Theo dõi chi phí hàng tháng có thể dễ dàng như ghi lại chúng khi bạn tiêu tiền. Tuy nhiên, cách dễ nhất và có tổ chức nhất là thiết lập mẫu chi phí hàng tháng mà bạn có thể sử dụng mỗi tháng để theo dõi chi tiêu của mình. Bạn có thể điều chỉnh một số phương pháp tạo mẫu chi phí mẫu theo nhu cầu của mình và sử dụng các danh mục có liên quan đến các mẫu chi tiêu của bạn.
Quyết định xem bạn muốn tạo mẫu bằng máy tính hay thủ công. Lựa chọn của bạn phải dựa trên kỹ năng máy tính của bạn mạnh đến mức nào, ngân sách của bạn phức tạp như thế nào và bạn có thể có bao nhiêu giao dịch chi phí trong một tháng. Ngân sách lớn, phức tạp dễ duy trì hơn trong một bảng tính được vi tính hóa, chẳng hạn như Microsoft Excel.
Chọn các danh mục chi phí để thiết lập. Xem chi tiêu của bạn trong ba tháng qua bằng cách duyệt bảng sao kê ngân hàng và biên lai mua hàng. Các loại chi phí có nhiều giao dịch nhất nên được đưa vào cột riêng của chúng, trong khi các loại chi phí không thường xuyên có thể được gộp lại với nhau trong một cột được gọi là "Linh tinh". Các chi phí thông thường bao gồm tiền thuê nhà, tiền mua xe, tiền điện nước, giải trí, y tế và quyên góp.
Tạo các cột trong bảng tính sẽ đại diện cho các loại chi phí. Trong cả bảng tính thủ công và máy tính, hãy đặt tên cho cột đầu tiên là "ngày tháng" và "mô tả" thứ hai. Điều này cho phép nhập thông tin chi tiết cho từng chi phí trong các hàng. Mỗi cột ở bên phải của cột này phải được đặt tên theo một loại chi phí. Cuối cùng sẽ có tiêu đề "Linh tinh" để ghi lại bất kỳ khoản chi phí nào không phù hợp với các cột khác.
Thiết lập một hàng tổng phụ ở cuối bảng tính hàng tháng. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản máy tính, hãy nhập công thức để tính tổng tất cả các hàng trong mỗi cột. Trong bảng tính thủ công, hãy vẽ một dòng phía trên hàng tổng phụ và một dòng kép bên dưới hàng đó. Cộng các tổng số hàng tháng trong mỗi cột vào cuối tháng.
Lặp lại các bước 3 và 4 trong bảng tính mới - một bảng tính cho mỗi tháng bạn muốn theo dõi. Thông thường người ta phải thiết lập tất cả các mẫu chi phí vào đầu năm cho cả năm tài chính.
Vào cuối mỗi tháng, hãy so sánh chi tiêu của bạn trong từng loại chi phí với ngân sách của bạn để đảm bảo rằng bạn vẫn đi đúng hướng. Chọn danh mục chi phí liên quan đến thuế thu nhập của bạn. Ví dụ:có các danh mục riêng biệt cho các khoản đóng góp, chi phí y tế và lãi suất thế chấp.
Bảng sao kê ngân hàng và biên lai trong ba tháng qua
Máy tính với Microsoft Excel hoặc chương trình bảng tính khác (tùy chọn)
Bút và giấy lót
Nếu tạo mẫu chi phí được vi tính hóa, hãy sao lưu tệp ít nhất hàng tháng và giữ nó ở một vị trí khác với máy tính. Nếu bạn làm mất tệp, bạn luôn có thể tạo lại nó từ bản sao lưu.