Thời gian là chìa khóa để kinh doanh hiệu quả !!

Mỗi doanh nghiệp cần phải sắp xếp thời gian hoạt động của mình để đạt được hiệu quả và kết quả tối đa. Phần mềm theo dõi thời gian giúp tạo ra hiệu quả này. Theo dõi thời gian cung cấp thông tin chi tiết về năng suất và khả năng xử lý công việc của nhóm.

Tuy nhiên, theo dõi thời gian thường bị hiểu nhầm là gánh nặng cho tất cả các tích hợp phần mềm hiện có. Nhiều phần mềm kinh doanh hiện được trang bị tính năng theo dõi thời gian và các tính năng khác giúp bạn quản lý công việc của mình.

qua GIPHY

Dưới đây là cách theo dõi thời gian sẽ giúp bạn cải thiện doanh nghiệp của mình:

1. Cải thiện năng suất:

Thông thường, bạn nhận thấy rằng nhân viên của mình có vẻ lỏng lẻo trong việc hoàn thành nhiệm vụ hoặc bỏ lỡ thời hạn. Về lâu dài, nó có thể làm tổn hại đến doanh thu và danh tiếng của doanh nghiệp. Phần mềm theo dõi thời gian loại bỏ vấn đề này. Các nhân viên có thể nhập thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ và tự đánh giá. Họ cũng có thể coi đó là một thử thách để hoàn thành nhiệm vụ tiếp theo trong thời gian ngắn hơn so với nhiệm vụ trước đó.

2. Quản lý bảng lương:

Theo dõi thời gian hỗ trợ trong việc quản lý tiền lương và có thể hỗ trợ tính toán số tiền lương chính xác. Nó đặc biệt có lợi khi bạn có nhân viên làm việc theo giờ lẻ hoặc đăng nhập từ xa vào hệ thống để hoàn thành nhiệm vụ đang diễn ra của họ. Nó cũng cho bạn biết nếu một nhân viên đang làm việc quá chăm chỉ.

3. Số liệu thống kê tổng thể:

Theo dõi thời gian cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về các khía cạnh của hoạt động kinh doanh, mô hình hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên, hoàn thành truy vấn dịch vụ khách hàng và hơn thế nữa. Nó giám sát và hỗ trợ bạn trong việc đưa ra quy trình hành động tốt nhất để làm cho hoạt động kinh doanh của bạn hiệu quả hơn và mang lại lợi nhuận cao hơn.

4. Được trả tiền cho thời gian của bạn:

Phần mềm theo dõi thời gian cho phép bạn biết chính xác số tiền bạn đã chi cho một dự án. Bằng cách theo dõi chính xác số giờ có thể lập hóa đơn của mình, bạn có thể xác định chính xác số tiền mà mọi nhân viên đã đóng góp để hoàn thành công việc và điều này sẽ giúp bạn lập hóa đơn cho khách hàng của mình theo đó. Khả năng hiển thị giờ làm việc thậm chí còn cung cấp cho bạn ý tưởng về việc bạn đang kiếm được lợi nhuận hay bạn đang ở mức hòa vốn.

5. Đưa ra ước tính phù hợp:

Bằng cách theo dõi đánh giá hoặc hoàn thành công việc, phần mềm theo dõi thời gian hỗ trợ cải thiện báo giá và ước tính của bạn theo thời gian. Phần mềm theo dõi thời gian chuẩn bị các báo cáo tức thì cho một nhiệm vụ khác và thời gian hoàn thành của nó, do đó nâng cao các hóa đơn của bạn cho nỗ lực của bạn và nhóm của bạn.

6. Giám sát việc thuê ngoài của bạn:

Đôi khi, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của các dịch giả tự do để hoàn thành công việc. Tuy nhiên, sẽ có một trục trặc nhỏ trong việc ghi lại số giờ có thể lập hóa đơn của họ. Bạn có thể thêm chúng vào phần mềm theo dõi thời gian để theo dõi sự tiến bộ của chúng. Ghi chép chính xác các hoạt động của họ đảm bảo rằng bạn đang trả tiền cho công việc thực tế đã hoàn thành. Bạn cũng có thể phân tích công việc được thực hiện bởi các nhà thầu và dịch giả tự do và phân bổ công việc cho đúng người.

7. Ưu tiên các công việc:

Với phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc bằng cách quản lý lịch của mình, bao gồm các sự kiện và cuộc hẹn quan trọng, phân bổ nhân viên, phân bổ nhiệm vụ và có nhiều tính năng khác cho phép bạn thực hiện các dự án có mức độ ưu tiên cao và phân bổ lại giờ làm việc. Hơn nữa, nhóm của bạn sẽ có quyền truy cập vào số giờ ước tính ở mỗi giai đoạn của dự án và có thể lập kế hoạch lịch trình hoàn thành dự án của họ cho phù hợp.

8. Thông tin trên đầu ngón tay:

Khi thực hiện nhiều dự án cùng một lúc hoặc trong một dự án lớn, việc mất theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành, đang thực hiện hoặc trong tương lai là điều thường thấy. Vì có nhiều người làm việc suốt ngày đêm nên việc ghi chép thủ công từng công việc sẽ rất tẻ nhạt và khó khăn. Nhưng với phần mềm theo dõi thời gian, bạn có thể xem trạng thái của dự án hoặc công việc của nó tại bất kỳ thời điểm nào.

9. Bám sát lịch biểu:

Bạn gặp khó khăn khi cố gắng bám sát lịch trình giao hàng của mình? Sau đó, phần mềm theo dõi thời gian là giải pháp tốt nhất của bạn. Việc trễ lịch giao hàng có thể ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn với khách hàng. Kiểm tra khung thời gian của bạn cho mọi nhiệm vụ có thể cho bạn biết liệu bạn có đang thúc đẩy quá mức hay lỏng lẻo. Xác định các mẫu nhất quán trong các dự án trước đây có thể giúp bạn làm cho lịch trình thời gian của mình thực tế hơn.

10. Trở nên chuyên nghiệp:

Thông thường, khách hàng có nhiều câu hỏi như:

• Dự án đang ở giai đoạn nào?
• Liệu nó có được hoàn thành trước thời hạn không?
• Ai đang xử lý dự án?
• Điều gì đang xảy ra nói chung? Và nhiều câu hỏi như vậy.

Câu trả lời cho câu hỏi này là phần mềm theo dõi thời gian.

Có rất nhiều phần mềm theo dõi thời gian có sẵn trên thị trường và với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn nên đưa ra quyết định sáng suốt trong việc lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp của mình.