Khi bạn cần nhờ vả đồng nghiệp hoặc cộng sự kinh doanh, cách tiếp cận bằng văn bản cho phép bạn phác thảo yêu cầu của mình, chứng minh nhu cầu của bạn về những gì bạn đang yêu cầu và cho người nhận thời gian để nghiền ngẫm đề xuất của bạn trước khi trả lời.
Yêu cầu ủng hộ của các cộng sự kinh doanh nên được giữ chuyên nghiệp, ngay cả khi có bối cảnh cá nhân. Ví dụ, một ưu đãi có thể là một lời giới thiệu, một lời giới thiệu, một lời giới thiệu, một lời mời phục vụ trong hội đồng quản trị hoặc ủy ban hoặc một yêu cầu phát biểu tại một sự kiện. Một sự ưu ái cũng có thể là một sự tài trợ, một yêu cầu cung cấp thông tin hoặc hỗ trợ cho một công việc chuyên môn.
Một yêu cầu ưu ái phải tuân theo giao thức thư thương mại tiêu chuẩn về định dạng, nhưng giọng điệu và cách gửi có thể thân mật nếu mối quan hệ của bạn với người nhận là bình thường và quen thuộc. Bắt đầu bức thư bằng sự thừa nhận về mối quan hệ hiện có hoặc nói cách khác là thiết lập giọng điệu cho những gì bạn sắp yêu cầu.
Ví dụ 1: Vì bạn là một trong những nhà lãnh đạo được kính trọng nhất trong lĩnh vực của chúng tôi, nên một lời đề nghị từ bạn cho vị trí mở trong hội đồng cố vấn sẽ đi một chặng đường dài.
Ví dụ 2: Như bạn đã biết, tôi đang tìm cách chuyển đổi từ bán hàng sang quản lý và lời giới thiệu với người quản lý tuyển dụng của bạn sẽ giúp sự nghiệp của tôi có một sự thúc đẩy lớn.
Đừng đánh đập xung quanh khi bạn yêu cầu một đặc ân; trực tiếp nói rõ bạn cần gì và khi nào bạn cần.
Ví dụ 1: Nếu bạn sẵn sàng viết thư giới thiệu cho tôi trên giấy tiêu đề công ty của bạn và gửi đến văn phòng của tôi trước ngày đầu tiên của tháng tới, điều đó thật lý tưởng.
Ví dụ 2 :Tôi tin rằng người quản lý tuyển dụng của bạn sẽ tham dự hội nghị tháng này. Tôi có thể mua cho bạn cả hai ly cà phê vào buổi sáng đầu tiên trước khi buổi thuyết trình bắt đầu được không?
Cung cấp cho người nhận thư hoặc cung cấp một phiên bản giảm thiểu của ưu đãi để không có áp lực hoặc khó xử nếu người khác không thể đáp ứng những gì bạn đang yêu cầu.
Ví dụ 1: Nếu bạn không thoải mái khi giới thiệu một người bạn riêng, tôi hoàn toàn hiểu.
Ví dụ 2: Nếu lịch trình của người quản lý tuyển dụng của bạn quá căng, tôi có thể để lại cho bạn một bản sơ yếu lý lịch của tôi để bạn có thể tiện cho cô ấy không?
Bất cứ khi nào có thể, hãy sắp xếp yêu cầu ưu ái của bạn theo cách tạo động lực cho người khác giúp đỡ bạn.
Ví dụ 1: Nếu cả hai chúng tôi đều tham gia hội đồng quản trị cùng một lúc, tôi có thể hỗ trợ đề xuất của bạn để tiếp tục triển khai một kế hoạch tiếp thị dài hạn.
Ví dụ 2: Nếu tôi có thể đảm bảo một vị trí với công ty của bạn, tôi rất vui lòng mang lại những khách hàng hiện tại của mình, đó có thể là một động lực tăng doanh thu tuyệt vời cho bộ phận của bạn.
Kết thúc bằng một ghi chú thú vị và đề cập đến cách thức hoặc thời gian bạn sẽ theo dõi.
Ví dụ 1 :Chúng ta có thể nói về điều này tại trận bóng đá dành cho trẻ em vào tuần tới, nếu bạn có thể chấp nhận được.
Ví dụ 2 :Nếu tôi không nhận được phản hồi từ bạn vào cuối tuần, tôi sẽ gọi cho bạn để xem lịch trình của Thứ Hai như thế nào.