Mọi doanh nghiệp đều có hai bên chính, một bên mua và một bên bán, bất kể ngành nghề nào. Một công ty theo dõi hàng tồn kho và doanh số bán hàng của mình thông qua việc sử dụng đơn đặt hàng và hóa đơn. Vì các tài liệu này giống nhau về nhiều mặt nên thường có sự nhầm lẫn.
Nó là một văn bản pháp lý giữa người mua và người bán do người mua khởi xướng. Trong khi đó, hóa đơn là chứng từ bán hàng yêu cầu thanh toán cho hàng hóa đã bán.
Đơn đặt hàng là từ người mua đến người bán yêu cầu nguyên vật liệu với mức giá do người bán ấn định. Nó bao gồm các điểm sau:
Đơn đặt hàng được tạo trước khi hóa đơn bán hàng được gửi đi vì nó xác định các yêu cầu bán hàng. Việc có một hệ thống đặt hàng phù hợp sẽ giúp ban quản lý theo dõi lượng hàng đã đặt, đã chuyển và đã nhận nhưng chưa lập hóa đơn. Với các công nghệ hiện đại, các đơn đặt hàng giờ đây đã được máy tính hóa và cho phép theo dõi thanh toán và kiểm kê tốt hơn.
Công việc của đơn đặt hàng diễn ra trong ba bước:
Người mua đặt hàng trước [là đơn đặt hàng điện tử thông qua bộ phận mua hàng của họ. Nó thường bao gồm tất cả các chi tiết liên quan đến đơn đặt hàng. Tất cả những gì người mua cần làm là điền vào các trường cho từng phần dữ liệu trong máy tính và gửi nó đến người bán.
Sau khi người mua gửi đơn đặt hàng, người bán sẽ xử lý đơn đặt hàng. Trạng thái của đơn đặt hàng từ phía người bán vẫn đang được xử lý cho đến khi sản phẩm được giao. Sau khi lô hàng thực tế đến kho của người mua, đơn đặt hàng sẽ được so sánh với hàng tồn kho và hàng tồn kho thực tế sẽ đến. Sau đó, đơn đặt hàng được đánh dấu là đang xử lý và đang chờ thanh toán.
Các nhà cung cấp sử dụng các đơn đặt hàng này để thực hiện đơn hàng và quá trình thanh toán. Sau khi nhận được thanh toán và giao hàng, người bán sử dụng đơn đặt hàng để kiểm đếm hàng tồn kho của họ. Thông thường, cùng với đầu vào điện tử, người bán cũng lấy một bản sao giấy để kiểm tra thủ công lô hàng. Nếu đơn đặt hàng chưa được thanh toán, ngày và thời hạn nhắc thanh toán cùng với ngày trả hàng sẽ được đặt.
Người mua sử dụng đơn đặt hàng khi họ muốn mua vật tư hoặc hàng tồn kho theo hình thức tín dụng. PO cũng đóng vai trò bảo vệ rủi ro trong trường hợp có bất kỳ tranh chấp nào. Nó cũng có một phần đáng kể trong việc theo dõi hàng tồn kho và thanh toán. Nó giúp các nhà cung cấp so sánh lượng hàng tồn kho đã vận chuyển và đã đặt hàng để biết tình trạng chính xác. Các nhà cung cấp có thể theo dõi các khoản thanh toán mà họ đã nhận được cho các đơn đặt hàng cụ thể. Người mua cũng giữ bản cứng của đơn đặt hàng để theo dõi việc nhận hàng kịp thời.