Có lẽ tổ chức của bạn mong muốn phát triển một chương trình xây dựng đội nhóm hoặc một chương trình từ thiện hàng năm. Bất kể sự kiện nào, những hoạt động như vậy đều tốn tiền. Yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc liệu một chương trình có thể đi từ một đề xuất sơ bộ đến thực tế hay không là chi phí. Để đánh giá chi phí, các doanh nghiệp lập ngân sách chương trình.
Định dạng ngân sách khác nhau tùy thuộc vào công ty, nhưng ngân sách tiêu chuẩn bao gồm một báo cáo bằng văn bản nêu chi tiết và xác minh chi phí. Ngân sách cũng bao gồm một bảng tính nêu bật các khía cạnh định lượng của ngân sách, chủ yếu là chi phí. Các khoản chi đó bao gồm chi phí cố định và chi phí biến đổi. Robert Carbaugh giải thích trong cuốn sách "Kinh tế học đương đại" chi phí cố định liên quan đến chi phí trả trước phát sinh như thế nào bất kể số lượng hay khối lượng sản xuất. Ví dụ bao gồm tiền lương hành chính, tiền thuê hoặc phí địa điểm và máy móc. Mặt khác, chi phí biến đổi điều chỉnh dựa trên sản lượng hoặc mức sử dụng; nguyên vật liệu và đầu vào là các loại chi phí biến đổi. Tính toán tổng giá trị của các khoản chi tiêu này tạo ra chi phí chung của chương trình.
Các đặc điểm của ngân sách chương trình bao gồm tổng quan bằng văn bản về cách phân bổ chi phí, các lý do có thể có đối với biến động của chi phí dự kiến và cách trang trải chi phí. Bản tổng quan của báo cáo chứng minh cho từng giao dịch mua được liệt kê và đôi khi đưa ra các giải pháp để giảm chi phí của dự án. Trong một số trường hợp, đặc điểm của ngân sách chương trình là liệt kê các cách để trang trải chi phí, bao gồm cả việc gây quỹ hoặc chuyển nguồn lực từ một bộ phận của tổ chức sang dự án.
John Mutz, tác giả của "Gây quỹ cho những hình hài", giải thích cách ngân sách chương trình nên phản ánh cách doanh nghiệp đã lập kế hoạch cho các chi phí. Phần chi phí dự kiến của ngân sách được nêu chi tiết trong bảng tính phác thảo các hạng mục cần thiết cho việc thực hiện chương trình. Bảng tính cũng cho biết tổng chi phí, thường được tham chiếu chéo trong toàn bộ báo cáo.
Ngân sách chương trình giúp doanh nghiệp hiểu và thực tế hóa chi phí. Trong một số trường hợp, việc tính toán chi phí có thể cho thấy rằng công ty không đủ khả năng chi trả cho chương trình nhất định; nếu điều này xảy ra, doanh nghiệp tiết kiệm các nguồn lực quý giá bằng cách không phát triển một chương trình mà nó không có khả năng chi trả. Hoặc, ngân sách minh họa các cách doanh nghiệp có thể sửa đổi các kế hoạch ban đầu của mình thành một cái gì đó hiệu quả hơn về chi phí. Một số doanh nghiệp sử dụng ngân sách chương trình làm đề xuất:Trong những trường hợp này, doanh nghiệp chấp nhận giá thầu từ các công ty khác nhau có thể xem xét lựa chọn hiệu quả và hợp lý nhất do các nhà cung cấp đưa ra. Ngân sách cũng tạo ra ý thức trách nhiệm đối với những người chịu trách nhiệm mua hàng cho dự án. Ban quản lý có thể sử dụng thông tin được nêu trong ngân sách để tạo ra các hướng dẫn và kỳ vọng liên quan đến chi phí.
Trước khi liệt kê chi phí, các nhà phân tích ngân sách nên thu thập thông tin từ nhiều nguồn liên quan đến giá cả. Công ty nên xác định chỉ mua mặt hàng nào cho chương trình sau khi tham khảo nhiều mức giá. Tại thời điểm này, công ty nên cam kết mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ. Chỉ sử dụng các ước tính khiến ngân sách không đáng tin cậy và không có cơ sở.