Các hợp đồng thuê dài hạn liên quan đến đất đai hoặc tòa nhà thường có các điều khoản ghi bên trong chúng. Điều này đặc biệt đúng trong bối cảnh cho thuê thương mại. Điều khoản ghi âm cho phép một trong hai bên ghi lại hợp đồng thuê hoặc thông báo về hợp đồng thuê với quận. Mục đích chung của việc cho phép ghi lại hợp đồng thuê là tạo ra sự quan tâm ưu tiên trong hồ sơ công khai về tài sản thuê.
Mỗi quận đã chỉ định một nhân viên hồ sơ đất đai, thường được gọi là nhân viên ghi quận, để duy trì hồ sơ công khai liên quan đến quyền sở hữu và quyền sở hữu đối với tất cả các bất động sản nằm trong quận đó. Văn phòng hồ sơ đất đai của quận lưu trữ các bản sao của tất cả các tài liệu được ghi lại liên quan đến bất kỳ loại bất động sản nào được quan tâm và những tài liệu ghi lại này có sẵn để công chúng kiểm tra và nghiên cứu.
Để ghi lại hợp đồng cho thuê có nghĩa là phải nộp một bản sao của hợp đồng cho thuê với văn phòng hồ sơ đất đai của quận địa phương. Văn phòng hồ sơ đất đai sẽ thu một khoản phí nhỏ và sẽ đóng dấu lên trên của hợp đồng thuê nhà với một con dấu ghi ngày, giờ, số vào của tài liệu được ghi. Sau đó, quận duy trì một chỉ mục của tất cả các tài liệu được ghi lại để công chúng có thể tìm kiếm và xem xét các tài liệu đó.
Nhiều đạo luật của tiểu bang quy định rằng việc ghi chép là cần thiết để tạo ra bất động sản có lãi dài hạn. Một số quyền lợi nhất định về đất đai có thể không có giá trị nếu chúng không được ghi trong một tài liệu được lưu lại với quận. Ngoài ra, nếu chủ sở hữu bất động sản bán tài sản và hợp đồng cho thuê chưa được ghi nhận, thì chủ sở hữu tương lai của tài sản sẽ không bị ràng buộc với các điều khoản của hợp đồng thuê. Việc ghi âm ghi lại tất cả các giao dịch mua bất động sản trong tương lai khi có thông báo rằng hợp đồng thuê tồn tại, điều này khiến tất cả những người mua bất động sản trong tương lai bị ràng buộc bởi các điều khoản của hợp đồng thuê nếu họ mua tài sản thuê từ chủ nhà.
Một số chủ nhà hoặc người thuê nhà không muốn công khai tất cả các điều khoản của hợp đồng thuê nhà. Hợp đồng thuê nhà có thể chứa thông tin bí mật mà chủ nhà hoặc người thuê muốn giữ kín. Theo đó, thông thường khi ghi thông báo hợp đồng thuê nhà ghi chung chung là hợp đồng thuê tài sản, nhưng thực tế lại không ghi nội dung hợp đồng thuê tài sản. Việc ghi lại một thông báo bảo vệ quyền lợi ưu tiên của hợp đồng thuê mà không tiết lộ các điều khoản riêng của hợp đồng thuê.
