Sổ cái là một công cụ kế toán cổ điển, nơi chủ doanh nghiệp và kế toán ghi lại các số liệu tài chính liên quan đến các giao dịch kinh doanh. Các cá nhân có thể sử dụng giấy sổ cái để ghi lại các giao dịch cá nhân cho ngân sách gia đình của họ. Định dạng giấy sổ cái phổ biến nhất có từ 6 đến 10 cột cho thông tin. Các cột bao gồm ngày, mô tả, số tiền và các tiêu đề khác. Mặc dù sổ cái giấy không còn phổ biến nữa với việc sử dụng ngày càng nhiều các bảng tính, nhưng các cá nhân có thể sử dụng chúng nếu họ muốn lưu giữ hồ sơ giấy cho ngân sách gia đình và báo cáo tài chính.
Mua một vài tờ hoặc một tập sách sổ cái. Điều này cho phép sử dụng các tờ sổ cái cho các tháng, nhóm chi phí khác nhau hoặc phân tách thông tin một cách hợp lý.
Dán nhãn cho từng tờ sổ cái. Ví dụ:thực phẩm, nhà ở, khí đốt, quần áo và các thứ khác có thể nằm trong số các danh mục được gắn nhãn.
Ghi lại từng giao dịch trên bảng sổ cái khi nó xảy ra. Sau khi thực hiện các khoản chi tiêu, hãy ghi lại giao dịch và số tiền đã chi tiêu bằng cách ghi ngày tháng, mô tả ngắn gọn và số tiền đô la vào bảng sổ cái cần thiết.
Tổng mỗi cột vào cuối tháng. Hầu hết các tờ sổ cái đều có một số cột để viết ra các số. Sau mỗi tháng, hãy vẽ một dòng bên dưới chi tiêu hàng tháng cuối cùng và viết tổng số của tháng vào cột bên phải.
So sánh tất cả các chi phí hàng tháng với thu nhập hàng tháng hiện tại. Một bảng sổ cái riêng phải chứa thu nhập hàng tháng để so sánh nhằm xác định hệ thống ngân sách hoạt động tốt như thế nào.
Xem lại các tờ sổ cái của tháng trước để tạo ngân sách chi tiêu trong tương lai. Điều này cho phép các cá nhân có ý tưởng về chi phí dự kiến trong tương lai từ các hồ sơ lịch sử.
Sử dụng giấy sổ cái để tạo ngân sách gia đình là một quá trình có thể tùy chỉnh cao. Các cá nhân có thể sử dụng các trang tính theo bất kỳ cách nào phản ánh tốt nhất tài chính cá nhân của họ.
Các tờ sổ cái có thể bị mất hoặc bị phá hủy. Điều này sẽ dẫn đến việc mất hồ sơ và không thể dự báo chi phí hoặc thu nhập trong tương lai.