Những người bạn của chúng tôi tại TaxCalc đã chia sẻ bài viết hữu ích này về cách làm việc tại nhà…
Nhận thức về làm việc tại nhà đã thay đổi trong những năm gần đây. Từng bị người sử dụng lao động xa lánh vì cho rằng người lao động sẽ chán nản, các chính sách làm việc linh hoạt đã được chứng minh là có tác dụng thúc đẩy năng suất và sự hài lòng trong công việc.
Thời gian đi làm có thể được giảm bớt hoặc loại bỏ hoàn toàn, tạo ra nhiều thời gian rảnh hơn và giảm chi phí đi lại. Đối với các doanh nghiệp, chi phí hoạt động sẽ giảm và thậm chí có thể cho phép cắt giảm quy mô văn phòng. Cho dù đó là ngày lẻ trong tuần hay chỉ làm việc tại nhà, làm việc từ xa đã nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn của nhiều tổ chức.
Nhưng với những tác động liên tục của COVID-19, làm việc tại nhà có thể không chỉ đơn giản là một lựa chọn trong tương lai. Để hạn chế sự lây truyền của loại virus mới, nhiều nhân viên đang được khuyến khích chủ động cách ly khỏi văn phòng vô thời hạn. Với việc trở lại văn phòng không chắc chắn, đó có thể là một bước tiến lớn — đặc biệt đối với những người có kinh nghiệm làm việc tại nhà từ chín đến năm còn hạn chế. Đối với một doanh nghiệp mà thông lệ kế toán thường được thực hiện nội bộ, quá trình chuyển đổi có thể khó khăn hơn.
Kế toán trong bất kỳ tổ chức nào thường có vài tuần làm việc căng thẳng vào cuối tháng của họ. Ví dụ:hai tuần đầu tiên của tháng 4 sẽ được dành để tổng hợp tỉ mỉ các số liệu từ tháng 3 — mọi thứ từ tổng doanh thu và chi phí đến phân tích giá trị của tài sản cố định. Điều này đảm bảo rằng sổ sách được cân đối hợp lý và giúp đơn giản hóa việc khai thuế của công ty.
Trong thời gian này, làm việc tại nhà có thể tỏ ra vô cùng hữu ích — có thể là do không bị sao nhãng hoặc có cơ hội để bắt đầu công việc thay vì đi làm. Do đó, các tài khoản quản lý thường có thể được chuyển nhanh hơn đáng kể. Làm việc từ xa đã được thực hiện trên diện rộng trong nhiều năm; trước COVID-19, không có gì lạ khi những người ở cấp quản lý hoặc thậm chí là giám đốc chỉ làm việc tại nhà. Những người tự kinh doanh sẽ có kinh nghiệm tương tự.
Tính linh hoạt của làm việc từ xa mang lại những lợi ích đáng kể cho bất kỳ công việc nào tập trung vào máy tính, nhưng có những hạn chế cần xem xét. Không cần phải trở về từ văn phòng hoặc để "đánh bại giao thông", giờ làm việc luôn kết thúc lâu hơn dự định. Ngay cả khi chú ý đến đồng hồ, việc trả lời "một email cuối cùng" vào cuối ca làm việc có thể nhanh chóng trở thành một buổi tối làm việc không chủ ý. Ban đầu nó có vẻ hiệu quả, nhưng điều này sẽ trở nên kiệt quệ theo thời gian. Nhân viên nên thận trọng với giờ làm việc của họ để tránh bị kiệt sức.
Nghỉ trưa tự giác là rất quan trọng. Nếu không có lời khuyên của các đồng nghiệp khác tránh đi ăn vào một giờ thường xuyên, không có gì lạ khi bữa trưa điển hình 1 giờ trưa trở lại xa hơn trong ngày. Khi giờ ăn trưa đến, nó thường sẽ được lấy tại bàn làm việc. Như nhiều năm làm việc tại nhà có thể chứng minh, điều này có tác dụng phụ lâu dài; tất cả thời gian sử dụng thiết bị bổ sung đó sẽ tăng lên và những người có thị lực hoàn hảo có thể sớm đặt lịch với bác sĩ nhãn khoa để giải quyết các cơn đau đầu và chóng mặt do kết quả đó.
Thiết lập bên cạnh cửa sổ nếu có thể — nghiên cứu quy tắc ‘20 -20-20’ để thực thi các thao tác ngắt màn hình thường xuyên — và đầu tư vào một màn hình độc lập để tránh làm việc hoàn toàn trên máy tính xách tay 13 ”. Trong một số trường hợp, khoản tiền này có thể được chủ lao động tài trợ hoặc được khấu trừ thuế như một khoản chi phí kinh doanh nếu tự kinh doanh.
Ban đầu nó có vẻ phản trực giác, nhưng văn phòng tại nhà phải được đối xử như một môi trường làm việc. Bỏ bộ đồ ngủ và đi giày, không đi dép lê. Đầu tư vào cây trồng trong nhà. Tiến hành nghiên cứu nếu bạn có hoặc tạo một "ngóc ngách" trong góc phòng. Nếu bạn coi làm việc ở nhà là một ngày lười biếng, bạn có thể cá rằng đó là điều sẽ xảy ra. Mặc quần áo đi làm cũng tạo ra ranh giới bổ sung vào cuối ngày — việc cởi bỏ 'quần áo đi làm' có nghĩa là công việc đã kết thúc và nhà bây giờ là nơi để thư giãn.
Những người làm việc tại nhà sẽ dành ít nhất tám giờ một ngày trong không gian này, vì vậy nó phải rất hấp dẫn. Sử dụng bàn làm việc nếu có thể để đảm bảo công việc không được tiến hành trên ghế sofa; tại thời điểm này, dấu hiệu duy nhất cho cuối ngày là đóng máy tính xách tay. Đừng nghĩ đến việc làm việc trên giường. Những người làm việc tại nhà lâu dài ở một địa điểm thích hợp thậm chí có thể cân nhắc việc đưa một con vật cưng vào gia đình đến công ty, vì đã có những suy nghĩ quan trọng trước đó.
Ngay cả với một môi trường sôi động và bán chuyên nghiệp ở nhà, tiêu chuẩn giao tiếp chuyên nghiệp và cá nhân vẫn có thể bị ảnh hưởng.
Khi tương tác mặt đối mặt không còn là một tùy chọn, có thể phức tạp để giải quyết các vấn đề hoặc cộng tác hiệu quả trong một số nhiệm vụ thông qua hộp trò chuyện. Chống lại sự thất vọng của các tin nhắn bị bỏ lỡ bằng cách giới thiệu 'không gian làm việc kỹ thuật số' như Microsoft Teams, Slack hoặc Monday.com để đảm bảo mọi người đều ở trên cùng một trang. Thời hạn, tin nhắn và tệp có thể được chia sẻ cho các cá nhân, nhóm cụ thể hoặc toàn bộ ‘văn phòng’ cùng một lúc. Điều này không chỉ giúp xoa dịu bất kỳ sự cô lập xã hội nào mà còn hạn chế mức độ gián đoạn có thể gặp phải khi chuyển ra khỏi văn phòng.
Nó không chỉ là phần mềm năng suất cần được xem xét. Đối với bất kỳ kế toán nào, việc dễ dàng truy cập vào các tài liệu an toàn của công ty là điều quan trọng đối với hoạt động kinh doanh như bình thường. Ví dụ:dịch vụ CloudConnect từng đoạt giải thưởng của Taxcalc có thể phản ánh trải nghiệm máy tính để bàn thông thường bằng cách truy cập dữ liệu thường chỉ có sẵn thông qua máy tính cơ quan. Về bản chất, nhân viên có thể truy cập những gì họ cần từ thiết lập tại nhà của họ — đó là một máy tính xách tay trên bàn bếp, văn phòng mới được xây dựng tại nhà hoặc bất kỳ nơi nào có kết nối internet.
Tại thời điểm viết bài, lời khuyên của chính phủ là tránh tiếp xúc cơ thể để hạn chế sự lây lan của vi-rút COVID-19. Người giúp việc nhà nên làm theo lời khuyên của các chuyên gia y tế khi tình hình phát triển trong những tháng tới, nhưng điều quan trọng là tránh trở thành ảnh đại diện. Hàng giờ ngồi sau màn hình có thể khiến các đồng nghiệp thân thiết trở nên xa cách và các kỹ năng xã hội nói chung sẽ xấu đi.
Trong những thời điểm đơn giản hơn, bạn có thể tránh tất cả điều này bằng cách gặp gỡ đồng nghiệp trong tuần — chẳng hạn như thay phiên nhau làm việc tại nhà của nhau hoặc gặp gỡ tại quán cà phê. Các lựa chọn khác bao gồm không gian làm việc chung, với cả chuỗi lớn và văn phòng độc lập được cung cấp rộng rãi trên khắp Vương quốc Anh hiện nay. Hiện tại, việc cộng tác nhóm kiểu này không được khuyến khích mạnh mẽ, nhưng nên được coi là một phần của chiến lược dài hạn để làm việc từ xa sau khi dịch vụ bình thường hoạt động trở lại.
Chuyển đổi từ nhân viên văn phòng toàn thời gian là một việc lớn và không nên xem nhẹ. Không rõ nhân viên văn phòng có thể cần mở cửa hàng tại nhà trong bao lâu và trong nhiều khoảng thời gian phía trước sẽ có vẻ khó khăn. Quá trình chuyển đổi có thể thú vị, linh hoạt và hiệu quả, nhưng chỉ khi các biện pháp phù hợp được áp dụng.
TaxCalc tạo ra phần mềm đơn giản, tích hợp và giá cả phải chăng được thiết kế để phát triển như bạn. Bao gồm mạnh mẽ thuế , tài khoản , VAT và giải pháp quản lý thực hành , mọi sản phẩm đều được thiết kế chính xác để hỗ trợ hoạt động của bạn trong tương lai. Tất cả các sản phẩm của chúng tôi đều hoạt động tốt với nhau trên cùng một nền tảng, chia sẻ dữ liệu liền mạch và có các quy trình SimpleStep® và Kiểm tra &Kết thúc nổi tiếng của chúng tôi. Với của chúng tôi giải pháp quản lý thực hành mới , mọi người trong công ty của bạn sẽ có thể làm việc thông minh hơn, nhanh hơn và có tổ chức hơn. TaxCalc cung cấp nhiều ưu đãi và bao gồm cả giá. Hãy tin tưởng vào phần mềm thực hành được tin cậy bởi 9.000 công ty ở Vương quốc Anh.
