Trong khi luật GDPR không có quy định nào quy định rằng không còn được phép gửi phiếu lương qua email, điều đó không có nghĩa là bạn có thể gửi phiếu lương qua email mà không bảo vệ thông tin bạn gửi.
Khi nói đến việc tuân thủ GDPR trong một văn phòng tính lương, bạn có thể nghĩ rằng bạn chỉ cần đặt mật khẩu bảo vệ tất cả các báo cáo lương và phiếu thanh toán. Tuy nhiên, cần phải tuân theo một quy trình nghiêm ngặt.
Nếu bạn chọn gửi phiếu thanh toán qua email, bạn cần đảm bảo rằng tất cả chúng đều được bảo vệ bằng mật khẩu và được gửi trực tiếp đến địa chỉ email đã chọn của nhân viên. Điều rất quan trọng là phải sử dụng một mật khẩu duy nhất cho mỗi nhân viên, vì việc sử dụng cùng một mật khẩu cho tất cả nhân viên có thể bị coi là vi phạm GDPR.
Và bên cạnh việc cung cấp mã hóa an toàn trên tất cả các phiếu lương, sau khi chúng được gửi đi, thì phiếu lương cần phải được xóa khỏi máy chủ của nhà cung cấp phần mềm tính lương của bạn.
Nhưng chia sẻ thông tin một cách an toàn không phải là điều duy nhất bạn cần làm để đảm bảo rằng bạn tuân thủ GDPR. Đảm bảo bạn thực hiện tất cả các bước cần thiết để tránh các cuộc tấn công mạng, giữ các bản sao an toàn của dữ liệu trong trường hợp bị đánh cắp, hỏa hoạn hoặc hư hỏng máy tính và cung cấp cho nhân viên cách dễ dàng cập nhật thông tin mà chủ nhân của họ nắm giữ về họ. các yêu cầu quan trọng về GDPR.
Việc áp dụng một hệ thống có tính đến tất cả các yêu cầu này có thể tốn nhiều thời gian. Thay vào đó, các cổng thông tin an toàn có thể đơn giản hóa quy trình trả lương và cung cấp môi trường an toàn nhất để bảo vệ thông tin của nhân viên. Các cổng thông tin an toàn cung cấp mức độ bảo mật và tuân thủ tối đa với GDPR và làm cho quy trình tính lương dễ dàng hơn nhiều vì chúng tự động hóa việc phân phối phiếu lương và loại bỏ nhu cầu gửi email báo cáo bảng lương mỗi kỳ trả lương.
Bên cạnh khả năng gửi và lưu trữ an toàn phiếu lương và các tài liệu trả lương nhạy cảm khác, cổng tự phục vụ còn có những ưu điểm khác như cung cấp cho người sử dụng lao động và người lao động một cách dễ dàng truy cập thông tin từ xa. Ngoài ra, các cổng tự phục vụ giúp nhân viên dễ dàng yêu cầu nghỉ việc, theo dõi thông tin cá nhân của họ và cập nhật khi cần thiết, đồng thời chúng cũng giữ một bản sao lưu an toàn cho tất cả các hồ sơ lương.
Cổng tự phục vụ không chỉ giúp quy trình GDPR dễ dàng hơn nhiều mà còn loại bỏ nguy cơ bị phạt lên đến € 20 triệu hoặc 4% doanh thu hàng năm của năm trước, tùy theo mức nào cao hơn.
BrightPay Connect tự động sao lưu dữ liệu bảng lương 15 phút một lần khi bảng lương mở và một lần nữa khi bạn đóng tệp nhà tuyển dụng và tất cả các bản sao lưu đều có sẵn để tải xuống và khôi phục nếu cần.
Điều này có nghĩa là cổng thông tin luôn giữ một bản sao an toàn của các tệp bảng lương trong đám mây, bảo vệ dữ liệu trong trường hợp bị tấn công mạng và có thể khôi phục nó nếu có điều gì đó xảy ra với thiết bị vật lý, chẳng hạn như bất kỳ thiệt hại nào đối với máy tính.
GDPR quy định rằng các cá nhân có quyền được chỉnh sửa hoặc hoàn thiện dữ liệu cá nhân không chính xác nếu cần thiết. Cổng BrightPay Connect hiển thị tất cả dữ liệu cá nhân mà chủ nhân của họ nắm giữ, người này có thể dễ dàng chỉnh sửa các yêu cầu nghỉ việc phê duyệt và cập nhật chi tiết liên hệ cho nhân viên.
Ví dụ:khi thông tin nhân viên không đầy đủ hoặc không chính xác, nếu số điện thoại hoặc địa chỉ bưu điện của họ thay đổi, nhân viên có thể dễ dàng cập nhật thông tin chi tiết của họ từ cổng thông tin mà họ có thể truy cập 24/7 từ bất kỳ thiết bị nào, chẳng hạn như PC, Mac, máy tính bảng hoặc thậm chí cả điện thoại thông minh của họ thông qua ứng dụng điện thoại thông minh của nhân viên.
Để tuân thủ GDPR, tất cả thông tin về phiếu lương chỉ được cung cấp cho các bộ xử lý bảng lương, chỉ khi nó thực sự cần thiết để xử lý bảng lương. Với BrightPay Connect, người dùng có thể được thiết lập để họ chỉ có quyền truy cập vào thông tin cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Luôn tuân thủ GDPR với BrightPay Connect. Tìm hiểu thêm TẠI ĐÂY.
