Tuy nhiên, một số nghĩa vụ xuất hiện không thường xuyên, vì vậy không có gì lạ khi bạn hơi mờ nhạt về chi tiết. Một trong những chủ đề như vậy là Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế (FMLA nghỉ phép). Có thể điều hành một doanh nghiệp trong nhiều tháng hoặc thậm chí nhiều năm mà không gặp phải yêu cầu nghỉ việc đủ điều kiện theo FMLA.
May mắn thay, những điều cơ bản của FMLA khá đơn giản. Nó chủ yếu tập trung vào nhận thức về quy trình nghỉ việc theo FMLA — các thông báo bắt buộc đặc biệt.
Đạo luật Nghỉ phép Gia đình và Y tế cho phép nhân viên đủ tiêu chuẩn được nghỉ phép vì một số lý do gia đình và y tế. Đạo luật này cho phép những nhân viên này được bảo vệ việc làm không công trong tối đa 12 tuần trong khoảng thời gian 12 tháng.
Các nhân viên đủ điều kiện có thể tham gia FMLA trong các trường hợp sau:
Nếu chăm sóc cho một thành viên gia đình đang thực hiện nghĩa vụ quân sự bị thương hoặc bị ốm, có thể nghỉ phép tới 26 tuần trong khoảng thời gian 12 tháng.
Các cơ quan công cộng, trường tiểu học và trung học, và các chủ sử dụng lao động tư nhân có ít nhất 50 nhân viên trở lên được coi là “chủ lao động được bảo hiểm”. Người sử dụng lao động được bảo hiểm phải thực hiện các bước cụ thể để đáp ứng các nghĩa vụ FMLA — ngay cả trước khi có bất kỳ yêu cầu nghỉ việc nào.
Áp phích :Người sử dụng lao động được bảo hiểm phải trưng bày áp phích FMLA của Bộ Lao động tại mỗi địa điểm kinh doanh trong khu vực mà nhân viên có thể dễ dàng nhìn thấy.
Thông báo chung :Người sử dụng lao động phải gửi một thông báo chung cho các nhân viên đủ điều kiện của FMLA. Thông báo tối thiểu phải chứa tất cả thông tin từ người đăng, vì vậy, việc sao chép thông tin người đăng và thêm vào sổ tay nhân viên của bạn thường dễ dàng nhất.
Nếu một nhân viên yêu cầu nghỉ việc vì bất kỳ lý do nào đủ điều kiện FMLA, bạn sẽ phải làm theo các bước bên dưới. Lưu ý rằng nhân viên không phải yêu cầu cụ thể nghỉ theo FMLA.
Trong vòng 5 ngày kể từ ngày yêu cầu nghỉ việc ban đầu, bạn phải cung cấp cho nhân viên hai thông báo:
Hầu hết các nhà tuyển dụng sử dụng biểu mẫu Thông báo đủ điều kiện và các Quyền và Trách nhiệm kết hợp của DoL.
Trong Thông báo về Quyền và Trách nhiệm, bạn có tùy chọn để yêu cầu chứng nhận nhu cầu. Về cơ bản, đây là bằng chứng cho thấy lý do nghỉ việc đủ điều kiện cho FMLA, chẳng hạn như tài liệu từ nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Nhân viên phải cung cấp các chứng nhận được yêu cầu trong vòng 15 ngày trừ khi có các tình tiết giảm nhẹ.
Nhà tuyển dụng có thể yêu cầu các loại chứng nhận sau:
Với các chứng nhận y tế, điều quan trọng cần lưu ý là không cần chẩn đoán. Thay vào đó, nhà cung cấp dịch vụ y tế cần lưu ý thông tin liên quan đến khả năng làm việc của nhân viên, bao gồm cả thời gian dự kiến của tình trạng này. Giấy chứng nhận nghỉ phép có nhiều thay đổi hơn nhưng có thể bao gồm yêu cầu bản sao lệnh thực hiện nhiệm vụ của thành viên quân đội.
Nếu chứng nhận được cung cấp không đầy đủ hoặc không đủ, bạn phải yêu cầu sửa chữa. Nhân viên thường có 7 ngày để khắc phục sự cố hoặc người sử dụng lao động có thể từ chối yêu cầu nghỉ việc của FMLA. Ngoài ra, nếu chứng nhận y tế có vẻ không rõ ràng, bạn có thể (bằng chi phí của mình) yêu cầu ý kiến thứ hai từ một nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khác. Nếu ý kiến của họ khác nhau, cần có ý kiến cuối cùng từ nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe thứ ba.
Nếu bạn không chắc chắn về lý do nghỉ việc có đủ điều kiện theo FMLA hay không, thì một nguồn tốt là Hướng dẫn dành cho nhà tuyển dụng FMLA, hướng dẫn này sẽ giải đáp các câu hỏi phổ biến, chẳng hạn như liệu những người cha mới có đủ điều kiện cho FMLA hay không hoặc liệu FMLA có thể được sử dụng để quan tâm hay không dành cho trẻ em người lớn (có thể trong trường hợp khuyết tật hoặc tình trạng sức khỏe nghiêm trọng).
Sau khi đã đưa ra quyết định cuối cùng, bạn phải thông báo cho nhân viên một lần nữa:
Thông báo Chỉ định :Thông báo này chính thức chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép của FMLA và bao gồm thông tin chính, chẳng hạn như số lượng nghỉ phép đang được sử dụng. Bạn có thể viết thông báo của riêng mình hoặc sử dụng biểu mẫu Thông báo chỉ định do DoL cung cấp.
Có các hướng dẫn FMLA cụ thể liên quan đến lợi ích sức khỏe. Về cơ bản, nếu nhân viên (và bất kỳ thành viên nào trong gia đình) được bảo hiểm sức khỏe theo chương trình sức khỏe nhóm của công ty bạn, họ phải tiếp tục nhận được bảo hiểm trong thời gian nghỉ phép. Nhân viên trên FMLA vẫn phải trả bất kỳ khoản phí bảo hiểm nào.
Khi nhân viên trở lại sau kỳ nghỉ FMLA, họ phải trở lại vị trí cũ hoặc vị trí tương đương (cùng lương, theo ca, v.v.). Điều này không có nghĩa là nhân viên trên FMLA không bao giờ bị sa thải. Người sử dụng lao động có thể sa thải một nhân viên trong thời gian họ nghỉ FMLA, nhưng người sử dụng lao động phải có khả năng chứng minh rằng điều này sẽ xảy ra ngay cả khi nhân viên đó không được nghỉ phép.
