Trước khi tìm các loại Đơn đặt hàng khác nhau, trước tiên chúng ta hãy hiểu chính xác đơn đặt hàng là gì.

Đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc phác thảo các chi tiết chính xác của một thỏa thuận, giữa một doanh nghiệp và các nhà cung cấp của nó. Các tài liệu này rất cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn mua hàng hóa từ các nhà cung cấp của mình hoặc tạo đơn đặt hàng tùy chỉnh với các nhà sản xuất tương ứng của họ; nó chỉ định chi tiết về những hàng hóa đang được mua, số lượng mặt hàng cần được giao trước khi việc thanh toán có thể xảy ra và khi nào chúng sẽ đến tay doanh nghiệp nói trên

Đơn đặt hàng có thể là một rắc rối, nhưng chúng giúp ngăn chặn việc thực hiện đơn đặt hàng không đầy đủ hoặc không chính xác và bảo vệ cả người bán và người mua. Ngoài ra, các bên cho vay thương mại sử dụng đơn đặt hàng như một tham chiếu để cung cấp hỗ trợ tài chính cho một doanh nghiệp.

Các nhà cung cấp được yêu cầu "chấp nhận" các đơn đặt hàng bằng cách nói với người mua rằng họ có thể hoàn thành đúng hạn hoặc họ cũng có thể từ chối đơn đặt hàng nếu không chấp nhận Yêu cầu Báo giá.

Một đơn đặt hàng thường bao gồm các thông tin sau:

• (Các) mặt hàng sẽ mua
• Số lượng
• Giá cả hàng hoá đã thoả thuận
• Lịch trình giao hàng (ngày và địa điểm)
• Tên và địa chỉ thanh toán của người mua
• Tên và địa chỉ nhận thanh toán của người bán
• Điều khoản của thỏa thuận
• Số tham chiếu đơn đặt hàng
• Ngày phát hành

Lợi ích của Đơn đặt hàng

Một đơn đặt hàng mang lại nhiều lợi ích cho một doanh nghiệp; một số trong số những điều quan trọng bao gồm:

• Loại bỏ các đơn đặt hàng trùng lặp
• Giúp theo dõi các đơn đặt hàng đến
• Đóng vai trò là tài liệu pháp lý giữa người mua và nhà cung cấp

Sự khác biệt giữa PO và Hóa đơn

Người mua tạo Đơn đặt hàng (PO) và gửi chúng cho nhà cung cấp. Đổi lại, điều này sẽ nhắc nhà cung cấp chấp nhận PO và trả lại hóa đơn có thông tin thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp.

Hai tài liệu thường chứa các chi tiết giống nhau - chúng có các số trùng khớp như số PO cùng với số hóa đơn tương ứng để xác nhận rằng cả hai đều là các bản sao giống hệt nhau.

Hãy cùng tìm hiểu các loại đơn đặt hàng khác nhau.

Các loại đơn đặt hàng

1. Đơn đặt hàng tiêu chuẩn

Lệnh mua tiêu chuẩn là loại PO được sử dụng nhiều nhất và dễ hiểu nhất. Việc sử dụng PO tiêu chuẩn thường thuộc nhu cầu mua lẻ tẻ, đơn đặt hàng một lần với các yêu cầu cụ thể. Bất chấp tính linh hoạt này, PO tiêu chuẩn luôn chi tiết hơn các loại khác, khiến chúng trở nên lý tưởng khi các doanh nghiệp muốn chắc chắn về mọi thứ sẽ được mua từ một nhà cung cấp. Một đơn đặt hàng tiêu chuẩn hầu hết bao gồm các chi tiết sau:

• Điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng
• Danh sách các mặt hàng sẽ được mua
• Số lượng của từng mặt hàng
• Giá của từng mặt hàng
• Ngày giao hàng cho từng mặt hàng
• Vị trí giao hàng cho từng mặt hàng

2. Đơn đặt hàng đã lên kế hoạch

Đơn đặt hàng theo kế hoạch (PPO) khác với PO tiêu chuẩn ở chỗ thông tin giao hàng bị bỏ qua. Do đó, ngày và địa điểm giao hàng cho mỗi mặt hàng không được bao gồm khi tạo một trong các tài liệu này, nhưng tất cả các chi tiết khác như mặt hàng sẽ được mua, số lượng đơn vị sản phẩm sẽ được mua và cả giá mà nó sẽ được mua có thể được cam kết với người mua.

Đôi khi, các PPO có lịch trình dự kiến ​​chưa được xác nhận, nhưng điều quan trọng là phải luôn kiểm tra bản phát hành trước khi xác nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng theo kế hoạch bao gồm:

• Điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng
• Danh sách các mặt hàng sẽ được mua
• Số lượng của từng mặt hàng
• Giá của từng mặt hàng
• Ngày giao hàng dự kiến, chưa được xác nhận cho từng mặt hàng
• Vị trí giao hàng dự kiến, chưa được xác nhận cho từng mặt hàng

3. Đơn đặt hàng chăn

Đơn đặt hàng mua chăn, hay "đơn hàng đứng", là một loại hình thức thu xếp mua hàng có thể hữu ích cho các doanh nghiệp có nhu cầu định kỳ thường xuyên. Không giống như PPO, loại trừ thông tin giao hàng và chi tiết số lượng, đơn đặt hàng chăn ga gối đệm (BPO) cũng bỏ qua giá mặt hàng. Danh sách những mặt hàng sẽ được mua vẫn được bao gồm trong BPO - không có bất kỳ chi tiết nào về số lượng hoặc giá cả. Kiểu sắp xếp này cuối cùng có thể tiếp tục với một bản phát hành kèm theo bao gồm thông tin chi tiết cụ thể về địa điểm và thời gian giao hàng cho từng loại sản phẩm trước khi việc mua bất kỳ thứ gì chính thức diễn ra.

Trong trường hợp mua hàng không thể đoán trước được, một BPO được tạo ra để đảm bảo rằng các mặt hàng đang được mua với tốc độ lý tưởng. Các bao gồm chính của đơn đặt hàng chăn là:

• Điều khoản và điều kiện của đơn đặt hàng
• Danh sách các mặt hàng sẽ được mua
• Giảm giá đối với số lượng mặt hàng đã mua
• Chi tiết giá đã xác nhận cho từng mặt hàng

4. Hợp đồng mua đơn đặt hàng

Chức năng của đơn đặt hàng theo hợp đồng (CPO) là độc quyền như một tập hợp các điều khoản tham chiếu ràng buộc về mặt pháp lý đối với các PO tiếp theo tham chiếu đến CPO đó sẽ bị ràng buộc. Ngoài ra, không giống như mua hàng theo kế hoạch và theo kế hoạch, nơi bạn có thể liệt kê trước những mặt hàng nào cần thiết, những thông tin chi tiết này phải được bỏ qua trong bất kỳ sự sắp xếp nào được thực hiện theo CPO.

Ở đây, những điều được xác nhận bởi cả hai bên là các điều khoản và điều kiện pháp lý xung quanh các PO trong tương lai được nêu ra trên thỏa thuận này. Một số thỏa thuận đã đặt ra giới hạn thời gian cho hiệu lực của chúng trong khi những thỏa thuận khác sẽ có hiệu lực vô thời hạn cho đến khi có thông báo khác giữa người mua và nhà cung cấp. CPO bao gồm:

Các điều khoản và điều kiện được thương lượng và xác nhận, giúp tạo ra các đơn đặt hàng tiếp theo

Kết luận

Đây là bốn loại đơn đặt hàng chính được các doanh nghiệp sử dụng hàng ngày.

Điều quan trọng là phải tìm hiểu cách thức và thời điểm sử dụng từng loại đơn đặt hàng trong kinh doanh. Sử dụng kiến ​​thức này giúp một công ty phát triển mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp, chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến sự thành công trong tương lai của họ.

ZapInventory là nền tảng hoàn hảo giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình từ mọi nơi. Với các tính năng như đơn đặt hàng, quản lý đơn đặt hàng, quản lý hàng tồn kho và nhiều công cụ khác, ZapERP cho phép các doanh nhân trên toàn cầu quản lý đơn đặt hàng của họ một cách hiệu quả khi đang di chuyển. Kiểm tra nó ngay hôm nay!