Excel thường là một phần của bất kỳ tổ chức kinh doanh hoặc ngành nào. Nó có lẽ là công cụ được sử dụng nhiều nhất bởi bất kỳ công ty khởi nghiệp hoặc tổ chức nhỏ nào. Công cụ này được sử dụng cho mục đích theo dõi đơn đặt hàng bán hàng, quản lý hàng tồn kho hoặc đơn giản là thu thập thông tin liên hệ của khách hàng. Mặc dù nó hiệu quả và đơn giản để sử dụng nhưng khi doanh nghiệp mở rộng, những thiếu sót của Excel có thể thấy rõ. Để giảm bớt các vấn đề của Excel, việc chuyển đổi từ Excel sang hệ thống quản lý hàng tồn kho là cần thiết.
Một trong những vấn đề lớn với Excel là nó không thể mở rộng. Với tốc độ phát triển của ngành, nó sẽ sớm mất đi hàng tồn kho có sẵn, hóa đơn chưa thanh toán, v.v.
Excel cũng không hiệu quả trong việc duy trì theo dõi số lượng lớn các mặt hàng. Có khả năng xảy ra lỗi nhập dữ liệu, lỗi này càng nổi bật nếu có sự di chuyển thường xuyên của khoảng không quảng cáo tại các vị trí khác nhau.
Ngoài ra, số lượng người dùng có quyền truy cập hạn chế, nếu bạn liên quan đến nhiều cá nhân thì chỉ một người có thể chỉnh sửa tại một thời điểm.
Excel không có tính năng cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Bất kỳ lúc nào, bảng tính có thể không đồng bộ với số lượng thực tế. Vì dữ liệu đã thay đổi ở thời điểm hiện tại, cập nhật không tự động trong bảng tính, nên nó cần phải thực hiện theo cách thủ công. Điều nào lại có thể dẫn đến lỗi nhập dữ liệu?
Cuối cùng, Excel có các tính năng hạn chế để giúp phân tích dữ liệu lịch sử. Để quản lý bất kỳ doanh nghiệp nào, thông tin chi tiết về doanh nghiệp về dữ liệu trong quá khứ là cần thiết và việc trình bày phù hợp dữ liệu này sẽ chỉ giúp đưa ra các quyết định đúng đắn.
Đối với một doanh nghiệp vừa mới hình thành và dang rộng đôi cánh, bảng tính đơn giản sẽ đáp ứng mọi yêu cầu của họ. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ với số lượng nhân viên nhỏ và hàng tồn kho tương đối hạn chế, Excel sẽ vẫn là một lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển và sẽ tiếp tục phát triển. Bạn sẽ bắt đầu khám phá những hạn chế của Excel được đề cập ở trên. Hãy coi đây là thời điểm để hướng tới hệ thống hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Các hệ thống này được phát triển duy nhất để quản lý doanh nghiệp của bạn như zaperp. Những phần mềm này làm giảm bớt những thiếu sót của bất kỳ Excel nào và cũng cung cấp các tính năng bổ sung để quản lý doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn. 
Các doanh nghiệp đa dạng yêu cầu các loại giải pháp khác nhau. Hệ thống hoạt động cho một ngành có thể không hoạt động cho các ngành khác. Mặc dù chức năng cơ bản của tất cả các phần mềm vẫn giống nhau, nhưng đó là các tính năng và độ tin cậy bổ sung giúp phân biệt phần mềm này với phần mềm khác. Khi bạn định hướng tới những hệ thống như vậy, bạn cần phải có một ý tưởng rõ ràng về các yêu cầu của bạn và những gì bạn mong đợi từ một hệ thống chuyên dụng. Nhưng hầu hết các doanh nghiệp không thể đáp ứng các yêu cầu của họ, không phải các hệ thống như zaperp cung cấp dịch vụ cho tất cả các loại mô hình kinh doanh. Trong các hệ thống như zaperp, bạn chỉ cần đề cập đến loại hình kinh doanh của mình và phần mềm tạo ra một thiết lập thuận tiện cho doanh nghiệp của bạn, nơi tất cả các yêu cầu của bạn sẽ được giải quyết.
Excel được thiết kế rõ ràng để sử dụng với máy tính để bàn / máy tính xách tay và không được tối ưu hóa cho các thiết bị cầm tay. Nhưng hệ thống quản lý hàng tồn kho được phát triển để hoạt động trên mọi nền tảng, có thể là máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh. Các công ty chuyển từ excel sang hệ thống quản lý hàng tồn kho đã chứng kiến những thay đổi tiến bộ trong hoạt động của họ và thu hồi vốn đầu tư nhanh chóng. Chuyển từ excel sang phần mềm quản lý hàng tồn kho bắt đầu với việc lựa chọn phần mềm quản lý hàng tồn kho phù hợp như đã nói ở trên. Sau khi chọn một phần mềm quản lý hàng tồn kho, chỉ cần triển khai hệ thống và hưởng lợi từ nó.
Đặc điểm chính của việc triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho là hiệu quả cập nhật dữ liệu trong hệ thống và khả năng truy cập dữ liệu từ xa. Những tính năng này chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp trở nên thành công. Lợi ích bổ sung của việc hướng tới hệ thống quản lý hàng tồn kho là bạn sẽ được hỗ trợ nhanh chóng nếu có bất kỳ vấn đề nào. Ngoài ra, hãy cập nhật hệ thống quản lý hàng tồn kho thường xuyên để cung cấp các tính năng mới và loại bỏ bất kỳ lỗi nào có trong hệ thống. Bằng cách này, khách hàng luôn có hệ thống mới nhất với các tính năng hiện đại, không giống như Excel.
Khi doanh nghiệp của bạn có quy mô từ nhỏ đến vừa, việc lựa chọn hệ thống quản lý hàng tồn kho là một trong những bước đầu tiên và khôn ngoan nhất mà bạn có thể thực hiện. Để hợp lý hóa các quy trình trong doanh nghiệp của bạn, điều này sẽ làm cho nhiệm vụ của nhân viên trở nên đơn giản và làm cho khách hàng của bạn hài lòng.
