Trước khi tham gia một nhóm chủ mưu năm nay, tôi phải thừa nhận rằng, tôi là một người đa nghi. Nếu bạn chưa bao giờ tham gia vào một nhóm chủ mưu, bạn sẽ dễ dàng nghĩ đó chỉ là một cuộc họp khác để tham dự. Một hộp khác để đánh dấu trong danh sách việc cần làm.

Tuy nhiên, quyết định tham gia nhóm chủ mưu với ba người bạn cùng chí hướng, có chí hướng, là doanh nhân của tôi, là một trong những trải nghiệm mang tính biến đổi lớn nhất mà tôi có được trong một thời gian dài. Chỉ trong vài tháng ngắn ngủi, điều đó đã mang lại một lượng lớn trách nhiệm giải trình đáng kinh ngạc trong việc đạt được mục tiêu của tôi và mang lại cho tôi những góc nhìn bên ngoài vô giá về một số thách thức kinh doanh lớn.

Nó đặc biệt hữu ích, vì tôi chủ yếu làm việc một mình. Ngay cả khi bạn làm việc một mình với tư cách là chủ doanh nghiệp đơn lẻ hay người làm nghề tự do, không có gì ngăn cản bạn tạo ra một nhóm chủ mưu với các doanh nhân cùng chí hướng khác. Bạn có thể tìm thành viên nhóm từ các blog và cộng đồng mà bạn theo dõi, các tổ chức chuyên nghiệp hoặc mời những người khác ở nơi bạn muốn sau 10 năm nữa.

Dưới đây là năm quy tắc cơ bản của tôi để xây dựng một nhóm chủ mưu thực sự mang lại kết quả và khiến mọi người muốn quay lại xem thêm.

1. Chọn thành viên của bạn một cách khôn ngoan.

Khi nói đến các nhóm chủ mưu, việc quyết định xem ai sẽ tham gia hoặc mời ai vào nhóm của bạn, sẽ tạo ra tiếng vang cho những tháng và năm tới. Ngoài việc chỉ đơn giản là tin tưởng những người này bằng những chi tiết thân mật về doanh nghiệp của bạn, bạn cũng cần phải có khả năng liên hệ với họ ở cấp độ cá nhân và chuyên nghiệp.

Khi đánh giá xem một nhóm chủ mưu cụ thể có phù hợp với bạn hay không, hãy xem xét các đặc điểm sau của từng thành viên:

• Họ phải liên quan đến bạn ở cấp độ cá nhân. Bạn có thể thấy mình là bạn, hoặc ít nhất là dành thời gian không phải làm việc với các thành viên của nhóm này không? Thực tế là, bạn có thể sẽ dành ít nhất vài giờ mỗi tháng, gặp trực tiếp hoặc trực tuyến với các thành viên chủ mưu của mình. Nếu bạn không có sở thích, đam mê, sở thích hoặc trải nghiệm tương tự, bạn sẽ không nhấp vào.
• Họ phải có kinh nghiệm tương tự. Nếu nhóm chủ mưu của bạn có các thành viên sắp tốt nghiệp đại học và những người khác có mười năm kinh nghiệm điều hành công việc kinh doanh của riêng họ, thì nhóm này sẽ không hoạt động. Sẽ rất khó để đạt được sự cân bằng trong việc chia sẻ và giá trị thu được sẽ bị chênh lệch đáng kể. Những thành viên có kinh nghiệm hơn sẽ dần dần bỏ đi hoặc bắt đầu coi đó chỉ đơn giản là một buổi cố vấn chứ không phải là một nhóm chủ mưu thực sự.
• Họ không thể là đối thủ cạnh tranh của bạn. Bạn không thể đưa ra phản hồi khách quan hoặc tin tưởng các đề xuất khi nó đến từ một người mà bạn đang cạnh tranh trực tiếp.

2. Đặt ra các quy tắc cơ bản ngay lập tức.

Ngay khi bạn bắt đầu thành lập nhóm chủ mưu của mình, điều quan trọng là phải đặt ra nền tảng các quy tắc cơ bản để nhóm tuân theo. Ít nhất, hãy tập hợp một Tài liệu Google mở, ngắn gọn xác định câu trả lời rõ ràng cho tất cả các câu hỏi sau:

• Bạn sẽ gặp nhau với tư cách nhóm bao lâu một lần?
• Ngày nào trong tuần hoặc tháng? Mấy giờ?
• Mỗi cuộc họp kéo dài bao lâu?
• Có giới hạn về số lượng thành viên có thể tham gia nhóm không?
• Các thành viên mới được thêm vào nhóm khi nào và như thế nào?
• Tiêu chí để đánh giá thành viên mới là gì?

3. Có một chương trình và cấu trúc rõ ràng cho mỗi cuộc họp.

Điều cần thiết là phải có một cấu trúc cuộc họp có lợi cho các thành viên của nhóm. Không có gì tệ hơn việc lang thang không mục đích từ vấn đề này sang vấn đề khác mà không có bất kỳ ranh giới rõ ràng nào xung quanh những gì nên được thảo luận và khi nào. Trong nhóm chủ mưu của tôi, việc có một chương trình nghị sự được cả hai đồng ý sẽ giúp chúng tôi đi đúng hướng.

Chúng tôi luôn bắt đầu với một vài phút cập nhật không chính thức và giới hạn tối đa là mười phút, sau đó cập nhật năm phút về vị trí của chúng tôi với các mục tiêu của chúng tôi từ phiên trước. Từ đó, chúng tôi đi sâu vào một thách thức cụ thể mà một thành viên đang gặp phải và đưa ra các giải pháp tiềm năng có thể hành động trong 20 đến ba mươi phút. Cuối cùng, chúng tôi kết thúc với mười phút diễn đàn mở để giải quyết mọi thách thức lớn còn tồn tại từ các thành viên khác, nêu mục tiêu của chúng tôi về những gì chúng tôi muốn hoàn thành trong tháng và đặt ngày và giờ cho phiên tiếp theo.

4. Quyết định dựa trên một nhà lãnh đạo nhóm.

Trong nhóm chủ mưu của tôi, người lãnh đạo của chúng tôi chịu trách nhiệm theo dõi các phiên họp, lên lịch cho cuộc họp tiếp theo trước khi kết thúc cuộc họp hiện tại, gửi xung quanh một chương trình làm việc ngắn gọn trước mỗi phiên họp và ghi chú lại các mục tiêu của mọi người sau đó. Trưởng nhóm thường là người sắp xếp chủ mưu, tuyển dụng thành viên mới và quản lý hậu cần để mọi người gặp nhau trực tiếp hoặc trực tuyến.

5. Chia sẻ đồng đều.

Có thể cho rằng người thuê quan trọng nhất của một nhóm chủ mưu giúp các thành viên quay trở lại nhiều hơn, đang đưa ra một cấu trúc khuyến khích sự chia sẻ đồng đều. Mặc dù mục đích của việc tham gia nhóm chủ mưu chắc chắn là giúp vượt qua những thách thức trong công việc kinh doanh của chính bạn, nhưng mục đích cũng giống như việc lùi lại và giúp đỡ người khác một cách quên mình hoàn thành mục tiêu của họ.

Thực hành thường xuyên thuyết trình để giải quyết các vấn đề nằm ngoài lĩnh vực chuyên môn điển hình của bạn sẽ cung cấp cho bạn những quan điểm và ý tưởng mới để thực hiện trong doanh nghiệp của bạn.

Nhóm chủ mưu của bạn sẽ không hoàn hảo ngay lập tức, nhưng bắt đầu bằng cách triển khai năm quy tắc này vào cơ cấu quản lý của mỗi phiên sẽ giúp giữ chân mọi người một cách đáng kể, được hưởng lợi và quay trở lại để xem nhiều hơn.