Các công ty bảo hiểm và Sở Thuế vụ khác xa với các tổ chức tương tự, nhưng đôi khi họ yêu cầu các thủ tục giấy tờ tương tự. Người có hợp đồng bảo hiểm có thể ngạc nhiên khi nhận được yêu cầu mẫu W-9 từ hãng bảo hiểm, nhưng đây là một quy trình phổ biến. Biểu mẫu W-9, mặc dù thường được IRS và các cơ quan chính phủ tương tự quan tâm, nhưng cũng có thể cung cấp cho các công ty bảo hiểm thông tin quan trọng, làm cho biểu mẫu W-9 cho bảo hiểm trở thành một phương pháp hữu ích để gửi cho các công ty bảo hiểm dữ liệu cần thiết. Mẫu đơn W-9 rất dễ điền và công ty bảo hiểm yêu cầu một mẫu đơn sẽ không gây khó khăn cho bạn.
Biểu mẫu W-9 được chính thức gọi là Yêu cầu Chứng nhận và Mã số Nhận dạng Người nộp thuế. Đây là một biểu mẫu chung giúp IRS "gắn thẻ" cho mỗi người đóng thuế với số nhận dạng thích hợp. Nó liên kết số An sinh xã hội (đối với cá nhân) hoặc số nhận dạng chủ lao động (đối với doanh nghiệp và các tổ chức khác) với vị trí và tên của một người đóng thuế cụ thể. Biểu mẫu này cũng bao gồm thông tin về các yêu cầu chứng nhận, chẳng hạn như là công dân Hoa Kỳ và giải thích về các cấu trúc kinh doanh khác nhau và cách áp dụng các quy tắc W-9 cho chúng.
Các công ty bảo hiểm yêu cầu một bản sao của các mẫu W-9 này như một phần của quá trình xử lý thông tin bảo hiểm. Trong những trường hợp này, biểu mẫu W-9 thường là cách đơn giản nhất để lấy thông tin cần thiết. Giống như IRS, công ty bảo hiểm cần xác định chính xác chủ hợp đồng. Biểu mẫu kết hợp gọn gàng thông tin địa chỉ, tên, phân loại và số nhận dạng được sử dụng cho nhiều mục đích tài chính trong một tài liệu. Thay vì tạo một biểu mẫu mới, các công ty bảo hiểm thấy dễ dàng hơn trong việc yêu cầu W-9 cho hồ sơ của chính họ.
Không phải tất cả các công ty bảo hiểm đều yêu cầu mọi người gửi W-9 chỉ để đủ điều kiện nhận hợp đồng bảo hiểm. Thông thường, các công ty bảo hiểm sẽ chỉ yêu cầu mẫu đơn nếu có vấn đề gì đó với hồ sơ. Ví dụ:nếu chủ hợp đồng yêu cầu bồi thường cho một sự kiện cụ thể, công ty bảo hiểm có thể thấy rằng địa chỉ được cung cấp không khớp với địa chỉ mà họ có trong hồ sơ hoặc số An sinh xã hội hoặc tên hơi khác. Để làm rõ vấn đề, công ty bảo hiểm sau đó sẽ yêu cầu cung cấp W-9 để đảm bảo không có hoạt động gian lận nào.
Nhận được yêu cầu mẫu W-9 từ công ty bảo hiểm của bạn không có nghĩa là bạn đang bị nghi ngờ gian lận hoặc yêu cầu của bạn sẽ bị từ chối. Trên thực tế, một số công ty bảo hiểm cập nhật hồ sơ của họ hàng năm và tất nhiên có thể yêu cầu W-9 để đảm bảo thông tin đầy đủ. Bởi vì nó là một hình thức thuế, W-9 có rất nhiều trọng lượng trong lĩnh vực tài chính.