Hủy hợp đồng mua hàng hoặc hợp đồng dịch vụ, đăng ký hoặc tư cách thành viên bằng văn bản không chỉ là khôn ngoan mà còn có thể được yêu cầu. Ví dụ:bạn phải gửi thư hủy bỏ bằng văn bản cho một hợp đồng được điều chỉnh theo quy tắc hạ nhiệt của Ủy ban Thương mại Liên bang. Cho dù là bắt buộc hay tùy chọn, một bức thư kinh doanh được viết tốt sẽ làm rõ ý định của bạn và bảo vệ các quyền hợp pháp của bạn.
Sắp xếp bức thư như cách bạn làm với bất kỳ thư từ kinh doanh nào. Bao gồm địa chỉ của bạn, ngày tháng, dòng tham chiếu và địa chỉ của người nhận phía trên lời chào. Tránh sử dụng cách chào chung chung, chẳng hạn như "Người có thể lo lắng." Nếu bạn không có tên, hãy gọi cho công ty hoặc giới thiệu bộ phận với một câu chào như "Kính gửi Giám đốc quan hệ khách hàng." Lưu ý trong thư rằng bạn đang bao gồm tài liệu hỗ trợ bằng cách thêm một dòng bao quanh ngay dưới phần đóng, trong đó bạn liệt kê tên của từng tài liệu bạn đang gửi cùng với thư. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc kỹ lại bức thư để đảm bảo nó chính xác và không có lỗi.
Lịch sự nhưng chắc chắn khi đưa ra yêu cầu hủy bỏ. Mặc dù bạn có thể cung cấp lý do, FTC cho biết đây không bao giờ là yêu cầu hủy bỏ. Nếu bạn đưa ra lý do, đừng chỉ trích hoặc xúc phạm công ty. Thay vào đó, hãy sử dụng một giọng điệu khách quan và chuyên nghiệp và bám sát sự thật. Bao gồm các hành động mà bạn mong đợi công ty thực hiện sau khi nhận được thư, chẳng hạn như ngừng thanh toán ngân hàng hoặc tín dụng hàng tháng tự động. Ví dụ:đưa ra một yêu cầu chẳng hạn như "Thư này là để thông báo cho bạn rằng tôi đang hủy hợp đồng có hiệu lực từ ngày 20 tháng 1 năm 2015. Tôi hy vọng rằng bạn sẽ không tính thêm phí đối với thẻ tín dụng của tôi."
Bao gồm bất kỳ thông tin nào như tài khoản hoặc số tệp mà công ty có thể cần để nhận dạng bạn hoặc tài khoản của bạn. Gửi kèm séc để thanh toán đầy đủ nếu bạn có số dư chưa thanh toán. Thay vào đó, nếu việc hủy sẽ dẫn đến hoàn lại tiền, hãy nêu rõ rằng bạn mong đợi được hoàn lại tiền trong một thời gian nhất định và nêu rõ số tiền. Nếu không, hãy bao gồm một tuyên bố chẳng hạn như "Tôi dự kiến sẽ được hoàn lại toàn bộ tiền trong vòng 30 ngày." Đảm bảo rằng bạn cũng yêu cầu xác nhận hủy bằng văn bản qua thư trả lại.
Bảo vệ quyền hợp pháp của bạn bằng tài liệu hỗ trợ xác minh giao dịch mua và quyền hủy bỏ của bạn. Ví dụ:bao gồm một bản sao của hợp đồng trong đó bạn đánh dấu quyền hủy bỏ của mình và biên lai hoặc bản sao séc quy ra tiền mặt. Như một biện pháp bảo vệ cuối cùng, FTC khuyến nghị gửi thư hủy qua thư bảo đảm kèm theo biên lai trả hàng.