Đang tải…

Tranh chấp thường là một trở ngại mà một doanh nghiệp phải đối mặt mọi lúc mọi nơi. Có nhiều loại tranh chấp như tranh chấp chất lượng, tranh chấp hóa đơn, tranh chấp giao hàng, tranh chấp quản trị, và nhiều loại tranh chấp khác. Trong tất cả những điều này, tranh chấp hóa đơn xảy ra thường xuyên hơn. Các doanh nghiệp nhỏ hầu hết phụ thuộc vào dòng tiền được tạo ra từ các hóa đơn của họ, do đó, một hóa đơn bị tranh chấp có thể dẫn đến sự tắc nghẽn trong hoạt động kinh doanh.

Liên quan: 5 Kỹ thuật Quản lý Dòng tiền Hiệu quả cho Doanh nghiệp Nhỏ

Tranh chấp hóa đơn là gì?

Tranh chấp hóa đơn là khi khách hàng từ chối thanh toán số tiền được trích dẫn của hóa đơn với lý do có sự khác biệt. Sự khác biệt có thể là một trong những nguyên nhân sau:

• Lỗi ngày
• Thời gian
• Số lượng
• Định giá
• Mô tả mặt hàng và các mô tả khác

Tranh chấp hóa đơn thường xảy ra:

• Khách hàng không hài lòng với sản phẩm:

Tranh chấp này xảy ra khi có sản phẩm không phù hợp. Kỳ vọng của khách hàng và việc cung cấp sản phẩm của doanh nghiệp sẽ không khớp với nhau. Vì vậy, khách hàng sẽ từ chối thanh toán số tiền báo giá với lý do này. Đôi khi, ngay cả khi khách hàng đã đặt mua sản phẩm đó ban đầu, họ có thể có xu hướng thay đổi quyết định, do đó, việc ghi chép kỹ lưỡng các cuộc trò chuyện giữa khách hàng và nhà cung cấp có thể giúp giải quyết tranh chấp này.

• Bảng chấm công:

Nếu doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, một thông lệ phổ biến là lập hóa đơn cho khách hàng về thời gian của họ. Vì vậy, nhà cung cấp dịch vụ phải thông báo trước cho khách hàng rằng họ sẽ bị tính phí vào thời gian đó. Tranh chấp về hóa đơn có thể xảy ra khi khách hàng từ chối trả tiền cho thời gian mà doanh nghiệp đã dành cho họ. Một bảng chấm công được ghi lại sẽ giải quyết loại tình huống này.

Đọc: Tại sao cần phải có một Phần mềm Theo dõi Thời gian Thích hợp cho Doanh nghiệp của bạn?

• Tranh chấp về giá:

Thông thường nhất, loại tranh chấp hóa đơn này là phổ biến nhất vì khách hàng và nhà cung cấp sẽ mặc cả về vấn đề giá tính cho dịch vụ hoặc sản phẩm. Vấn đề này thường được giải quyết khi khách hàng và nhà cung cấp đạt được giải pháp thân thiện bằng cách nói chuyện trực tiếp. Nếu không, có thủ tục tranh chấp hóa đơn tùy chọn.

Liên quan: Các doanh nghiệp nhỏ có thể theo dõi tài chính của họ như thế nào

Thủ tục tranh chấp hóa đơn:

1. Thông báo cho nhà cung cấp:

Theo luật tranh chấp hóa đơn ở hầu hết các quốc gia, nhà cung cấp phải được thông báo về sự khác biệt trước 21 ngày kể từ ngày nhận được hóa đơn. Khách hàng nên gửi một email có đính kèm hóa đơn cho nhà cung cấp với lý do từ chối thanh toán cho hóa đơn. Nếu khách hàng đã nói chuyện với một người, thì ngày giao tiếp, vị trí của người đó và chi tiết của cuộc trò chuyện phải được bao gồm.

2. Xử lý hóa đơn:

Bước tiếp theo là chỉnh sửa hóa đơn, trong đó khách hàng phải đính kèm hóa đơn với thư trả lại hóa đơn nêu rõ lý do trả lại và dự kiến ​​sửa chữa từ phía nhà cung cấp. Khách hàng phải giữ một bản sao của lá thư và hóa đơn này. Có nhiều lỗi lập hóa đơn mà doanh nghiệp nên tránh trước khi gửi cho khách hàng của họ.

Sau khi nhận được hóa đơn, nhà cung cấp có thể bắt đầu hành động khắc phục hậu quả đối với tranh chấp hóa đơn .

Mẹo giải quyết tranh chấp hóa đơn:

1. Duy trì hồ sơ:

Mọi doanh nghiệp nên lưu giữ hồ sơ của tất cả các email và các thư từ khác cùng với các chi tiết hóa đơn về thời gian, chi phí và các yếu tố khác. Hồ sơ này sẽ giúp ích trong trường hợp khách hàng phát sinh tranh chấp về hóa đơn. Hồ sơ sẽ hoạt động như bằng chứng khi nhà cung cấp bác bỏ yêu cầu của khách hàng.

2. Điều khoản rõ ràng:

Sự thiếu rõ ràng trong các điều khoản thanh toán thường dẫn đến tranh chấp hóa đơn. Một trong những cách hiệu quả để xử lý tình huống này là ghi rõ các điều khoản bán hàng trong mỗi hóa đơn. Gửi lời nhắc cho khách hàng khi ngày đến hạn thanh toán có thể đảm bảo thanh toán kịp thời.

3. Báo giá:

Báo giá hoặc ước tính không phải là hóa đơn. Hóa đơn là nơi khách hàng được lập hóa đơn và báo giá cung cấp một ước tính sơ bộ về giá sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc gửi báo giá hoặc ước tính sẽ giúp nhà cung cấp biết chính xác kỳ vọng của khách hàng và bằng cách nhận được sự chấp thuận của họ đối với báo giá, nhà cung cấp có thể giảm thiểu rủi ro về các hóa đơn bị tranh chấp.

4. Cảm xúc:

Khi nhận được hóa đơn bị tranh chấp, điều đó không nhất thiết có nghĩa là khách hàng đúng và nhà cung cấp sai hoặc ngược lại. Khi thảo luận vấn đề, nhà cung cấp phải giữ bình tĩnh và kiểm soát cảm xúc của họ để tránh sự leo thang của vấn đề. Bằng cách nghiên cứu tất cả các sự kiện một cách cẩn thận, sẽ dễ dàng hơn nhiều để đạt được một giải pháp thân thiện. Trong trường hợp xảy ra lỗi, nhà cung cấp nên chấp nhận và thực hiện các biện pháp khắc phục vì nó giúp xây dựng lòng tin.

5. Phần mềm:

Đầu tư vào phần mềm xuất hóa đơn tốt sẽ tốt cho doanh nghiệp. Có rất nhiều phần mềm lập hóa đơn có sẵn trên thị trường như ZapERP sẽ tự động tính toán và gửi hóa đơn cho khách hàng. Phần mềm có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc khi xảy ra tranh chấp về hóa đơn. ZapERP có các tính năng mà bạn có thể thiết kế các mẫu Lập hóa đơn của riêng mình hoặc sử dụng các mẫu tùy chỉnh có sẵn.

Quản lý hóa đơn và hóa đơn trở nên dễ dàng hơn với ZapERP. Tận hưởng sự tích hợp mạnh mẽ của ZapERP với Xero và trải nghiệm hóa đơn Thương mại điện tử và quản lý hóa đơn dễ dàng hơn. Tất cả các hóa đơn và thanh toán của Xero có thể được quản lý tốt với phần mềm này. Đăng ký miễn phí!

Điểm mấu chốt:

Giải quyết vấn đề hóa đơn bị tranh chấp là một trong những thách thức lớn nhất mà các doanh nghiệp nhỏ phải đối mặt. Giải quyết chúng một cách nhanh chóng có thể giúp lấy lại dòng tiền và lấy được lòng tin của khách hàng. Bằng cách đề cập rõ ràng các điều khoản và điều kiện và theo dõi thường xuyên, doanh nghiệp có thể mong đợi các khoản thanh toán đúng hạn từ khách hàng và cũng giảm thiểu rủi ro tranh chấp hóa đơn.

Liên quan: 8 Mẹo lập hóa đơn cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Những người bạn của chúng tôi từ Hubstaff cũng có một số bài viết thú vị về "11 cách Doanh nghiệp của bạn có thể thu lợi từ Kết cấu địa lý". Khá hữu ích nếu bạn muốn ràng buộc lực lượng lao động của mình với việc lập hóa đơn.

Tín dụng hình ảnh:
Máy tẩy tiền
WikiHow
Dịch vụ kinh doanh

Câu hỏi thường gặp về Tranh chấp hóa đơn

Hóa đơn bị tranh chấp là gì?

Hóa đơn bị tranh chấp xảy ra khi tính chính xác, đầy đủ hoặc chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ được lập hóa đơn trên một hóa đơn được đề cập đến . Về cơ bản, đó là sự khác biệt cho biết có điều gì đó sai hoặc không chính xác với hóa đơn.

Tôi có thể tranh chấp hóa đơn không?

Có, bạn có thể tranh chấp hóa đơn nếu nó có vẻ không đúng với bạn. Mọi khách hàng đều có quyền tranh chấp hóa đơn trên cơ sở hợp lệ. Hóa đơn không ràng buộc về mặt pháp lý và người nhận hóa đơn không phải thanh toán nếu họ có vấn đề với hóa đơn.

Bạn phản hồi thế nào với hóa đơn bị tranh chấp?

Trong trường hợp hóa đơn bị tranh chấp, hãy xử lý tình huống một cách khéo léo. Bạn cần bình tĩnh và nhẹ nhàng nhắc nhở họ rằng hóa đơn đã đến hạn thanh toán. Hỏi lý do chậm trễ hoặc không thanh toán của họ. Cho họ xem bằng chứng đồng ý, nếu cần. Nếu họ có khiếu nại hợp lệ, hãy thực hiện các chỉnh sửa hoặc thay đổi cần thiết đối với hóa đơn.

Thời hạn cho tranh chấp hóa đơn là gì?

Công ty có thể tranh chấp hóa đơn trong vòng ba mươi ngày theo lịch kể từ ngày lập hóa đơn.

Có thể tính lãi cho hóa đơn bị tranh chấp không?

Không thể tính lãi cho hóa đơn đang tranh chấp nếu bạn đã đưa ra thông báo bằng văn bản tranh chấp về thanh toán với nhà phát hành hóa đơn. Bạn không phải trả số tiền đang tranh chấp cho đến khi việc điều tra hoàn tất và không có lãi suất nào có thể bị tính đối với số tiền đó.