Kỹ thuật quản lý hàng tồn kho là các phương pháp theo dõi, kiểm soát và lưu trữ kho cùng với thành phẩm để bán. Quản lý hàng tồn kho không tốt có thể dẫn đến lãng phí thời gian và nguồn lao động, tăng chi phí lưu kho, suy giảm vốn lưu động, gián đoạn chuỗi cung ứng, cuối cùng dẫn đến giảm doanh số bán và khách hàng.

Vì những lý do này, tốt hơn nên sử dụng các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho có thể hỗ trợ ban quản lý trong việc giảm thiểu tổn thất và tối đa hóa lợi nhuận.

Một số kỹ thuật quản lý hàng tồn kho tốt nhất để quản lý kho hàng của bạn:

1. Phân tích ABC

Phân tích ABC là viết tắt của Always Better Control. Nó hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự ưu tiên theo ba loại:

• Khoảng không quảng cáo được định giá cao nhưng số lượng ít hơn và tần suất bán hàng thấp (A)
• Khoảng không quảng cáo có giá trung bình và số lượng trung bình và tần suất bán hàng trung bình (B)
• Hàng tồn kho được định giá thấp nhưng số lượng lớn và tần suất bán cao (C)

Các sản phẩm được phân loại là ‘A’ sẽ là những sản phẩm đảm bảo mức độ ưu tiên cao nhất và danh mục ‘C’ là phần có mức độ ưu tiên thấp nhất. Khi chúng đã được phân loại, tốt hơn nên tập trung vào phần ‘A’. Phân tích ABC trả lời các câu hỏi sau về phân khúc A:

• Tại sao lại có chuyển động chậm?
• Có vấn đề với việc định giá không?
• Khách hàng có biết đến sản phẩm không?
• Sản phẩm có phù hợp với các phân khúc khách hàng được tiếp thị không?
• Sản phẩm có quảng cáo sâu rộng không? Và tiếp tục như vậy.

Những câu hỏi này giúp dự báo nhu cầu cần thiết vì dự trữ quá nhiều sẽ dẫn đến khóa vốn lưu động và đồng thời, có rất ít hàng tồn kho của sản phẩm cụ thể đó. Tiếp theo là Danh mục ‘B’, những sản phẩm này nằm ở giữa và cũng có khả năng lọt vào danh sách ‘A’ hoặc ‘C’.

Các sản phẩm ‘C’ tự bền vững, nhưng ban quản lý nên cân nhắc khả năng sinh lời của các sản phẩm này. Họ nên đánh giá xem sản phẩm có tạo ra lợi nhuận hay không và liệu có đáng để tiếp tục bán chúng không?

Phân tích ABC rất phù hợp cho một doanh nghiệp muốn loại hàng hóa nào đã nằm trong kho trong một thời gian dài.

2. Phương pháp kiểm kê đúng lúc (JIT)

Như tên cho thấy, phương pháp này nhằm mục đích chỉ dự trữ các nguyên liệu cần thiết cần thiết để sản xuất toàn bộ sản phẩm. Nó cũng có một biến thể “Chỉ trong trường hợp” nơi các công ty nắm giữ một số lượng nhỏ nguyên vật liệu trong trường hợp nhu cầu tăng lên. Hệ thống JIT hướng tới tình trạng “Không tồn kho” bằng cách vận hành theo hệ thống “Kéo”. Phương pháp này tạo ra một hiệu ứng theo tầng là giúp nhân viên sản xuất dự trữ các sản phẩm cần thiết để lắp ráp thành phẩm.

JIT hỗ trợ việc quản lý theo những cách sau:

• Giảm thiểu chi phí thuê hoặc bảo hiểm bổ sung
• Giảm nguy cơ lỗi thời
• Tăng hiệu quả và vòng quay hàng tồn kho
• Tránh tình trạng khan hàng
• Việc xác định các lỗi sản xuất do đó có thể dẫn đến việc khắc phục ngay lập tức

3. Phân tích nhanh, chậm và không di chuyển (FSN)

Phương pháp này tương tự như phân tích ABC trong đó các sản phẩm được phân loại là Chuyển động nhanh, Chậm và Không chuyển động. Trong phân tích ABC, giá thành sản phẩm quan trọng trong khi thời gian phân tích FSN là tiêu chí chính.

• Hàng lưu chuyển nhanh chiếm ít không gian trên kệ nhất (Công ty có thể tăng giá)
• Các sản phẩm phát triển chậm cần một thời gian cụ thể (xem xét lại các chiến lược tiếp thị và giá cả)
• Sản phẩm không di chuyển là hàng có trong kho kể từ ngày mua sắm (công ty có thể quyết định ngừng cung cấp sản phẩm)

Phân tích FSN phù hợp nhất cho các công ty muốn biết về thời hạn sử dụng của cổ phiếu.

4. Số lượng đặt hàng kinh tế

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) còn được gọi là kích thước lô tối ưu là một phương pháp lấy nhu cầu của khách hàng, chi phí đặt hàng và chi phí lưu giữ để tính toán mức tồn kho cần thiết. Nó xác định khi nào công ty nên đặt mua cổ phiếu và họ nên đặt hàng vào thời điểm nào. Đây là cách tiếp cận tốt nhất cho các công ty đang tìm cách giảm thiểu chi phí liên quan đến hàng tồn kho và có các báo cáo dự báo chính xác.

5. Đầu tiên vào trước (FIFO) và cuối cùng trong đầu ra (LIFO):

Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho này về cơ bản là các phương pháp kế toán giúp quản lý hàng tồn kho. Nguyên tắc của phương pháp FIFO là mặt hàng đầu tiên trên hàng tồn kho là mặt hàng đầu tiên ra ngoài. Hệ thống này loại bỏ khoảng không quảng cáo cũ nhất.

Trong kỹ thuật LIFO, cái cuối cùng vào là cái ra đầu tiên có nghĩa là khoảng không quảng cáo mới nhất là cái đầu tiên ra. Quy trình FIFO phù hợp với các doanh nghiệp xử lý việc quản lý hàng tồn kho dễ hư hỏng và hệ thống LIFO dành cho các mặt hàng không dễ hư hỏng.

Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chi tiết ở trên tạo điều kiện thuận lợi trong việc duy trì các mức chính xác cần thiết của một tổ chức để thực hiện quy trình của mình một cách suôn sẻ. Khi các yêu cầu của khách hàng và thị trường thay đổi, hệ thống hàng tồn kho cũng vậy. Có nhiều loại phần mềm kiểm kê tích hợp các phương pháp này với quyền truy cập đám mây. ZapERP là một trong số chúng cho phép bạn quản lý khoảng không quảng cáo của công ty mình trong thời gian thực và truy cập chúng từ mọi nơi chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về ZapERP và cách nó sẽ phù hợp với nhu cầu hàng tồn kho của bạn.

Tín dụng hình ảnh:Prism Visual Software