Mở bài đánh giá | Theo dõi chi phí được đơn giản hóa

Việc theo dõi các khoản chi phí có thể khó khăn khi bạn đang cố gắng vận hành một doanh nghiệp với tất cả các nhiệm vụ hành chính đi kèm với nó.

Biên lai có thể bị thất lạc, quên yêu cầu và số tiền bị ghi sai. Việc tìm kiếm thời gian để dành cho các khoản chi phí là rất khó và bạn dễ bị choáng ngợp bởi tất cả các thủ tục giấy tờ.

Expensify là một cách dễ dàng giúp bạn nắm được chi phí của mình bằng các hệ thống tự động khi cần thiết để làm cho toàn bộ quy trình trơn tru và dễ sử dụng.

Expensify là gì?

Expensify là một gói phần mềm theo dõi chi phí mang tính cách mạng được xây dựng để hợp lý hóa việc quản lý doanh nghiệp của bạn.

Nó giúp đẩy nhanh quá trình, tự động hóa tất cả các bước phù hợp và nó có thể tích hợp liền mạch vào lịch trình làm việc của người dùng, sử dụng tính năng nhận dạng ký tự quang học đáng tin cậy và một hệ thống quy trình làm việc hoàn hảo.

Nó hoạt động như thế nào?

Lợi ích chính của Expensify là khả năng tự động hóa các tác vụ tẻ nhạt, đẩy nhanh quá trình.

Toàn bộ quy trình quản lý chi phí và biên nhận có thể trở nên tự động, giúp quản trị viên của bạn có thể tự do hoàn thành các nhiệm vụ cấp bách hơn.

Các tính năng tự động

Quét biên nhận bằng một lần nhấp

Biên lai có thể dễ dàng bị mất hoặc thất lạc, hoặc bị hư hỏng và khó đọc.

Hệ thống của Expensify cho phép bạn chụp ảnh biên lai, sau đó nó sẽ tự động gửi báo cáo chi phí mà bạn không cần phải nhập thêm bất kỳ thông tin hay nỗ lực nào.

Nhân viên trực tiếp gửi biên lai của họ qua ứng dụng dành cho thiết bị di động đến hộp thư đến và một bên có thẩm quyền phù hợp có thể nhanh chóng chấp nhận hoặc từ chối khoản chi mà không cần phải xem toàn bộ báo cáo.

Đối chiếu Thẻ Công ty

Thẻ công ty có thể được quản lý dễ dàng từ vị trí trung tâm; tất cả các giao dịch thẻ sẽ tự động điền, với mọi giao dịch được đối chiếu với biên lai tương ứng mà không cần phải dành hàng giờ nghiền ngẫm từng mẩu giấy.

Quy trình công việc phê duyệt tự động

Một trong những vấn đề quan trọng đối với chi phí là nhận được sự ủy quyền của các bên cần thiết để tiến hành. Tuy nhiên, nhìn chung, những người này thường là những người khó nắm bắt nhất, khiến toàn bộ quá trình trở nên khó khăn và đau đớn một cách không cần thiết.

Expensify cung cấp tùy chọn cho quản trị viên để tùy chỉnh các quy tắc chính sách chi phí cho công ty cụ thể của họ.

Expensify có thể được định cấu hình để gắn cờ bất kỳ khoản chi phí nào cần người quản lý xem xét tự động. Ví dụ:những người trên một mức giá nhất định hoặc từ một khu vực cụ thể.

Mọi thứ khác, chẳng hạn như một bữa ăn 10 đô la hoặc cà phê 3 đô la, có thể được phê duyệt tự động, tiết kiệm thời gian và công sức quý báu.

Đặc quyền của Quản trị viên

Ngoài việc tự động cho phép các yêu cầu, quản trị viên cũng có thể thiết lập các hạn chế và phụ cấp tự động khác, chẳng hạn như mức phí theo dặm tiêu chuẩn, phí công tác phí, mức giá giờ mặc định, đơn vị tiền tệ và giới hạn danh mục.

Ví dụ:ứng dụng có thể đặt giới hạn về số tiền có thể chi tiêu cho khách sạn hoặc hoạt động giải trí của khách hàng.

Đồng bộ hóa Kế toán Tự động

Nếu một thay đổi được thực hiện trong hệ thống kế toán của bạn, có thể là một thách thức để đảm bảo rằng bản cập nhật được chuyển và nhận dạng trên tất cả các hệ thống.

Với Expensify, bạn có thể tự động đồng bộ hóa bất kỳ thay đổi nào trong thời gian thực.

Điều này cho phép hiển thị rõ ràng liên tục về tài chính của công ty bạn, điều này có thể rất có giá trị đối với thời gian kiểm tra và tính thuế.

Xác định vi phạm

Vì hệ thống biết điều gì sẽ xảy ra và được thông báo ngắn gọn về những khoản chi phí cần chấp nhận và từ chối, mọi vi phạm chính sách sẽ ngay lập tức được gắn cờ và xác định.

Điều này cho các bên liên quan biết liệu một khoản chi phí đã được nộp muộn, vi phạm quy tắc hay sự thật cần được kiểm tra hay chưa.

Tích hợp

Một tính năng chính của Expensify là khả năng tích hợp dễ dàng với nhiều chương trình phần mềm khác có thể đã được sử dụng trong doanh nghiệp của bạn.

Các tích hợp tương thích bao gồm:

  • Sách nhanh
  • Hiền nhân
  • FinancialForce
  • Oracle và NetSuite
  • Microsoft Dynamics
  • Lợi ích
  • Ngày làm việc
  • Gusto
  • Nhà kính
  • T Trang tính

Phần mềm cũng có thể tích hợp thành công các biên lai từ một loạt các doanh nghiệp như:

  • Uber
  • Đường tàu
  • Chỗ đậu xe
  • Động cơ khách sạn
  • Khách sạn Tối nay
  • Lyft
  • Parkwhizz
  • Airplus
  • TravelPerk
  • TripCatcher
  • ScanSnap
  • Anh hùng Spot

Các kế hoạch

Expensify chia các kế hoạch của mình thành hai loại chính:cá nhân và nhóm. Mỗi gói trong số hai gói đều cung cấp các tính năng và lợi ích khác nhau.

Cá nhân

  • Tải lên biên nhận không giới hạn
  • Quét thông minh không giới hạn
  • Khoản hoàn trả vào ngày hôm sau
  • Nhập ngân hàng và thẻ tín dụng
  • Ứng dụng di động miễn phí
  • Theo dõi và tìm kiếm chi phí
  • Chia sẻ và gửi chi phí
  • Theo dõi quãng đường GPS
  • Phát hiện chi phí trùng lặp
  • Quy tắc chi tiêu
  • Công tác phí
  • Theo dõi thuế
  • Copilot:quyền truy cập được ủy quyền

Nhóm

  • Theo dõi thuế
  • Hiển thị đầy đủ cho tất cả quản trị viên
  • Phê duyệt chi phí
  • Đại biểu đi nghỉ
  • Đối chiếu thẻ công ty
  • Phê duyệt nhiều lớp
  • Phê duyệt tùy chỉnh
  • Thực hiện các quy tắc và hạn chế chi phí
  • Tùy chọn xuất tùy chỉnh
  • Các trường tùy chỉnh
  • Mã kế toán
  • Đăng nhập một lần

Thời gian dùng thử miễn phí

Như một phần thưởng, Expensify cho phép bạn dùng thử các dịch vụ của họ miễn phí trong bảy ngày và thời gian dùng thử này có thể được kéo dài tới 28 ngày nếu bạn thêm nhân viên hoặc sử dụng một số tính năng có sẵn khác.

Bạn cũng được hưởng năm SmartScan mỗi tháng trên tài khoản miễn phí, trước khi nâng cấp để truy cập nhiều hơn.

Expensify thậm chí còn cung cấp tùy chọn đăng ký hàng năm hoặc thanh toán linh hoạt, cho phép bạn kiểm soát nhiều hơn tài khoản của mình và các tính năng được sử dụng. Thời gian dùng thử này cho phép bạn chọn gói tốt nhất cho nhu cầu của công ty bạn.

Bạn có nên sử dụng Expensify không?

Ưu điểm

  • Tích hợp: Cho phép tích hợp với nhiều ứng dụng, hệ thống và dịch vụ khác nhau để đảm bảo sử dụng trơn tru và liền mạch
  • Dữ liệu: Chi phí có thể được theo dõi trên số dặm đã đi hoặc số giờ dành cho một dự án, cho phép cung cấp dữ liệu hữu ích và chính xác hơn
  • Dùng thử miễn phí: Bản dùng thử miễn phí cho bạn nhiều thời gian để dùng thử phần mềm và quyết định xem phần mềm đó có phù hợp với công ty của bạn không
  • Âm thanh môi trường: Cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động không cần giấy tờ, cung cấp giải pháp thân thiện với môi trường và nơi làm việc
  • Đồng bộ hóa: Cho phép đồng bộ hóa với thẻ, có nghĩa là tất cả các giao dịch có thể được đưa vào báo cáo một cách dễ dàng mà không cần nhập dữ liệu theo cách thủ công
  • Tự động hóa: Việc tự động hóa hầu hết mọi tính năng cho phép bạn tăng tốc quá trình theo dõi, ghi chép và phê duyệt chi phí

Nhược điểm

  • Chức năng thuế: Thiếu khả năng hỗ trợ thuế như một mục hàng riêng biệt
  • Tải lên trên thiết bị di động: Đã có một số báo cáo về vấn đề tải lên biên lai từ điện thoại, nghĩa là có thể cần thêm tài liệu để xác minh chi phí.
  • Yêu cầu lập kế hoạch trước: Phải được sử dụng chính xác như được đào tạo và hướng dẫn, nếu không, nó có thể dẫn đến những bất thường về tài chính sau này và có thể khó giải quyết nếu sự kiện được đề cập là vài tháng trước.

Kết luận

Chi phí là một yếu tố thiết yếu của kinh doanh, nhưng thật không may, chúng có thể chiếm nhiều thời gian hơn mong muốn.

Theo đuổi chi phí và biên lai, phê duyệt và từ chối yêu cầu cũng như nhầm lẫn về giới hạn và giới hạn đều có thể làm mất thời gian quý giá mà có thể tập trung vào những nơi khác trong doanh nghiệp.

Họ cũng có thể gây đau đầu khi khai thuế, vì thiếu tài liệu quan trọng, dẫn đến sự chậm trễ và thất vọng trong một quy trình vốn đã căng thẳng.

Expensify cung cấp một giải pháp giúp tự động hóa và theo dõi chi phí trong khi phù hợp dễ dàng với phần mềm và quy trình hiện có.

Nó đảm nhận một số nhiệm vụ tốn thời gian và tẻ nhạt nhất, chẳng hạn như tự động phê duyệt số tiền nhỏ hơn, đặt giới hạn và hạn chế đối với những gì có thể được yêu cầu, đồng thời gắn cờ ngay lập tức bất kỳ vi phạm hoặc nhầm lẫn nào xảy ra, cho phép các bộ phận liên quan giải quyết chúng hiệu quả hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự trợ giúp để hợp lý hóa hoạt động kinh doanh của mình thì Expensify chắc chắn là một khoản đầu tư đáng giá.


Tài chính cá nhân
  1. Kế toán
  2.   
  3. Chiến lược kinh doanh
  4.   
  5. Việc kinh doanh
  6.   
  7. Quản trị quan hệ khách hàng
  8.   
  9. tài chính
  10.   
  11. Quản lý chứng khoán
  12.   
  13. Tài chính cá nhân
  14.   
  15. đầu tư
  16.   
  17. Tài chính doanh nghiệp
  18.   
  19. ngân sách
  20.   
  21. Tiết kiệm
  22.   
  23. bảo hiểm
  24.   
  25. món nợ
  26.   
  27. về hưu