Không có luật nào quy định bạn phải lưu giữ hồ sơ bảo hiểm của mình trong bao lâu, nhưng việc lưu giữ hồ sơ bảo hiểm sẽ hữu ích cho các trường hợp như đăng ký bảo hiểm bổ sung, các vấn đề y tế, kiểm tra IRS hoặc nộp đơn yêu cầu trễ hạn. Các loại giấy tờ khác nhau có mức độ quan trọng khác nhau. Giữ lại thủ tục giấy tờ của bạn miễn là cần thiết dựa trên khả năng sử dụng trong tương lai.
Các hợp đồng bảo hiểm nhân thọ vĩnh viễn như hợp đồng trọn đời hoặc hợp đồng liên kết chung nên được giữ lại cho đến khi hợp đồng bảo hiểm có hiệu lực hoặc cho đến khi yêu cầu bồi thường được giải quyết sau khi bạn qua đời. Sau khi yêu cầu được thanh toán thì không cần chính sách nữa và nếu bạn hủy chính sách mà không có ý định khôi phục, bạn có thể cắt nó. Hợp đồng bảo hiểm nhân thọ có kỳ hạn nên được giữ cho đến khi thời hạn hợp đồng hết hạn.
Các hợp đồng bảo hiểm khác như ô tô hoặc nhà của bạn phải được giữ lại ít nhất chừng nào hợp đồng bảo hiểm còn hiệu lực để bạn có thể tham khảo các điều khoản, điều kiện và loại trừ của nó trong trường hợp có khiếu nại. Các công ty bảo hiểm thường cho phép bạn yêu cầu bồi thường hồi tố trong một khoảng thời gian nhất định, vì vậy, hãy duy trì hợp đồng này trong hai đến bảy năm nữa trong trường hợp bạn phải làm điều này.
Các thủ tục giấy tờ yêu cầu bảo hiểm y tế cũng như các hóa đơn y tế nên được giữ lại từ một đến ba năm trong trường hợp phát sinh tranh chấp với công ty bảo hiểm. Bạn cũng có thể cần chúng như một phần của quy trình bảo lãnh nếu bạn đang đăng ký bảo hiểm y tế hoặc nhân thọ bổ sung trong thời gian này.
Mặc dù không phổ biến, một số khoản thanh toán bảo hiểm phải chịu thuế. Điều này xảy ra khi bạn nhận được số tiền thanh toán khiến bạn sinh lời, chẳng hạn như khoản thanh toán bảo hiểm nhân thọ vượt quá số tiền hợp đồng. Nếu bạn phải trả thuế cho bất kỳ phần nào trong quyết toán của mình, hãy nộp thủ tục giấy tờ yêu cầu bồi thường cùng với thủ tục thuế của năm đó và lưu giữ trong bảy năm.
Giữ giấy tờ khiếu nại cho xe hơi, nhà cửa và các tài sản có giá trị khác của bạn miễn là bạn sở hữu món đồ đó. Người mua tiềm năng sẽ muốn biết lịch sử của mặt hàng để giao dịch có thể diễn ra suôn sẻ hơn nếu bạn có thể cung cấp các thủ tục giấy tờ liên quan.