Các tổ chức nhỏ cảm thấy thoải mái với các cam kết bằng lời nói và lời thề qua email trong khi thực hiện các đơn đặt hàng. Nhưng khi tổ chức phát triển, các đơn đặt hàng và chi phí mua hàng của nó cũng tăng theo. Và tại thời điểm đó, đơn đặt hàng đóng vai trò như một tấm bảo mật giúp theo dõi các đơn đặt hàng.
Ở giai đoạn đầu, đơn đặt hàng trên giấy có vẻ rất hữu ích và dễ duy trì. Nhưng quản lý tất cả các thủ tục giấy tờ, lưu trữ và truy xuất nó tạo ra quá nhiều bất tiện. Việc theo dõi các đơn đặt hàng trở nên rất khó khăn vì số lượng mua hàng luôn tăng lên.
Do đó, điều cần thiết là sử dụng hệ thống đặt hàng điều đó giúp đáp ứng các yêu cầu.
Điều quan trọng cần ghi nhớ là tạo hệ thống đặt hàng mua hàng tự động hoàn toàn không dễ dàng, giống như làm việc trên chương trình bảng tính và nhập dữ liệu của bạn. Hệ thống đặt hàng sẵn sàng sử dụng gây khó khăn cho việc tìm kiếm một hệ thống có tất cả các chức năng. Có một phạm vi tùy chỉnh rất hạn chế, nơi một công cụ tự động hóa mã thấp có thể giúp tạo hệ thống PO cá nhân trong một khoảng thời gian rất ngắn.
Tìm hiểu Hệ thống Đơn đặt hàng
Một phần mềm quản lý việc mua hàng của bạn, từ đầu đến cuối, được biết đến một cách lý tưởng là hệ thống đặt hàng . Nó không chỉ tạo đơn đặt hàng mà còn theo dõi và quản lý tất cả các công việc hành chính khác. Thông thường, một phần mềm đặt hàng tự động dựa trên đám mây, giúp giảm bớt sự dư thừa từ quy trình đặt hàng và cải thiện hiệu quả mua hàng. Nó cải thiện đáng kể năng suất và cung cấp khả năng hiển thị tốt hơn về chi tiêu của tổ chức.
Bây giờ, hãy để chúng tôi hiểu nếu một doanh nghiệp nhỏ đang cần một hệ thống đặt hàng.
Đúng là các công ty nhỏ không cân nhắc đầu tư vào hệ thống đặt hàng qua web . Họ không yêu cầu một hệ thống mua sắm end-to-end, hệ thống này kiểm soát một số khía cạnh của việc mua hàng. Nếu bạn có thể xây dựng hệ thống đặt hàng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn với chi phí nhỏ, thì việc xây dựng văn hóa tự động ngay từ đầu là rất hợp lý
Hoạt động của quy trình đặt hàng chạy tốt nhất khi nó hoạt động trơn tru. Quy trình đặt hàng được xác định trước cho phép nhóm mua hàng xử lý PO mà không bỏ lỡ bất kỳ bước nào và dễ dàng thực hiện theo quy trình đó để tránh chậm trễ. Có một loạt các bước cần được xem xét để có một hệ thống hoạt động trơn tru.
Hệ thống đặt hàng tốt nhất sẽ có:
Các cách thúc đẩy quy trình đặt hàng
2. Mang lại quy trình ủy quyền cải tiến :quy trình ủy quyền không hiệu quả ảnh hưởng đến quy trình công việc đặt hàng tốt nhất. Sự gián đoạn trong quy trình làm việc xuất hiện khi có nhu cầu về quy trình làm việc quá nhiều. Đảm bảo rằng chỉ những ủy quyền đó mới được nhận và tất cả những người tham gia đều được đào tạo và giáo dục về phần của họ trong quá trình này.
3. Thiết lập danh mục nhà cung cấp trung tâm :danh bạ nhà cung cấp tập trung sẽ cải thiện chất lượng thông tin về các nhà cung cấp bộ phận khác nhau, cũng như thông tin liên lạc trong toàn tổ chức. Thư mục nhà cung cấp tập trung cho phép các phòng ban nói chuyện với nhau từ một điểm chung, cũng như giảm mức độ nhầm lẫn, tăng cường nỗ lực cần thiết để truy xuất và quản lý thông tin trong toàn tổ chức.
4. Nó tự động hóa và hợp lý hóa quy trình thủ công :lợi ích khác của tự động hóa quản lý đơn đặt hàng là nó cải thiện hiệu quả của công ty, giảm lỗi, hợp lý hóa các quy trình quản lý và ủy quyền tài liệu, đồng thời điều phối tính sẵn có của hàng tồn kho. Nó cũng cải thiện quá trình ra quyết định trong toàn bộ tổ chức.
Chúng ta có thể kết luận bằng cách nói rằng việc thúc đẩy hệ thống đặt hàng, để tăng hiệu quả cũng dẫn đến hoạt động trơn tru của hàng tồn kho. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc phát triển mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và đảm bảo rằng mối quan hệ gắn bó bền chặt hơn qua năm tháng.
