Kế toán bút toán kép là một phương pháp ghi sổ kế toán giúp giữ cân bằng các tài khoản của công ty, cho thấy bức tranh tài chính trung thực về tình hình tài chính của công ty. Phương pháp này dựa trên việc sử dụng phương trình kế toán Tài sản =Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu.
Các khoản ghi có cho một tài khoản phải bằng các khoản ghi nợ cho tài khoản khác để duy trì phương trình thăng bằng. Kế toán sử dụng các bút toán ghi nợ và ghi có để ghi lại các giao dịch cho từng tài khoản và mỗi tài khoản trong phương trình này hiển thị trên bảng cân đối kế toán của công ty.
Kế toán hai mục đã được sử dụng cho hàng trăm, nếu không phải hàng nghìn , trong nhiều năm; nó được ghi lại lần đầu tiên trong một cuốn sách của Luca Pacioli ở Ý vào năm 1494.
Đúng như tên gọi, kế toán bút toán kép là một phương pháp kế toán chuẩn liên quan đến việc ghi lại mỗi giao dịch trong ít nhất hai tài khoản, dẫn đến ghi nợ cho một hoặc nhiều tài khoản và ghi có cho một hoặc nhiều tài khoản.
Tổng số lượng giao dịch trong mỗi trường hợp phải cân đối, đảm bảo mà tất cả đô la được tính. Các khoản nợ thường được ghi chú ở phía bên trái của sổ cái, trong khi các khoản tín dụng thường được ghi chú ở phía bên phải.
Các công ty đại chúng phải tuân theo các quy tắc và phương pháp kế toán được áp dụng bởi kế toán được chấp nhận chung các nguyên tắc (GAAP), được kiểm soát bởi một tổ chức phi chính phủ được gọi là Hội đồng Tiêu chuẩn Kế toán Tài chính (FASB).
Kế toán bút toán kép cũng là cách hiệu quả nhất cho một công ty để theo dõi sự tăng trưởng tài chính của nó, đặc biệt là khi quy mô kinh doanh phát triển.
Khi hoạt động kinh doanh của công ty phát triển, khả năng xảy ra lỗi văn thư sẽ tăng lên. Mặc dù kế toán bút toán kép không ngăn ngừa hoàn toàn các sai sót, nhưng nó hạn chế ảnh hưởng của bất kỳ sai sót nào đối với tài khoản tổng thể.
Vì các tài khoản được thiết lập để kiểm tra từng giao dịch để đảm bảo điều đó số dư ra, các sai sót sẽ được gắn cờ cho kế toán một cách nhanh chóng, trước khi lỗi tạo ra các lỗi tiếp theo theo hiệu ứng domino. Ngoài ra, bản chất của cấu trúc tài khoản giúp dễ dàng truy ngược lại các mục nhập để tìm ra lỗi bắt nguồn từ đâu.
Khi sử dụng kế toán bút toán kép, bạn sẽ cần sử dụng một số các loại tài khoản. Một số loại tài khoản chính bao gồm:
Hệ thống nhập kép yêu cầu biểu đồ tài khoản, bao gồm tất cả các tài khoản trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mà kế toán thực hiện các bút toán. Một công ty nhất định có thể thêm tài khoản và điều chỉnh chúng để phản ánh cụ thể hơn nhu cầu hoạt động, kế toán và báo cáo của công ty.
Hầu hết phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp đều sử dụng phương pháp kế toán kép; Nếu không có tính năng đó, một kế toán viên sẽ gặp khó khăn trong việc theo dõi thông tin như hàng tồn kho và các khoản phải trả cũng như lập hồ sơ cuối năm và hồ sơ thuế. Cấu trúc kế toán kép cơ bản đi kèm với các gói phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp. Khi thiết lập phần mềm, một công ty sẽ định cấu hình biểu đồ tài khoản chung của mình để phản ánh các tài khoản thực tế đã được doanh nghiệp sử dụng.
Phần mềm kế toán thường tạo ra một số loại báo cáo tài chính và kế toán khác nhau. vào bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Một báo cáo thường được sử dụng, được gọi là "số dư thử nghiệm", liệt kê mọi tài khoản trong sổ cái chung có bất kỳ hoạt động nào.
Số dư thử nghiệm gắn nhãn tất cả các tài khoản có số dư ghi nợ thông thường và những người có số dư tín dụng bình thường. Tổng số dư dùng thử phải luôn bằng 0 và tổng số tiền ghi nợ phải chính xác bằng tổng số tín dụng.
Là một ví dụ về kế toán bút toán kép, nếu bạn định ghi nhận doanh thu bán hàng là 500 đô la, bạn sẽ cần phải thực hiện hai bút toán:một bút toán ghi nợ 500 đô la để tăng tài khoản bảng cân đối kế toán có tên là "Tiền mặt" và một bút toán ghi có 500 đô la để tăng tài khoản báo cáo thu nhập có tên "Doanh thu".
Một ví dụ khác có thể là việc mua một máy tính mới với giá 1.000 đô la. Bạn cần phải nhập khoản ghi nợ 1.000 đô la để tăng tài khoản chi phí "Công nghệ" trong báo cáo thu nhập và ghi có 1.000 đô la để giảm tài khoản "Tiền mặt" trong bảng cân đối kế toán của mình.
Điều ngược lại cũng đúng:Nếu công ty của bạn vay tiền từ ngân hàng , tài sản của bạn sẽ tăng lên nhưng nợ phải trả của bạn cũng sẽ tăng tương ứng. Kế toán bút toán kép kiểm tra tính chính xác, bởi vì sau khi hoàn thành các bút toán của bạn, tổng tài khoản có số dư nợ phải bằng tổng tài khoản số dư có, đảm bảo rằng bạn đã nắm bắt được cả hai phần của giao dịch.
Tín dụng thêm tiền vào tài khoản, trong khi ghi nợ rút tiền từ tài khoản. Khi bạn được thanh toán, đó là một khoản tín dụng. Khi bạn thanh toán cho người khác, đó là một khoản ghi nợ.
Friar Luca Pacioli thuộc dòng Phanxicô thế kỷ 15 thường được ghi nhận là đầu tiên là viết về các phương pháp kế toán hiện đại như kế toán kép. Tuy nhiên, ông đã không phát minh ra kế toán bút toán kép. Ông ấy chỉ đơn giản là người đầu tiên mô tả các phương pháp kế toán vốn đã phổ biến trong giới thương gia ở Venice.
