi năm, cộng với phí nộp danh sách hàng năm của các viên chức và giám đốc.
Gilmer nói:“Đối với các giấy phép dành riêng cho ngành và địa phương, lệ phí có thể dao động từ vài đô la đến vài nghìn đô la, một lần hoặc liên tục. “Vì mục đích lập ngân sách, chủ doanh nghiệp nên làm bài tập về nhà và liên hệ với các cơ quan có liên quan như một phần của quá trình lập kế hoạch, thay vì bị sốc khi nộp đơn xin cấp phép một cách phản động hoặc trong một thời gian ngắn.”
Quy trình nộp giấy phép kinh doanh khác nhau tùy theo giấy phép hoặc giấy phép, nhưng nhìn chung bạn có thể tìm thấy thông tin để xin giấy phép kinh doanh trên các trang web của quận, tiểu bang và liên bang. Trong một số khu vực pháp lý, bạn sẽ tìm kiếm Sở Kinh doanh và Quy định nghề nghiệp (DBPR) của mình ở cấp địa phương, còn được gọi là Cục Giấy phép Tiểu bang.
Việc xin giấy phép kinh doanh có thể khó khăn vì rất ít tiểu bang có các cơ quan trung ương giám sát việc cấp phép, vì vậy Gilmer đề nghị các chủ doanh nghiệp nên bắt đầu bằng cách liên hệ với chính quyền thành phố, quận và tiểu bang nơi họ dự định hoạt động hoặc thuê luật sư hoặc công ty để hỗ trợ. với quy trình.
“Nếu bạn nghĩ rằng có khả năng loại hình doanh nghiệp bạn đang bắt đầu cũng được quy định ở cấp liên bang, hãy nhớ kiểm tra thông tin về giấy phép kinh doanh liên bang được cơ quan liệt kê trên trang web của Cục Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ (SBA),” Rewers nói . “Lỗi ở khía cạnh thận trọng thay vì giả định rằng bạn hiểu rõ.”
Quá trình này có thể mất từ vài ngày đến vài tháng. Cùng với loại hình kinh doanh mà bạn sở hữu, quyền tài phán của bạn quyết định thời gian để được cấp giấy phép. Một số tiểu bang cấp giấy phép kinh doanh trong vòng một tuần, trong khi những tiểu bang khác mất từ ba đến bốn tuần.
Ngành của bạn cũng xác định thời gian bạn có thể chờ đợi giấy phép kinh doanh của mình. Theo Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ, các doanh nghiệp trong ngành xây dựng, nông nghiệp, giặt hấp, bán hàng tự động và nhà hàng thường phải đối mặt với một số quy định của nhà nước với các yêu cầu cấp phép kinh doanh mở rộng và khung thời gian phê duyệt. SBA cảnh báo các chủ sở hữu doanh nghiệp rằng giấy phép không phải lúc nào cũng vĩnh viễn và có thể có ngày hết hạn với yêu cầu gia hạn.
Các cơ quan liên bang cũng có thể phải phê duyệt giấy phép kinh doanh nếu ngành này được giám sát bởi chính phủ quốc gia. Các ngành công nghiệp này bao gồm nông nghiệp, thuốc lá, súng cầm tay, vận tải, khai thác mỏ, đánh cá và hàng không. Đẩy nhanh thời gian phê duyệt giấy phép kinh doanh bằng cách nộp đơn đã hoàn chỉnh cùng với mọi khoản phí được yêu cầu.
Theo Dịch vụ Kinh doanh Harvard, trước tiên bạn nên thành lập LLC trước khi xin giấy phép kinh doanh. Mặc dù một số công ty chỉ thành lập một LLC, nhưng họ có nguy cơ bị phạt và bị phạt (và tài sản kinh doanh của họ) nếu doanh nghiệp vi phạm bất kỳ quy định nào của địa phương. Trước tiên, việc đăng ký LLC là hợp lý nhất vì giấy phép kinh doanh yêu cầu tên hợp pháp của doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn nhận được LLC sau khi có giấy phép kinh doanh, bạn sẽ cần yêu cầu thay đổi tên doanh nghiệp với cơ quan cấp phép. Việc thay đổi tên doanh nghiệp trên giấy phép có thể yêu cầu bạn phải trả một khoản phí.
Để có được giấy phép kinh doanh, bạn có ba lựa chọn:Tự mình nộp đơn xin giấy phép, liên hệ với dịch vụ nộp hồ sơ của bên thứ ba để giúp bạn chuẩn bị các đơn đăng ký giấy phép kinh doanh hoặc tham khảo ý kiến của luật sư có kinh nghiệm, người có thể giúp bạn nộp giấy phép kinh doanh. Nếu bạn muốn tự mình xin giấy phép kinh doanh, bạn có thể làm theo các bước chung sau.
Hãy nhớ rằng quy trình xin giấy phép kinh doanh phụ thuộc vào giấy phép bạn cần và tiểu bang bạn đang hoạt động, và bạn nên tìm kiếm cố vấn pháp lý để giúp bạn đăng ký giấy phép và duy trì sự tuân thủ.
Bắt đầu bằng cách nghiên cứu những giấy phép nào áp dụng cho doanh nghiệp của bạn ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương. Liên hệ với các cơ quan có liên quan tại các địa điểm mà bạn dự định hoạt động.
Gilmer nói:“Đây có thể là một quá trình tốn nhiều thời gian, vì nhiều cơ quan chính phủ không có các trang web hoặc dịch vụ điện thoại hữu ích, nhưng điều quan trọng là phải tránh những hậu quả của việc điều hành một doanh nghiệp không có giấy phép.
Hãy nhớ rằng bạn nên xin EIN từ IRS trước khi tìm kiếm các giấy phép kinh doanh khác.
Khi xin giấy phép, bạn cần để ý kỹ từng hồ sơ để xác định cần nộp những giấy tờ nào. Mặc dù các tài liệu bạn cần tùy thuộc vào loại giấy phép, công việc bạn sẽ làm và bất kỳ quy định cụ thể nào do cơ quan chính phủ hiện hành thực thi, Gilmer cho biết hầu hết các giấy phép đều yêu cầu những điều sau:
Đối với giấy phép kinh doanh trong các ngành cụ thể, chẳng hạn như kiến trúc hoặc xây dựng, Gilmer cho biết chủ sở hữu doanh nghiệp cũng có thể phải cung cấp những điều sau:
Bạn cũng có thể được yêu cầu chỉ định một đại lý đã đăng ký của công ty để phục vụ quy trình.
Khi bạn đã biết cần xin giấy phép kinh doanh gì và cần những giấy tờ kinh doanh gì, đã đến lúc bạn phải điền và nộp hồ sơ. Mỗi ứng dụng đều khác nhau, vì vậy hãy đảm bảo làm theo hướng dẫn.
Gilmer nói:“Chuẩn bị đơn và các tài liệu kèm theo chỉ là một phần nhỏ của quá trình. “Mỗi cơ quan chính phủ có một quy trình duy nhất để nộp đơn, có thể qua đường bưu điện, trực tiếp, email, fax hoặc trực tuyến. Đôi khi, các biểu mẫu phải có chữ ký của nhiều bên hoặc được công chứng, và phải nộp các biểu mẫu gốc (hoặc bản sao hoặc bản ba của chúng). ”
Nhiều giấy phép kinh doanh có thể được tìm thấy và nộp trực tuyến. Sau khi nộp đơn xin giấy phép kinh doanh, bạn sẽ nhận được sự chấp thuận ngay lập tức hoặc đợi phản hồi từ cơ quan cấp phép về tình trạng phê duyệt của bạn. Nhiều đại lý mất hàng tuần hoặc hàng tháng để phê duyệt đơn đăng ký - và điều đó giả sử bạn đã hoàn thành đơn đăng ký một cách chính xác.
Gilmer nói:“Các chủ doanh nghiệp nên chuẩn bị liên hệ với các cơ quan chính phủ sau khi nộp tài liệu cấp phép để đảm bảo được phê duyệt và sửa chữa những thiếu sót. “Với thời gian tổng thể để được cấp phép, các chủ doanh nghiệp nên thực hiện nghiên cứu và xin giấy phép và giấy phép là một phần của quá trình lập kế hoạch, thay vì đợi cho đến khi một dự án hoặc cơ hội phát triển xuất hiện - có thể đã quá muộn.”
Ngoài ra, chỉ vì bạn muốn có giấy phép không có nghĩa là nó có sẵn. Một số ngành công nghiệp chỉ cho phép một số lượng giấy phép hạn chế trong một thành phố hoặc tiểu bang cụ thể, điều đó có nghĩa là bạn có thể bị đưa vào danh sách chờ đợi, chẳng hạn như các công ty muốn phục vụ rượu hoặc xử lý một số loại chất thải nhất định.
“Trong những trường hợp khác, bạn có thể thấy rằng một số giấy phép nhất định, chẳng hạn như trong thế giới thuốc trừ sâu, đòi hỏi kinh nghiệm thực hành vài năm trước khi bạn thực sự có thể tự mình nhận được giấy phép,” Rewers nói. “Điều đó có nghĩa là bạn có thể phải thuê một người quản lý hoặc điều hành toàn thời gian của doanh nghiệp đã có giấy phép mà bạn cần.”
Sau khi bạn được chấp thuận và nhận được giấy phép kinh doanh, bạn sẽ được cấp phép hợp pháp để tiến hành hoạt động kinh doanh tương ứng. Tuy nhiên, nhận giấy phép kinh doanh không phải là bước cuối cùng trong quá trình cấp phép. Nhiều giấy phép kinh doanh yêu cầu gia hạn, vì vậy hãy lưu ý mọi yêu cầu gia hạn để tránh vô tình để giấy phép của bạn hết hạn.
Rewers nói:“Tiền đặt cược rất cao khi bạn nhận được tất cả các giấy phép và giấy phép của mình. “Nếu bạn bỏ lỡ dù chỉ một mặt hàng, doanh nghiệp của bạn có thể bị phạt, hoặc tệ hơn, nó có thể bị đóng cửa cho đến khi bạn thu xếp xong mọi thứ. Và trong khi bạn đang làm thủ tục giấy tờ, bạn không chỉ mất doanh số bán hàng mà còn gánh chịu tất cả các chi phí của mình, bao gồm tiền thuê nhà, tiền lương, điện nước, bảo hiểm và hơn thế nữa.
Để có cơ hội tốt nhất nhận được giấy phép kinh doanh và duy trì sự tuân thủ pháp luật, một lần nữa, bạn nên tìm kiếm lời khuyên từ một chuyên gia pháp lý có kinh nghiệm, đặc biệt là khi xử lý các yêu cầu và ứng dụng cấp phép phức tạp.
“Ngoài các dịch vụ trực tuyến có thể giúp bạn sắp xếp những gì bạn cần có tại chỗ, bạn cũng nên làm việc với luật sư địa phương, người hiểu rõ các cơ quan chính quyền địa phương của bạn cũng như luật và quy định về hoạt động kinh doanh trong khu vực của bạn, "Phần thưởng cho biết.