Khi tôi còn là một nhân viên ủy thác trẻ mới bắt đầu kinh doanh lĩnh vực kinh doanh này cách đây 30 năm, quản lý bất động sản là một quy trình đơn giản hơn nhiều. Không chỉ các kỹ thuật lập kế hoạch di sản trở nên phức tạp hơn mà cách một người thực thi thu thập thông tin về tài sản của người quá cố đã thay đổi hoàn toàn.

Trở lại khi tôi bắt đầu, một thẻ đổi địa chỉ đã được gửi đến bưu điện và thư của người quá cố bắt đầu đến văn phòng của tôi. Tôi chỉ cần đợi cho đến khi tôi nhận được bảng sao kê ngân hàng, bảng sao kê môi giới và bất kỳ thông báo nào khác của người đó, chẳng hạn như báo cáo thuế tài sản hoặc thông báo phí bảo hiểm.

Tuy nhiên, thời thế đã thay đổi, nhiều khách hàng nhận báo cáo tài chính bằng điện tử thay vì trên giấy. Có quyền truy cập trực tuyến vào các khoản đầu tư là một sự thuận tiện tuyệt vời cho tất cả chúng ta, cho phép chúng ta kiểm tra số dư, thực hiện giao dịch, chuyển tiền và toàn bộ các dịch vụ khác mà cách đây không lâu cần đến sự trợ giúp của một con người khác. Nhược điểm của những tiến bộ này là chúng có thể tạo ra một tình huống rất khó khăn cho người phối ngẫu còn sống hoặc người thi hành công vụ đang cố gắng xác định nơi cất giữ tài sản của một người đã qua đời.

Những thứ phức tạp hơn nữa là những mật khẩu phức tạp ngày nay phổ biến để truy cập vào máy tính của chúng ta, chưa kể đến các tài khoản tài chính trực tuyến của chúng ta. Điều đầu tiên bạn được cho biết về bất kỳ mật khẩu nào? Đừng viết nó ra! Một lần nữa, điều này có thể tạo ra những hậu quả không mong muốn cho một người thi hành công việc cần có quyền truy cập vào từng tài khoản để quản lý tài sản và cuối cùng phân phối những tài sản đó cho người thừa kế hoặc người được ủy thác dựa trên ngôn ngữ có trong di chúc.

Vấn đề này gần đây đã xuất hiện trong tin tức khi người sáng lập và giám đốc điều hành của một sàn giao dịch tiền điện tử Canada, QuadrigaCX, đột ngột qua đời vào tháng 12 năm 2018. Gerry Cotten đã chết vì không chia sẻ mật khẩu cho tủ lạnh của sàn giao dịch, để lại 190 triệu đô la tiền điện tử thuộc về khách hàng của QuadrigaCX hoàn toàn không thể truy cập được. Các nhà đầu tư có thể không bao giờ nhìn thấy tiền của họ nữa. Đây là một ví dụ rất thú vị về cách hệ thống bảo mật được thiết kế để ngăn tin tặc xâm nhập tài khoản có thể hoạt động chống lại chủ sở hữu của các khoản tiền. Không rõ liệu tiền điện tử được giữ trong ví lưu trữ lạnh bảo mật QuadrigaCX có bao giờ được phục hồi hay không - và một số người cho rằng câu chuyện này được nghĩ ra để che giấu hành vi sai trái tài chính của người sáng lập QuadrigaCX.

Đây là một ví dụ rất công khai và quy mô lớn về quyền truy cập an toàn, nhưng nó làm nổi bật sự cần thiết phải cung cấp một cách để ai đó truy cập vào dữ liệu của bạn nếu bạn mất khả năng sử dụng hoặc qua đời. Không có câu trả lời đơn giản cho vấn đề này, nhưng rõ ràng là vấn đề sẽ không sớm biến mất. Có một số hành động bạn có thể thực hiện để giúp đảm bảo rằng người điều hành hoặc người phối ngẫu còn sống của bạn có thể truy cập được tài sản và báo cáo tài chính của bạn trong trường hợp bạn chết hoặc mất khả năng lao động.

Cách dễ nhất, nhưng kém an toàn nhất là chỉ cần cung cấp mật khẩu của bạn cho một thành viên gia đình đáng tin cậy. Họ sẽ cần mật khẩu để truy cập máy tính hoặc điện thoại thông minh của bạn. Họ cũng sẽ cần mật khẩu để truy cập email của bạn - đây là nơi gửi báo cáo tài chính điện tử theo truyền thống. Như đã đề cập, điều này tạo ra một vấn đề bảo mật tiềm ẩn và cũng không cung cấp cho người đáng tin cậy quyền truy cập vào từng nền tảng tài chính riêng lẻ, điều này sẽ yêu cầu mỗi mật khẩu đó phải được viết ra hoặc bằng cách nào đó được lưu và thông báo cho người đáng tin cậy. Nhiều hệ điều hành máy tính hiện lưu mật khẩu vào các trang web thường xuyên truy cập, vì vậy có thể một người đáng tin cậy đã truy cập vào máy tính của bạn, họ cũng có thể có quyền truy cập vào tài khoản tài chính của bạn.

Một lựa chọn đơn giản khác là viết ra và đặt tất cả mật khẩu vào một hộp ký gửi an toàn. Người thực thi hoặc người giám hộ / luật sư trên thực tế của bạn thông qua giấy ủy quyền (trong trường hợp không có năng lực) có thể có quyền truy cập vào hộp ký gửi an toàn và mật khẩu của bạn để truy cập vào máy tính, email và các nền tảng tài chính của bạn. Tùy chọn này an toàn hơn một chút so với việc đơn giản là viết ra và cung cấp mật khẩu cho một người bạn hoặc vợ / chồng đáng tin cậy; tuy nhiên, nó đòi hỏi sự siêng năng để giữ cho danh sách được cập nhật, vì mật khẩu thay đổi. Theo kinh nghiệm của tôi, hầu hết mọi người sẽ không theo kịp quy trình nặng nhọc này và mật khẩu được giữ trong két an toàn hầu như luôn lỗi thời. Tuy nhiên, đó là một cách để cung cấp quyền truy cập vào thông tin của bạn nếu bạn đủ kỷ luật để duy trì danh sách.

Cuối cùng, cách an toàn nhất và cho đến nay được khuyến nghị nhất để lưu trữ mật khẩu một cách an toàn và bảo mật là sử dụng ví kỹ thuật số. Giống như một chiếc ví thực, một chiếc ví kỹ thuật số theo dõi tất cả mật khẩu của bạn trên tất cả các thiết bị của bạn và làm như vậy trong một tệp được mã hóa trên đám mây. Ví điện tử yêu thích của tôi là Last Pass (www.lastpass.com), nhưng có rất nhiều ví khác để bạn lựa chọn. LastPass là một ứng dụng miễn phí cho phép bạn lưu tất cả mật khẩu của mình một cách an toàn và bảo mật ở một nơi duy nhất. Do đó, chỉ có một trở ngại duy nhất để người thực thi hoặc người phối ngẫu còn sống vượt qua và đó là mật khẩu mà bạn truy cập vào ví kỹ thuật số.

Điều này sẽ yêu cầu bạn phải ghi lại mật khẩu chính ở đâu đó, hoặc có thể bạn có thể thỏa thuận với vợ / chồng hoặc người bạn đáng tin cậy của mình về một mẫu mật khẩu. Đó có thể là bất cứ thứ gì mà hai bạn có thể dễ dàng nhớ được, cùng với một vài ký tự khác. Nó sẽ cần phải là một cái gì đó có thể được ghi nhớ và không được viết ra. Nếu có thể, nên tránh ghi và lưu mật khẩu.

Khi chúng tôi tiếp tục phát triển con đường kỹ thuật số này, tôi tin rằng sẽ sớm có một cách dễ dàng hơn để lưu trữ và khôi phục mật khẩu để cho phép vợ / chồng hoặc người thực hiện quyền truy cập vào dữ liệu tài chính của bạn trong trường hợp cần thiết để lấy thông tin. Tuy nhiên, hiện tại, tôi khuyến khích bạn tham gia vào một số chiến lược để đảm bảo rằng tài sản của bạn có thể được tìm thấy, thu thập và phân phối theo mong muốn của bạn khi điều không thể tránh khỏi xảy ra.