Có rất nhiều công cụ trực tuyến để giúp bạn quản lý tài chính của mình, nhưng việc tìm kiếm một công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn có thể khó khăn. Microsoft Excel cung cấp nhiều mẫu để bạn lựa chọn, chẳng hạn như mẫu ngân sách hộ gia đình. Mẫu này cho phép bạn so sánh chi phí dự kiến của mình với các hóa đơn thực tế để ghi lại các khoản chi tiêu không lường trước được mỗi tháng.
Để sử dụng mẫu này, bạn sẽ cần ghi lại các hóa đơn dự kiến của mình vào đầu tháng, ghi lại các khoản thanh toán thực tế của bạn vào cuối tháng và kiểm tra kết quả của mẫu để đánh giá chi phí của bạn.
Khi bắt đầu quá trình này, bạn phải xem qua tất cả các hóa đơn hàng tháng của mình để xác định số tiền bạn định chi tiêu. Một số hóa đơn rất dễ tính theo cách này, chẳng hạn như tiền mua xe hoặc tiền thuê, vì chúng thường giữ nguyên mỗi tháng. Tuy nhiên, các hóa đơn khác sẽ thay đổi hàng tháng tùy theo mức sử dụng năng lượng, thói quen ăn uống và mua sắm dư thừa.
Một số hóa đơn có thể không lường trước được cho đến khi chúng được yêu cầu, chẳng hạn như hóa đơn y tế hoặc sửa chữa ô tô, vì vậy, có thể khôn ngoan hơn khi thêm một danh mục bổ sung làm bộ đệm cho nhu cầu lập ngân sách của bạn.
Trong mẫu Excel này, chi phí được sắp xếp theo danh mục, nhưng có thể thay đổi tên của các khu vực khác nhau mà không ảnh hưởng đến công thức của mẫu. Đảm bảo liệt kê mọi hóa đơn mà bạn có thể lường trước được và ghi nhãn rõ ràng cho từng hóa đơn để giúp việc xem xét sau này dễ dàng hơn.
Bạn sẽ báo cáo số tiền cho mỗi hóa đơn trong cột bên phải tên của mỗi hóa đơn, có nhãn "Số tiền Dự kiến". Nếu bạn không chắc hóa đơn sẽ trông như thế nào, hãy ước tính hóa đơn đó theo số tiền của tháng trước.
Sau khi nhập từng số tiền dự kiến, bạn có thể cập nhật công cụ tính ngân sách hàng ngày, hàng tuần hoặc vào cuối tháng. Phần duy nhất cần đầu vào sau danh sách hóa đơn ban đầu của bạn sẽ là cột có nhãn "Chi phí thực tế".
Bạn không nên nhập số tiền cho bất kỳ hóa đơn nào cho đến khi chúng thực sự được thanh toán, ngay cả khi chúng thường giống nhau mỗi tháng. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn đang bao gồm mọi khoản phí trễ hạn tiềm ẩn, các khoản phụ phí hoặc biến động về chi phí.
Sau khi ghi một số tiền trong phần "Số tiền dự kiến" và "Chi phí thực tế" cho một hóa đơn, bạn sẽ nhận thấy rằng cột có nhãn "Chênh lệch" sẽ tự động tính toán sự khác biệt giữa các số tiền. Nếu hóa đơn nhiều hơn dự kiến, thì số tiền trong cột "Chênh lệch" sẽ là số âm, ghi lại số tiền phụ trội sẽ được khấu trừ từ ngân sách hàng tháng của bạn.
Bạn sẽ nhận thấy rằng mẫu này cũng có một phần để so sánh thu nhập hàng tháng dự kiến với thu nhập thực tế hàng tháng. Những trường này cũng cần phải điền vào mỗi tháng để xem liệu quan điểm về thu nhập hàng tháng của bạn có chính xác hay không. Khi ghi lại thu nhập dự kiến hàng tháng của bạn, hãy nhớ tính toán số tiền dự kiến sau thuế, không phải ước tính gộp, vì số tiền sau thuế là số tiền xuất hiện trong tài khoản ngân hàng của bạn.
Sau khi ghi lại các hóa đơn thực tế của bạn trong tháng, hãy ghi lại thu nhập thực tế hàng tháng của bạn. Mẫu sẽ tính toán số tiền đã chi tiêu trong tháng đó so với số tiền kiếm được và báo cáo sự khác biệt.