Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp giúp bạn quản lý tài chính doanh nghiệp của mình một cách chuyên nghiệp và tách biệt các khoản tiền đó với tài chính cá nhân của bạn. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn so với mở tài khoản cá nhân. Có tài liệu để thu thập, tên cần xác định và giấy phép để có được thứ tự. Tìm hiểu lý do tại sao bạn nên có một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và những gì bạn cần làm để mở một tài khoản.
Thiết lập một tài khoản ngân hàng kinh doanh riêng là một bước thiết yếu trong việc điều hành doanh nghiệp nhỏ của bạn. Mặc dù bạn có thể chỉ có một tài khoản ngân hàng cá nhân, nhưng doanh nghiệp của bạn có thể cần nhiều tài khoản.
Theo Cơ quan Quản lý Doanh nghiệp Nhỏ của Hoa Kỳ, hầu hết các tài khoản ngân hàng doanh nghiệp đều cung cấp các lợi ích và đặc quyền mà tài khoản ngân hàng cá nhân không có. Dưới đây là bốn lý do tại sao bạn cần có tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Ngân hàng kinh doanh giúp hạn chế trách nhiệm cá nhân của bạn bằng cách giữ quỹ kinh doanh tách biệt với quỹ cá nhân của bạn.
Chas Rampenthal, cố vấn chung tại LegalZoom cho biết:“Dù bạn sở hữu loại hình kinh doanh nào, bạn nên luôn tách biệt tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh của mình. “Bước đầu tiên và quan trọng nhất để tách biệt tài chính của bạn thành công là có các tài khoản ngân hàng riêng biệt.”
Nhiều ngân hàng cung cấp tài khoản người bán như một lựa chọn ngân hàng kinh doanh. Dịch vụ người bán là một lợi thế kinh doanh vì chúng cung cấp khả năng bảo vệ mua hàng cho khách hàng của bạn và cũng bảo vệ thông tin cá nhân của họ.
Tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp cho phép chuyển séc cho doanh nghiệp - điều này chuyên nghiệp hơn việc yêu cầu khách hàng chuyển séc cho bạn. Khách hàng của bạn cũng có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng và nhân viên có thể thay mặt doanh nghiệp giải quyết các công việc ngân hàng.
Một số ngân hàng cung cấp tùy chọn hạn mức tín dụng mà bạn có thể sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Nhiều người cũng cung cấp thẻ tín dụng doanh nghiệp mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu xây dựng lịch sử tín dụng cho doanh nghiệp non trẻ của mình.
Như với ngân hàng cá nhân, có một số loại tài khoản ngân hàng kinh doanh. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể cần mở nhiều tài khoản.
Dưới đây là bốn loại tài khoản ngân hàng doanh nghiệp phổ biến:
Các chủ doanh nghiệp có nhiều lựa chọn ngân hàng, và mỗi ngân hàng đều cung cấp một số thứ khác nhau một chút. Hãy dành thời gian xem xét các tùy chọn khác nhau cho đến khi bạn tìm thấy ngân hàng phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
Mike Swigunski, người sáng lập và Giám đốc điều hành của Global Career cho biết:“Luôn luôn mua sắm xung quanh. “Các ngân hàng đều mong muốn có được khách hàng mới cũng như giữ chân những khách hàng hiện tại, vì vậy hãy tận dụng lợi thế này để nhận được các giao dịch tốt hơn.”
Dưới đây là những điều cần xem xét (và hỏi về) khi bạn đánh giá các ngân hàng khác nhau:
Mỗi ngân hàng đều có cấu trúc và tính năng phí khác nhau. Tài khoản doanh nghiệp thường có phí cao hơn và yêu cầu số dư tối thiểu hơn tài khoản cá nhân.
Tracy Odell, phó chủ tịch phụ trách nội dung của FinanceBuzz, khuyên bạn nên hỏi xem ngân hàng có cung cấp bất kỳ khoản tiền thưởng nào không.
“Đôi khi các ngân hàng cung cấp tiền thưởng cho việc mở tài khoản kinh doanh với họ,” cô nói. “Ví dụ, một ngân hàng có thể cung cấp 300 đô la nếu bạn mở tài khoản và duy trì số dư tối thiểu nhất định. Những ưu đãi này có thể là một cách tuyệt vời để kiếm thêm một chút doanh thu, nhưng hãy nhớ rằng những khoản thưởng này phải chịu thuế. Đừng ngạc nhiên nếu bạn nhận được 1099 cho phần thưởng trong mùa thuế tới. ”
Thông thường, tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp có các yêu cầu mà bạn phải đáp ứng; nếu không, bạn có thể bị tính phí. Ví dụ:thông thường các ngân hàng yêu cầu bạn duy trì một số dư nhất định - nhưng số tiền tối thiểu này khác nhau giữa các ngân hàng - và nó có thể là mức tối thiểu hàng ngày hoặc mức tối thiểu hàng tháng. Nếu bạn có nhiều tài khoản, ngân hàng có thể tính tất cả các tài khoản của bạn vào tổng số tiền tối thiểu kết hợp hoặc họ có thể xem xét từng tài khoản riêng biệt.
Thay vì duy trì một số dư tối thiểu nhất định, một số ngân hàng, với tài khoản séc kinh doanh của họ, sẽ không tính phí cho bạn nếu bạn chi tiêu một số tiền tối thiểu nhất định trên thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng gắn liền với tài khoản của bạn, hoặc nếu bạn sử dụng một trong các tài khoản của ngân hàng các dịch vụ khác.
Hãy cẩn thận xem xét các tính năng tài khoản nào cần phải có khi bạn so sánh các ngân hàng. Ví dụ:bạn có cần tài khoản ngân hàng doanh nghiệp bao gồm số liệu phân tích chi tiết không? Bạn có muốn một ứng dụng di động cho phép bạn gửi séc kỹ thuật số không? Bạn có cần một thẻ ghi nợ kinh doanh? Nhận thông báo khi số dư của bạn gần đến mức tối thiểu có hữu ích không?
Theo Grant Aldrich, người sáng lập và Giám đốc điều hành của OnlineDegree.com, việc mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp tuân theo cùng một quy trình bất kể loại hình kinh doanh của bạn là gì, ngoại trừ các công ty sở hữu duy nhất, như mở tài khoản tiết kiệm cá nhân hoặc tài khoản séc.
“Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, bạn cần mang theo thẻ An sinh xã hội thay vì EIN,” Aldrich nói.
Chủ sở hữu duy nhất vẫn cần mang theo giấy phép kinh doanh, chứng chỉ DBA và các giấy tờ tùy thân.
Trước khi mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, bạn nên chuẩn bị các tài liệu sau:
Rampenthal cho biết:“Có nhiều yếu tố khác nhau mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc khi mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp. “Điều cần thiết là phải chuẩn bị tất cả các tài liệu cần thiết ngay từ khi bắt đầu để tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình này.”
Dưới đây là thông tin thêm về từng tài liệu bạn cần để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp.
Các bài báo về thành lập của bạn cho ngân hàng biết doanh nghiệp của bạn được cấu trúc như thế nào và bạn sử dụng các tài liệu pháp lý này để đăng ký doanh nghiệp của mình với nhà nước và các tổ chức khác.
“Nếu bạn hình thành một doanh nghiệp với tư cách là LLC, công ty hợp danh hữu hạn, công ty hoặc pháp nhân riêng biệt khác, để mở tài khoản ngân hàng, bạn sẽ cần các điều khoản thành lập mà bạn đã nộp cho tiểu bang nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất,” Tiffany Wright nói , chủ tịch của The Resourceful CEO, một công ty tư vấn tài chính cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, và giám đốc dự án tại Cogent Analytics.
Rampenthal nói rằng các ngân hàng có thể sẽ yêu cầu giấy phép kinh doanh hiện tại của bạn để chứng minh rằng bạn được phép kinh doanh hợp pháp trong khu vực của mình.
Ông nói:“Điều này cũng đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn phải chịu trách nhiệm cho tất cả các hành động được thực hiện - bao gồm cả thuế và tài chính. “Kiểm tra với chính quyền tiểu bang, quận và địa phương của bạn để xác định xem bạn có cần bất kỳ giấy phép nào để hoạt động kinh doanh của mình hay không.”
DBA, thường được gọi là "tên hư cấu", cho phép bạn tiến hành kinh doanh "như tiếp thị hoặc quảng cáo, hoặc nhận tiền, dưới một tên khác với tên hiện có của doanh nghiệp của bạn", Deborah Sweeney, Giám đốc điều hành của MyCor Tổng công ty cho biết.
Sweeney nói thêm rằng hầu hết các ngân hàng yêu cầu bản sao có chứng thực của DBA để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, vì các doanh nhân không được phép sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân của họ dưới tên doanh nghiệp của họ.
“Việc nộp đơn xin DBA cho phép các tổ chức kinh doanh dưới một tên khác mà không cần phải thành lập một tổ chức mới,” Sweeney nói. “Ví dụ, hãy tưởng tượng một doanh nhân tên là Tom Johnson. Tom là chủ sở hữu duy nhất điều hành công việc kinh doanh của riêng mình và muốn mở một cửa hàng bánh sandwich có tên là Subs ‘n Chips. Tom muốn doanh nghiệp này hoạt động dưới tên Subs ‘n Chips chứ không phải dưới tên của chính mình, Tom Johnson. Do đó, anh ấy sẽ cần đăng ký DBA để có thể kinh doanh dưới tên này, bao gồm cả việc chấp nhận và ký các séc được thực hiện cho và thay mặt cho Subs ‘n Chips.”
Nếu bạn là chủ sở hữu duy nhất, bạn sẽ cần có EIN, số An sinh xã hội và giấy phép lái xe hoặc hộ chiếu, theo Levi King, người đồng sáng lập kiêm Giám đốc điều hành của công ty giám sát và giải pháp tín dụng Nav.
EIN cũng được sử dụng để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính, gian lận và rửa tiền. King nói thêm rằng mặc dù một số ngân hàng cho phép một quyền sở hữu duy nhất mở tài khoản mà không cần EIN, nhưng vẫn có lợi khi tạo một tài khoản.
Rampenthal nói rằng EIN rất cần thiết để quản lý thuế và trả lương cho nhân viên.
“Các chủ sở hữu duy nhất có thể sử dụng số An sinh xã hội của họ cho mục đích thuế kinh doanh thay cho EIN,” ông nói thêm. “Bạn có thể nhận được EIN cho doanh nghiệp của mình bằng cách nộp đơn cho IRS.”
Cuối cùng, bạn sẽ cần cung cấp tài liệu chứng minh danh tính của mình.
Các hình thức chứng minh “có thể bao gồm ID có hình do chính phủ cấp, chẳng hạn như giấy phép lái xe hoặc hộ chiếu,” Rampenthal nói. “Điều này được sử dụng để chứng thực [rằng] chủ sở hữu doanh nghiệp thực sự là người sở hữu và / hoặc điều hành doanh nghiệp tương ứng.”
Thời điểm tốt nhất để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp là trước khi bạn chấp nhận khoản thanh toán đầu tiên cho hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty bạn. Thông thường, một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp được mở trong quá trình thành lập. Không thể mở tài khoản ngân hàng cho đến khi doanh nghiệp có giấy phép hoạt động và số thuế nhận dạng (sẽ là số nhận dạng của chủ lao động hoặc số An sinh xã hội cho một quyền sở hữu duy nhất).
Các ngân hàng và công đoàn tín dụng chủ yếu cung cấp các dịch vụ giống nhau cho khách hàng và thành viên. Cả hai đều được thiết kế để cung cấp dịch vụ quản lý tiền (chẳng hạn như séc và tài khoản tiết kiệm), dịch vụ cho vay và các dịch vụ tài chính khác.
Sự khác biệt bắt nguồn từ việc tổ chức, phân loại và quy định xung quanh mỗi loại hình tổ chức tài chính. Ngân hàng là các doanh nghiệp hoạt động vì lợi nhuận có thể thuộc sở hữu riêng lẻ hoặc công khai. Các hiệp hội tín dụng, theo định nghĩa, là các tổ chức phi lợi nhuận. Chúng thuộc sở hữu chung của các thành viên công đoàn, vì vậy không có công đoàn tín dụng nào có thể là một công ty sở hữu duy nhất.
Sự khác biệt trong phân loại đã dẫn đến sự khác biệt trong các quy định cho hai loại thể chế. Nhiều quy tắc được đưa ra sau cuộc khủng hoảng tài chính năm 2008 đã không được áp dụng cho các công đoàn tín dụng. Các dịch vụ tại các ngân hàng và hiệp hội tín dụng có thể có các mức phí hoặc lãi suất khác nhau kèm theo dịch vụ của họ và các quy trình phê duyệt sẽ khác nhau. Ví dụ, liên minh tín dụng có thể có các yêu cầu liên quan đến những người có thể là thành viên của liên minh tín dụng. Ví dụ:nhiều hiệp hội tín dụng giới hạn tư cách thành viên đối với cư dân của quận nơi hiệp hội tín dụng đặt trụ sở.
Rampenthal nói rằng một số ngân hàng không cung cấp tùy chọn mở tài khoản doanh nghiệp trực tuyến, để giảm nguy cơ bị đánh cắp danh tính hoặc do bản chất của một số doanh nghiệp nhất định.
Các ngân hàng cung cấp tùy chọn đăng ký tài khoản ngân hàng doanh nghiệp trực tuyến có thể mất nhiều thời gian hơn để xem xét các tài liệu của bạn và thiết lập tài khoản so với nếu bạn đăng ký trực tiếp.
Nếu ngân hàng bạn chọn cung cấp cả hai tùy chọn đăng ký, bạn sẽ cần quyết định tùy chọn nào (và đánh đổi) phù hợp hơn:sự tiện lợi của việc đăng ký trực tuyến nhưng chờ đợi lâu hơn để tài khoản của bạn được thiết lập hoặc đăng ký trực tiếp và có tài khoản được thiết lập cùng ngày.
Matt D’Angelo và Simone Johnson đã đóng góp vào báo cáo và viết trong bài báo này. Một số cuộc phỏng vấn đã được thực hiện cho phiên bản trước của bài báo này.