Nếu bạn thấy mình đang tranh chấp với một công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ và không cảm thấy mình phải thanh toán hóa đơn đó, điều quan trọng là phải cho bên kia biết lý do. Viết một lá thư sẽ ghi lại tất cả mọi thứ và tránh sự nhầm lẫn mà một cuộc điện thoại có thể tạo ra nếu vấn đề sau đó được đưa ra tòa. Hãy trình bày rõ ràng, chuyên nghiệp và ngắn gọn trong thư từ chối thanh toán của bạn, nêu chi tiết vấn đề là gì và lý do bạn thực hiện hành động này.
Định dạng tài liệu của bạn dưới dạng một bức thư kinh doanh, gửi cho chủ sở hữu công ty, người quản lý tài khoản của bạn hoặc bộ phận cụ thể mà bạn đang tranh chấp. Đảm bảo rằng người nhận có đủ quyền lực để giải quyết tình huống này - thật lãng phí thời gian để gửi thư này cho người không có thẩm quyền hủy hóa đơn ngay cả khi họ muốn.
Mô tả giao dịch được đề cập. Hãy trình bày cụ thể về thời gian và ngày tháng, nhân sự mà bạn đã tương tác và bản chất của thỏa thuận. Ví dụ:bạn có thể lưu ý rằng "Vào chiều ngày 21 tháng 5, tôi đã nhận phòng khách sạn của bạn tại vị trí 300 Main Street. Toby, người đại diện đã nhận đặt phòng của tôi, đảm bảo với tôi rằng trong khi công việc xây dựng đang diễn ra trong cơ sở, phòng của tôi vừa đủ cho người ở. "
Nêu vấn đề cụ thể đằng sau việc bạn từ chối thanh toán cho sản phẩm hoặc dịch vụ đã thỏa thuận. Xem chi tiết cách những gì bạn nhận được không phù hợp với kỳ vọng đã thỏa thuận. Ví dụ:nếu sản phẩm bạn đặt hàng bị nhân viên bán hàng trình bày sai và không có chức năng bạn cần, hãy bao gồm thông tin đó. Nếu một khách sạn tự quảng cáo là cơ sở năm sao chỉ có mái dột thay vì đường trượt nước, hãy nêu rõ điều đó trong thư.
Lưu ý bất kỳ nỗ lực nào bạn đã thực hiện để giải quyết tình huống. Một lần nữa, các chi tiết cụ thể rất hữu ích. Nói "Tôi đã gọi cả chục lần" có vẻ như là một sự cường điệu, nhưng việc trích dẫn ngày và giờ của các cuộc gọi sẽ tạo nên một bản ghi thuyết phục hơn.
Bao gồm lịch sử của bạn với công ty được đề cập. Đừng dành ba trang để trình bày chi tiết mọi giao dịch, nhưng một hoặc hai câu nói về mối quan hệ lịch sử của bạn có thể hữu ích. Nếu bạn đã là khách hàng trong nhiều năm, đó là sự tin cậy bổ sung cho yêu cầu của bạn.
Kết thúc bằng cách nhắc lại rằng bạn sẽ không trả số tiền được đề cập và yêu cầu xác nhận rằng các mặt hàng đã được xóa khỏi tài khoản của bạn. Yêu cầu xác nhận điều này bằng văn bản.
Bao gồm mọi tài liệu hỗ trợ khi bạn gửi thư. Nếu bạn có bằng chứng về một khoản phí không chính xác hoặc quảng cáo gây hiểu lầm, bằng chứng đó sẽ củng cố cho trường hợp của bạn.
Luôn giữ một bản sao lá thư của bạn để làm hồ sơ của riêng bạn.