Ai theo dõi các con số kinh doanh của bạn? Thật dễ dàng chỉ cần nói, “Tôi là một người làm nghề thủ công và tôi biết nghề của mình và đó là tất cả những gì tôi cần biết. Tôi sẽ chỉ thuê một người nào đó để chăm sóc các con số cho tôi. ” Sự thật là, nếu bạn chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định về hoạt động kinh doanh của mình, thì bạn cần phải hiểu những kiến ​​thức cơ bản về kế toán và ý nghĩa của mỗi báo cáo tài chính mà bạn nhận được với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ. Nói cách khác, ngay cả khi bạn để người khác giữ sách cho bạn, bạn cần hiểu ý nghĩa đằng sau phép toán.

Dưới đây là một vài lý do tại sao bạn phải giữ những cuốn sách chính xác; và bạn sẽ nhận thấy rằng báo cáo thuế nằm ở cuối danh sách.

Giữ sách chính xác sẽ giúp bạn:

• Định giá sản phẩm của bạn một cách chính xác.
• Biết bạn đang kiếm tiền hay thua lỗ — nói chung và cho những công việc cụ thể.
• Biết dòng tiền của bạn — cả trong ngắn hạn và dài hạn — và làm việc với các chủ ngân hàng và nhà đầu tư.
• Cho cơ quan thuế biết tình hình của bạn.

Điều quan trọng trong kế toán là không để các điều khoản và định dạng của thông tin tài chính đe dọa bạn. Tất cả những gì bạn cần nhớ là bạn cần có ba báo cáo tài chính cơ bản để theo dõi tiền của mình:

1. Bảng cân đối kế toán hiển thị doanh nghiệp của bạn tại một thời điểm cụ thể và phác thảo các tài sản bạn có và ai sở hữu chúng. Thông tin về tiền mặt và thu nhập trong bảng cân đối kế toán được lấy từ hai báo cáo còn lại.
2. Báo cáo thu nhập hiển thị thu nhập của bạn trong một khoảng thời gian.
3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết tiền mặt vào và ra và kết quả ròng là bao nhiêu trong một khoảng thời gian.

Hãy cùng xem xét vấn đề này, được chia nhỏ theo các thuật ngữ đơn giản.

1. Bảng cân đối kế toán

Như đã đề cập ở trên, bảng cân đối kế toán của bạn phác thảo các tài sản kinh doanh của bạn, cả tài sản hiện tại và tài sản cố định. Tài sản lưu động là tiền mặt hoặc các tài sản khác có thể chuyển đổi thành tiền mặt trong vòng một năm (những thứ như khoản phải thu, hàng tồn kho, chi phí trả trước, v.v.). Tài sản cố định là tài sản và thiết bị thuộc sở hữu của doanh nghiệp bạn — những thứ mà bạn không có ý định bán (đồ nội thất, thiết bị sản xuất, bất động sản, v.v.). Khi bạn tạo sự cân bằng của mình, hãy nhớ rằng bên trái sẽ luôn bằng bên phải. Nếu chúng không bằng nhau, thì bạn đã mắc sai lầm. Nó là đơn giản. Đây được gọi là “phương trình kế toán”. Đó là điều làm cho bảng cân đối kế toán của bạn luôn bằng nhau ở cả hai bên. Phương trình là sau:Tài sản =Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu Đây là bảng cân đối mẫu:

Vốn chủ sở hữu bao gồm cổ phần của doanh nghiệp mà bạn hoặc các đối tác khác sở hữu.

2. Báo cáo thu nhập

Phần thông tin kế toán thiết yếu thứ hai bạn cần là báo cáo thu nhập (hoặc báo cáo lãi lỗ), được sử dụng để theo dõi doanh thu và chi phí. Sự khác biệt giữa hai điều này là lợi nhuận ròng của bạn. Công thức để tính điều này là:thu nhập trừ chi phí bán hàng bằng tỷ suất lợi nhuận gộp và tỷ suất lợi nhuận gộp trừ chi phí hoạt động cố định bằng lợi nhuận ròng. Hãy nhớ rằng, các tài sản lớn hơn có thể được khấu hao để những khoản chi lớn đó không làm ảnh hưởng đến con số sinh lời của bạn. Điều quan trọng cần nhớ là báo cáo thu nhập của bạn trình bày các hoạt động bán hàng và chi phí trong một khoảng thời gian trái ngược với bảng cân đối kế toán của bạn, bảng này cho thấy tình trạng tài chính của bạn ở một điểm đúng lúc.

3. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ là tài liệu tài chính trình bày thu nhập thực tế nhận được và chi phí thực trả. Báo cáo này (thường được sửa đổi cho một doanh nghiệp nhỏ) thường cho biết số dư tiền đầu kỳ, dòng tiền vào, dòng tiền ra và số dư tiền cuối kỳ. Ở dạng đơn giản nhất, báo cáo lưu chuyển tiền tệ được trình bày theo định dạng sau:

• Số dư tiền đầu kỳ
• Cộng với dòng tiền vào
• Dòng tiền trừ ra
• Số dư tiền mặt cuối kỳ bằng nhau.

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ mẫu cho một doanh nghiệp mới (số dư tiền mặt ban đầu là 0 đô la): Có rất nhiều tài nguyên miễn phí có sẵn để giúp bạn lập báo cáo tài chính và hiểu những kiến ​​thức cơ bản về kế toán doanh nghiệp. Để tìm hiểu sâu hơn về chủ đề này, SBA cung cấp một khóa học trực tuyến miễn phí:Giới thiệu về Kế toán thông qua Trung tâm Kiến thức Doanh nghiệp Nhỏ của mình. Khóa học cũng bao gồm các mẫu báo cáo tài chính tự động. Bạn cũng có thể thảo luận về báo cáo tài chính của mình và bất kỳ câu hỏi kế toán nào bạn có với một cố vấn kinh doanh (chẳng hạn như những câu hỏi có sẵn thông qua SCORE) hoặc nhận hỗ trợ từ Trung tâm Phát triển Doanh nghiệp Nhỏ tại địa phương của bạn.