Nếu bạn có một đống hóa đơn và bảng kê giấy chất đống ở nhà, bạn có thể tự hỏi mình cần giữ những gì và những gì có thể đi trong máy hủy tài liệu. Khi nói đến bảng sao kê ngân hàng, bạn thường cần có quyền truy cập vào chúng trong ít nhất ba năm. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn sẽ cần chúng trong tối đa bảy năm.
Tìm hiểu thêm về lý do tại sao cần giữ bảng sao kê ngân hàng, trong bao lâu và điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không.
Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần quyền truy cập vào bảng sao kê ngân hàng của mình cho ít nhất ba năm (nhưng có thể lên đến bảy năm) để làm bằng chứng trong các tình huống kiểm toán. Bảng sao kê ngân hàng của năm vừa qua nên được lưu giữ cho mục đích khai thuế, nhưng bạn cũng có thể cần chúng để vay hoặc thuê nhà.
Các ngân hàng bắt buộc phải lưu giữ hầu hết các hồ sơ trong hồ sơ tại ít nhất năm năm, và nhiều người giữ bảng sao kê tài khoản của thành viên có thể lên đến bảy năm. Kiểm tra với ngân hàng của bạn để xem ngân hàng sẽ lưu giữ hồ sơ của bạn trong bao lâu. Nếu một cuộc kiểm toán hoặc một nhu cầu khác về một bảng sao kê xuất hiện trong khoảng thời gian đó, bạn có thể đặt hàng từ ngân hàng của mình thay vì giữ chúng trong tay — mặc dù bạn có thể cần phải trả một khoản phí nhỏ cho các bảng sao kê cũ hơn.
Bạn đang thắc mắc về sao kê từ tài khoản ngân hàng doanh nghiệp của mình? Đây là khoảng thời gian lưu giữ hồ sơ kinh doanh.
Một trong những lý do chính bạn cần sao kê ngân hàng là phải có bằng chứng về một khoản thu nhập, khoản khấu trừ hoặc khoản ghi có cho Sở Thuế vụ.
IRS có một khoảng thời gian giới hạn áp dụng cho bản khai thuế thu nhập, và nó giới hạn lượng thời gian bạn phải sửa đổi đơn khai thuế, yêu cầu hoàn lại tiền hoặc yêu cầu tín dụng. Ngoài ra, khoảng thời gian giới hạn hạn chế thời gian IRS phải đánh thuế bổ sung.
Khoảng thời gian giới hạn của IRS đối với các khoản thuế nợ là ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai ban đầu. Để yêu cầu hoàn lại tiền hoặc tín dụng, đó là ba năm kể từ ngày bạn nộp tờ khai hoặc hai năm kể từ ngày bạn trả khoản thuế còn nợ, tùy theo ngày nào sau.
Trong nhiều trường hợp, khoảng thời gian giới hạn của tiểu bang của bạn sẽ trùng với IRS thời hạn ba năm, nhưng có thể có một số ngoại lệ tại nơi bạn sống. Hãy nhớ kiểm tra luật của tiểu bang của bạn để đảm bảo có thể truy cập được các bản sao kê của bạn trong giai đoạn kiểm toán.
Nếu bạn cần sửa đổi tờ khai thuế của mình để yêu cầu một khoản tín dụng hoặc tiền hoàn lại nhưng bạn không thể truy cập bảng sao kê ngân hàng của mình, bạn có thể không chứng minh được mình xứng đáng nhận được khoản tín dụng hoặc khoản tiền hoàn lại đó. Hơn nữa, nếu IRS đánh giá khoản thuế bổ sung mà bạn biết mình không nợ, bạn có thể cần bảng sao kê ngân hàng để chứng minh lý do tại sao bạn không nợ.
Giữ bảng sao kê ngân hàng cho những người cho vay trong tương lai, chủ nhà và những người khác mà bạn làm việc cùng muốn bắt đầu một mối quan hệ tài chính. Khi xác định xem bạn có đủ khả năng thanh toán cho một khoản vay, một căn nhà cho thuê hay thứ gì khác hay không, họ có thể yêu cầu xem bảng sao kê ngân hàng của bạn để xác minh thu nhập của bạn.
Bảng sao kê ngân hàng cũng có thể hữu ích để hiển thị bằng chứng về các giao dịch mua được thực hiện bởi thẻ ghi nợ, séc hoặc chuyển khoản ngân hàng nếu ai đó yêu cầu bạn nợ họ. Và nếu bạn cần bảo hành sản phẩm hoặc yêu cầu bảo hiểm, bảng sao kê ngân hàng có thể hữu ích bằng cách xác nhận bạn đã thực hiện các giao dịch mua được kết nối.
Trong một số trường hợp, IRS đề nghị bạn lưu giữ hồ sơ lâu hơn ba năm do lượng thời gian đại lý có thể kiểm tra bạn.
Nếu bạn không khai thuế trong vòng một năm hoặc nếu bạn đã khai thuế mà IRS cho rằng đó là gian lận, thì không có giới hạn về thời điểm bạn có thể bị kiểm tra.
Nếu thuế của bạn tương đối đơn giản và bạn đã nộp chính xác, bạn có thể sẽ không phải lo lắng về việc lưu giữ các bản sao kê ngân hàng sau ba năm. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều khoản tài chính phức tạp hơn, bao gồm cả các khoản đầu tư, thì bạn nên đảm bảo rằng bạn có thể truy cập chúng trong bảy lần.
Có một cách để lưu trữ và theo dõi các câu lệnh của bạn dễ dàng truy cập thông tin nếu và khi bạn cần.
Nếu bạn muốn giữ các câu lệnh vật lý nhiều năm trong hồ sơ, bạn ' Tôi cần phải có một số không gian để làm như vậy. Dưới đây là một số mẹo lưu trữ hồ sơ đối với hồ sơ bản cứng:
Khi bạn không cần các bản sao kê nữa, hãy cắt nhỏ chúng để bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Khi báo cáo điện tử ngày càng phổ biến, bạn có thể chọn giữ lại hồ sơ ảo. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định đi theo con đường đó và lưu chúng trên một thiết bị duy nhất, bạn sẽ có nguy cơ bị mất hồ sơ nếu thiết bị gặp sự cố, bị mất hoặc bị đánh cắp. Cân nhắc sao lưu hồ sơ trên thiết bị lưu trữ thứ cấp an toàn hoặc trong môi trường đám mây an toàn.
Một tùy chọn khác với bảng sao kê kỹ thuật số là liên hệ với ngân hàng của bạn để tìm hiểu thời gian nó lưu giữ các câu lệnh, vì vậy bạn có thể truy cập chúng theo yêu cầu khi cần thiết. Thông thường, các ngân hàng cho phép bạn truy cập, tải xuống và in bảng sao kê có giá trị vài năm thông qua ngân hàng trực tuyến. Nếu bạn cần một bảng sao kê không có sẵn trực tuyến nhưng vẫn còn trong khoảng thời gian ngân hàng của bạn lưu hồ sơ, bạn thường có thể đặt hàng. Khung thời gian và phí có thể khác nhau tùy theo tổ chức và loại tài khoản, vì vậy hãy kiểm tra trước khi đi theo lộ trình này.
Thông thường, bạn nên giữ tờ khai thuế của mình trong ít nhất ba năm kể từ ngày nộp hồ sơ của bạn, vì đó là khoảng thời gian IRS giới hạn để đánh thuế bổ sung. Tuy nhiên, nếu bạn không nộp thuế trong vòng một năm kể từ khi nộp hồ sơ, hãy tiếp tục khai thuế trong vòng hai năm kể từ ngày bạn đã thanh toán đầy đủ.
IRS có thể kiểm tra bạn trong tối đa sáu năm nếu họ nghi ngờ bạn báo cáo thu nhập của bạn ít nhất là 25%. Giữ tờ khai thuế của bạn trong bảy năm nếu bạn khai báo lỗ vì nợ khó đòi hoặc chứng khoán vô giá trị.
cuống phiếu thanh toán phải được lưu giữ ít nhất 12 tháng để bạn có thể chính xác nộp thuế của bạn vào năm sau. Tuy nhiên, theo IRS, bạn có thể muốn lưu giữ sao kê lương của mình trong ba năm để sao lưu các tờ khai thuế trong trường hợp bạn bị kiểm toán.
Nếu bạn sử dụng thẻ tín dụng cho doanh nghiệp, hãy đảm bảo rằng bạn có thể truy cập hồ sơ trong ít nhất ba năm để làm bằng chứng (nếu cần) cho việc khai thuế của bạn.
Đối với thẻ tín dụng cá nhân, tốt nhất bạn nên giữ bảng sao kê trong 12 tháng để xác minh các khoản phí đã thanh toán cho bạn, các dịch vụ bạn đã thanh toán, chi phí kinh doanh, các khoản đóng góp từ thiện hoặc — nếu bị tranh chấp — khoản thanh toán khoản vay đúng hạn.
